Office & Operations Support Specialist

PaperDigits; Alkmaar; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Part time

Benefits offered by this job

25 vakantiedagen

Pensioenregeling

Job summary

PaperDigits zoekt een Office & Operations Support Specialist in Alkmaar. Je bent het organisatorische fundament, werkt nauw samen met de Lead Operations en zorgt dat HR-administratie, inkoop en financiële backend vlekkeloos verlopen.

Je bent verantwoordelijk voor contracten, onboarding, loonmutaties en facturatie, en regelt dagelijks kantoorwerk zoals hardware en kantoorvoorraden. Je werkt in een hecht team van ruim 20 specialisten en rapporteert aan Operations.

Qualifications

• Minimaal 2-3 jaar relevante ervaring in een ondersteunende operationele, administratieve of office management rol (een bureauomgeving is een pre).
• Cijfermatig inzicht en ervaring met facturatie-, urenregistratie- en administratieve systemen.
• Extremely nauwkeurig; contract of factuur gaat pas weg als alles klopt.

Responsibilities

• Contracten opstellen en onboarding van nieuwe collega's organiseren.
• HR-administratie beheren en loonmutaties afhandelen, salaris- en reiskosten vragen beantwoorden.
• Finance support dragen aan facturatie en urenverwerking.
• Office management: dagelijkse gang van zaken op kantoor regelen, hardware bestellen en kantoorvoorraden beheren.
• Procesverbetering signaleren en voorstellen ter optimalisatie van achter de schermen.

Skills

Office management

HR administratie

Facturatie

Urenregistratie

Contracten opmaken

Salarismutaties

Job description

Een snelgroeiend bureau draait op ijzersterke performance marketing, maar valt of staat met een vlekkeloze achterkant. Contracten die foutloos klaarstaan, een feilloze facturatie, loonmutaties die op de stip lopen en een kantoor waar alles tot in de puntjes is geregeld. Ben jij de gestructureerde duizendpoot die onze Operations Manager ontlast en zorgt dat de operationele motor van PaperDigits altijd draait?

Bij PaperDigits, een nuchter maar onwijs ambitieus performance marketing bureau uit Alkmaar, zit jij als Office & Operations Support Specialist direct aan de knoppen van onze bedrijfsvoering. Geen log bureau met 200 man en eindeloze managementlagen, maar een hecht team van ruim 20 specialisten dat bouwt aan mooie merken zoals Dopper, EyeCare, Fietsenwinkel.nl en Inshared. We maken onze beloftes waar en laten de resultaten spreken:

#1 positie in de Emerce top 100

Winnaar van meerdere Dutch Search Awards, European Search Awards én de Global Performance Marketing Awards

Met een hecht team van ruim 20 specialisten bouwen we voor elke klant een eigen 'Engine': een geavanceerde data-infrastructuur die continu draait, inzichten levert en schaalt. Maar technologie is niets zonder de juiste mensen. Bij ons vind je geen log bureau met eindeloze managementlagen. Hier zit je dicht op het vuur, werk je in een dynamische omgeving en draag je direct bij aan de schaalbaarheid van ons bureau.

Jouw rol als Office & Operations Support Specialist bij PaperDigits

Als Office & Operations Support Specialist ben jij het organisatorische en administratieve fundament van ons kantoor. Je werkt nauw samen met onze Lead Operations en zorgt dat zowel de HR-administratie, de operationele inkoop als de financiële backend vlekkeloos verlopen. Je bent de proactieve vraagbaak voor het team en de drijvende kracht achter een soepel draaiend kantoor.

Wat je concreet gaat doen

• Contracten & onboarding: Je stelt contracten op en zorgt voor een strakke onboarding van nieuwe collega's.
• HR-administratie: Je beheert de loonmutaties en bent het interne aanspreekpunt voor vragen over salaris, reiskosten en secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Finance support: Je pakt een cruciale rol in onze finance support en bent verantwoordelijk voor de volledige facturatie en urenverwerking.
• Office management: Je regelt de dagelijkse gang van zaken op kantoor: van het bestellen van hardware tot de wekelijkse boodschappen en kantoorvoorraden.
• Procesverbetering: Je signaleert proactief waar processen aan de achterkant efficiënter of slimmer ingericht kunnen worden.

Wie we zoeken

Je bent georganiseerd, accuraat en krijgt er energie van als alles aan de achterkant perfect klopt. Je schakelt moeiteloos tussen een complex facturatievraagstuk en het regelen van nieuwe hardware voor een collega. Je bent communicatief ijzersterk, sympathiek en staat stevig in je schoenen.

• Minimaal 2-3 jaar relevante ervaring in een ondersteunende operationele, administratieve of office management rol (ervaring in een bureauomgeving is een pre)
• Cijfermatig inzicht en ervaring met (of snelle adoptie van) facturatie-, urenregistratie- en administratieve systemen
• Je werkt extreem secuur; een contract of factuur verlaat jouw scherm pas als elke punt en komma op de juiste plek staat
• Je bent proactief en oplossingsgericht: je ziet werk liggen voordat iemand erom vraagt
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• Je bent 16 tot 24 uur (2-3 dagen) per week beschikbaar, flexibel in te delen in overleg

Jouw nieuwe team

Bij PaperDigits kom je terecht in een hecht team van ruim 20 collega’s. We werken hard aan mooie resultaten, maar vinden het net zo belangrijk dat mensen zich op hun plek voelen. De sfeer is open en nuchter. We helpen elkaar, delen kennis en maken graag tijd voor een goede lunch, een borrel of iets leuks buiten het werk.

In jouw rol werk je nauw samen met onze Lead Operations. Tegelijk heb je veel contact met de rest van het team. Je bent een vertrouwd aanspreekpunt en zorgt achter de schermen dat iedereen zijn werk goed kan doen.

• Salaris / Tarief: Marktconform (afhankelijk van ervaring).
• Dienstverband: 16-24 uur per week. We kijken in overleg hoe we dit het beste over de week verdelen.
• Vakantiedagen: 25 dagen (op basis van fulltime loondienst).
• Pensioen: Goede pensioenregeling (bij loondienst).
• Werkplek: Alkmaar.
• Cultuur: Een warm, nuchter en ambitieus team dat houdt van impact maken, maar waar altijd ruimte is voor een lolletje en een gezellige borrel.