Office Manager Makelaardij

Magneet Makelaars; Netherlands; Remote; EUR 35,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

professionele werkomgeving

veel zelfstandigheid binnen je rol

ruimte om processen te verbeteren

marktconforme arbeidsvoorwaarden

Job summary

Magneet Makelaars zoekt een Office Manager die zorgt voor overzicht, structuur en kwaliteit op ons kantoor in Alkmaar. Je stuurt de binnendienst aan, bewaakt werkprocessen en zorgt dat dossiers en planning netjes op orde zijn.

Indien mogelijk toon je initiatief om processen te verbeteren en draag je bij aan een professionele en collegiale werksfeer. Je bent de organisatorische spil achter een efficiënt team en draagt bij aan continue serviceverlening.

Qualifications

• Ervaring met kantoororganisatie en backoffice.
• Sterke organisatorische vaardigheden en oog voor detail.
• Goede communicatieve en coördinerende vaardigheden.

Responsibilities

• Aansturen van de binnendienst en verdelen van taken.
• Bewaken van kwaliteit, structuur en procesmatig werken.
• CRM- en taakbewaking om dossiers compleet te houden.
• Planning en kantoororganisatie, realistische agenda-indeling.

Skills

Structuur aanbrengen

Planmatig werken

Leiding geven

Communicatieve vaardigheden

Tools

CRM-systeem

Kantoorsoftware

Job description

Magneet Makelaars – Alkmaar
32 – 40 uur per week

Een goed georganiseerd kantoor maakt het verschil

Bij Magneet Makelaars geloven we dat een succesvol makelaarskantoor niet alleen draait om goede makelaars, maar ook om een organisatie die klopt. Dossiers moeten op orde zijn, planningen moeten realistisch zijn en werkprocessen moeten duidelijk en efficiënt verlopen.

Daarom zoeken wij een Office Manager die zorgt voor overzicht, structuur en kwaliteit binnen ons kantoor. Iemand die de binnendienst aanstuurt, werkprocessen bewaakt en ervoor zorgt dat collega's hun werk goed kunnen doen. Wij werken met een hecht team waarin professionaliteit, samenwerking en verantwoordelijkheid centraal staan. We helpen elkaar wanneer het druk is en streven ernaar om van iedere klant een ambassadeur van ons kantoor te maken.

Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse organisatie van het kantoor en de aansturing van de binnendienst.

Je bewaakt de structuur van het werk, stelt prioriteiten en zorgt ervoor dat dossiers, planning en administratieve processen goed georganiseerd zijn. Je signaleert wanneer processen beter kunnen en stuurt bij wanneer kwaliteit of voortgang in het gedrang komt.

Binnen het kantoor ben jij de organisatorische spil die ervoor zorgt dat het team efficiënt kan werken en dat onze dienstverlening professioneel en zorgvuldig blijft.

Aansturen van de binnendienst

• verdelen van werkzaamheden binnen het team
• stellen van prioriteiten bij drukte of piekbelasting
• bewaken van voortgang van taken en dossiers
• ondersteunen van collega's bij knelpunten

Bewaken van kwaliteit en structuur

• controleren of dossiers compleet en logisch opgebouwd zijn
• toezien op correcte verwerking in het CRM-systeem
• signaleren van administratieve fouten of slordigheden
• zorgen voor een uniforme en duidelijke werkwijze binnen het team

CRM- en taakbewaking

• bewaken van openstaande taken binnen het CRM-systeem
• zorgen dat dossiers compleet zijn voordat ze naar een volgende fase gaan
• signaleren van ontbrekende informatie en opvolging organiseren

Planning en kantoororganisatie

• bewaken van agenda's en planning binnen het kantoor
• zorgen voor een efficiënte en realistische agenda-indeling
• signaleren wanneer werkdruk of planning uit balans raakt
• signaleren van inefficiënties in werkprocessen
• verbeteren van interne werkwijzen waar nodig
• zorgen voor duidelijke werkafspraken tussen binnen- en buitendienst
• signaleren van organisatorische knelpunten
• meedenken over personeelsplanning en ontwikkeling
• ondersteunen bij onboarding van nieuwe medewerkers

Wie zoeken wij

Wij zoeken iemand die energie krijgt van structuur aanbrengen, overzicht houden en collega's helpen om hun werk goed te kunnen doen.
Je past goed bij ons als je:

• overzicht houdt en prioriteiten kunt stellen
• duidelijk communiceert en beslissingen durft te nemen
• zorgvuldig werkt en kwaliteit belangrijk vindt
• problemen signaleert en oplossingen aandraagt
• collega's op een constructieve manier kunt aansturen

Je vindt het vanzelfsprekend dat dossiers en administratie op orde zijn en spreekt collega's aan wanneer dit niet het geval is.

Zo werken wij binnen ons kantoor

Bij Magneet Makelaars werken we met korte lijnen en een duidelijke werkstructuur. We helpen elkaar wanneer het druk is en verwachten dat iedereen verantwoordelijkheid neemt voor zijn werk.

Zorgvuldigheid en voorbereiding vinden we belangrijk. Dossiers moeten op orde zijn, afspraken worden nagekomen en we denken actief mee over hoe processen beter kunnen. Binnen het team werken we hard, maar de sfeer is informeel en er wordt veel gelachen. We vinden het belangrijk dat collega's goed met elkaar kunnen samenwerken.

Wat bieden wij

Binnen Magneet Makelaars:

• staat kwaliteit centraal in ons werk
• helpen collega's elkaar wanneer het druk is
• werken we professioneel maar informeel samen
• organiseren we regelmatig borrels en bedrijfsuitjes

Daarnaast bieden wij:

• een professionele werkomgeving
• veel zelfstandigheid binnen je rol
• ruimte om processen te verbeteren
• marktconforme arbeidsvoorwaarden

Wij zijn een betrokken makelaarskantoor met een sterke focus op kwaliteit, transparantie en persoonlijke begeleiding. We luisteren goed naar onze klanten en denken actief mee over hun wensen en mogelijkheden.

Heb je vragen over de functie?
Neem gerust contact op.