Office Manager

House of Talents NL; Utrecht; On-site; EUR 31,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Salary 2.8k-4k EUR

Phone & laptop

Travel allowance

13th month

30 vacation days

Partial remote work

Training sessions

Free lunch

Team events

Informal culture

Job summary

House of Talents Nederland zoekt een Office Manager die als spil fungeert voor het HR-cluster in Utrecht. Je ondersteunt de General Manager, Business Managers en experts, beheert de dagelijkse werkzaamheden en onderhoudt contact met stakeholders.

Daarnaast organiseer je onboarding‑ en offboardingtrajecten en coördineer kennissessies en kwartaalmeetings. Je bewaakt planningen en documenten, houdt gegevens up-to-date en denkt mee over efficiëntere procedures.

Qualifications

• MBO niveau vereist.
• Ervaring in een ondersteunende/secretariële of organisatorische functie.
• Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden.
• Proactieve, klantgerichte en nauwkeurige werkhouding.
• Overzicht houden en schakelen tussen verschillende werkzaamheden.
• Goede kennis van Microsoft Office; AFAS is een pré.

Responsibilities

• Coördineren van onboarding- en offboardingtrajecten en zorgen voor een soepele overgang.
• Organiseren van kennissessies, kwartaalmeetings en andere bijeenkomsten tussen domeinen en afdelingen.
• Zorgen voor afstemming tussen domeinen en betrokken afdelingen.
• Administratieve werkzaamheden rondom experts en up-to-date houden van gegevens en overzichten.
• Dienen als centraal aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders en proactief verbeteringen aandragen.

Skills

Onboarding

Offboarding

Event planning

Stakeholder mgmt

Communicatie

Administratieve vaardigheden

MS Office

Education

MBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

AFAS

Job description

Dit ga je doen

Als Office Manager ben jij de organisatorische en ondersteunende spil binnen het HR-cluster. Je ondersteunt de General Manager, Business Managers en de verschillende domeinen en bent een belangrijk aanspreekpunt voor experts, collega's en stafafdelingen. Je zorgt ervoor dat dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen, onderhoudt contact met interne en externe stakeholders, ondersteunt bij het actueel houden van de website en het intranet en zorgt dat relevante informatie op de juiste plek terechtkomt.

Daarnaast ben jij degene die alles achter de schermen organiseert. Je coördineert onboarding- en offboardingtrajecten, organiseert kennissessies, kwartaalmeetings en andere bijeenkomsten en zorgt voor een goede afstemming tussen de verschillende domeinen en betrokken afdelingen. Je ziet wat er nodig is, pakt zaken zelfstandig op en denkt continu mee over hoe processen slimmer en efficiënter kunnen worden ingericht.

Ook administratief houd je het overzicht. Je bewaakt acties en afspraken, houdt gegevens en overzichten actueel, ondersteunt bij administratieve werkzaamheden rondom experts en zorgt ervoor dat alles zorgvuldig en tijdig wordt opgevolgd. Dankzij jouw organisatietalent, proactieve houding en oog voor detail blijft het cluster soepel draaien.

Dit mag je van ons verwachten

Je komt terecht in een betrokken en informele organisatie waar samenwerken, initiatief nemen en plezier hand in hand gaan. Je krijgt veel verantwoordelijkheid, werkt samen met collega's uit verschillende disciplines en krijgt alle ruimte om jezelf verder te ontwikkelen.

Daarnaast krijg je:

• Een salaris tussen de €2.800,- en €4.000,- bruto per maand, afhankelijk van ervaring;
• Telefoon en laptop;
• Een reiskostenvergoeding (€0,23 per km woon-werkverkeer en €0,29 per km zakelijke kilometers);
• 13e maand afhankelijk van de bedrijfsresultaten;
• 30 vakantiedagen;
• Mogelijkheid om gedeeltelijk thuis te werken;
• Drie trainingen per jaar via onze eigen Academy;
• Dagelijks verzorgde lunch op kantoor;
• Gezellige teamuitjes en vrijdagmiddagborrels;
• Een informele werksfeer binnen een groeiende organisatie.

Wat neem je mee?

Je bent accuraat, communicatief vaardig en servicegericht. Je vindt het leuk om samen te werken, maar kunt ook uitstekend zelfstandig uit de voeten. Je neemt verantwoordelijkheid, houdt overzicht en wacht niet af wanneer je ziet dat iets opgepakt moet worden.

Je bent proactief, organisatorisch sterk, flexibel en toegankelijk. Je krijgt energie van regelen en ontzorgen en vindt het belangrijk dat zowel Business Managers als experts op je kunnen rekenen.

• Mbo werk- en denkniveau.
• Ervaring in een ondersteunende, secretariële of organisatorische functie.
• Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden.
• Een proactieve, servicegerichte en nauwkeurige werkhouding.
• De vaardigheid om overzicht te houden en makkelijk te schakelen tussen verschillende werkzaamheden.
• Goede kennis van Microsoft Office. Ervaring met AFAS is een pre.

Over House of Talents

House of Talents Nederland is de thuisbasis voor ruim 2.000 gespecialiseerde professionals binnen uiteenlopende vakgebieden. Vanuit ons hoofdkantoor in Utrecht ondersteunen wij onze collega's in het veld met sterke HR-, Finance- en backofficeprocessen. Samen bouwen we dagelijks aan duurzame groei, ontwikkeling en succes.

En omdat wij groeien zijn we nu op zoek naar een nieuwe collega Office Manager. Pas jij hier goed op? Dan spreken wij je graag!