Office Manager

Automotive Campus; Helmond; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Pensioenopbouw

Vakantiegeld

Laptop en telefoon

Reiskostenvergoeding

Job summary

Automotive Campus in Helmond zoekt een Office Manager voor de nieuw op te bouwen campusorganisatie. Je bent de spil die structuur aanbrengt, collega’s ontzorgt en de dagelijkse kantoororganisatie soepel laat verlopen.

Je verwelkomt huurders en bezoekers, ondersteunt de directie, bewaakt procedures en coördineert personeelsadministratie, werving en onboarding. Een jaarcontract met uitzicht op vast dienstverband en marktconform salaris.

Qualifications

• Enkele jaren relevante werkervaring in een ondersteunende, administratieve functie of directiesecretarisrol.
• Goede communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels.
• Aantoonbare ervaring met Microsoft Office en digitale administratieve systemen.

Responsibilities

• Ondersteunen van de directie en notuleren en opvolgen van acties vanuit vergaderingen.
• Beheren van documentstructuur, archief en procedures.
• Coördineren personeelsadministratie, werving, selectie en onboarding van nieuwe collega's.
• Organiseren en coördineren van dagelijkse kantoorwerkzaamheden; ontvangen van huurders en bezoekers.

Skills

Organisatietalent

Servicegericht

Communicatieve vaardigheden

Nederlands

Engels

Tools

Microsoft Office

Job description

De Automotive Campus in Helmond is een open innovatie-ecosysteem voor slimme, veilige en duurzame mobiliteit en energie. Vanuit onze wortels in de automotive sector zijn we uitgegroeid tot een plek waar bedrijven, kennis- en onderzoeksinstellingen, overheden en talent samenwerken. In het hart van Brainport vinden zij expertise, werkruimte, gespecialiseerde testfaciliteiten en een Living Lab. Hier worden nieuwe oplossingen ontwikkeld, onder realistische omstandigheden getest en gevalideerd, en klaargemaakt voor toepassing.

De komende jaren willen we de campus verder ontwikkelen tot een internationaal toonaangevend Living Lab en innovatie-ecosysteem. Daarbij breiden we uit van de huidige 18 hectare naar in totaal 30 hectare. De verbinding tussen automotive, mobiliteit, energiesystemen en digitalisering staat daarin centraal. Ook ondernemerschap, talentontwikkeling en de verdere ontwikkeling van de campus krijgen volop aandacht. Met de gemeente Helmond en de provincie Noord-Brabant als beoogde nieuwe eigenaren van het campusvastgoed krijgt deze volgende fase een stevige publieke basis.

Hiervoor bouwen we een geheel nieuwe campusorganisatie. Taken die nu verdeeld zijn over de stichting en de bv’s voor vastgoed en campusbeheer, brengen we samen in één organisatie. Het team en de manier van werken krijgen nu vorm. Als je instapt, bouw je vanaf het begin mee aan een organisatie die de campus, het gebied en de gebouwen ontwikkelt en partners en de sector helpt om innovatieve oplossingen voor mobiliteit en energie van ontwikkeling naar toepassing te brengen.

Daarom zoeken we een Office Manager (32 tot 40 uur p/w)

Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van structuur aanbrengen, mensen ontzorgen en ervoor zorgen dat alles soepel verloopt? Vind je het leuk om collega's, huurders en bezoekers een warm welkom te geven en tegelijkertijd de dagelijkse kantoororganisatie in goede banen te leiden? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Als Office Manager ben jij de spil van de nieuwe campusorganisatie. Jij zorgt ervoor dat de collega’s goed ondersteund worden. Daarnaast zie je er op toe dat bezoekers en partners zich welkom voelen en dat de organisatie elke dag soepel draait. Dankzij jouw overzicht, structuur en organisatietalent kunnen jouw collega’s zich volledig richten op het ontwikkelen van de Automotive Campus. Je houdt je onder andere bezig met:

• Het ondersteunen van de directie, het notuleren en het verwerken en doen opvolgen van actiepunten van vergaderingen.
• Het beheren van de documentstructuur, het contractarchief, de vergaderkalender en procedures.
• Het zorgen voor een goede en complete dossiervorming en bewaken dat besluiten volgens de juiste procedures en bevoegdheden worden genomen en vastgelegd.
• Het coordineren van de personeelsadministratie, ondersteunen bij werving & selectie en onboarding van nieuwe collega’s.
• het organiseren en coördineren van de dagelijkse kantoorwerkzaamheden;
• het ontvangen en begeleiden van huurders, bezoekers en andere gasten;
• het beantwoorden en afhandelen van vragen via telefoon, e-mail en andere communicatiekanalen of het doorzetten naar de juiste collega;
• het ondersteunen bij evenementen en bijeenkomsten;
• het verzorgen van een professionele opmaak, archivering en het beheer van documenten;
• het coördineren van facilitaire zaken, zoals kantoorbenodigdheden, ICT-voorzieningen en de inrichting van het kantoor;
• het signaleren van verbeterkansen en bijdragen aan een efficiënte en prettige werkomgeving.

Je werkt nauw samen met je collega's en bent een belangrijke schakel in de ondersteuning van de organisatie. Je rapporteert aan de directeur.

Wie ben jij?

Je bent een echte regelaar die overzicht houdt, initiatief neemt en graag anderen ondersteunt. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en blijft ook op drukke momenten rustig en servicegericht.

Daarnaast beschik je over:

• enkele jaren relevante werkervaring in een ondersteunende, administratieve functie of directiesecraris rol;
• goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands en het Engels;
• ervaring met Microsoft Office en digitale administratieve systemen.

Wat bieden wij?

Je werkt vanuit ons kantoor op de Automotive Campus in Helmond, dicht bij veel van de bedrijven, onderzoekers en andere partners met wie we samenwerken. Je wordt onderdeel van een klein team dat de campusorganisatie verder opbouwt. Je kunt initiatief nemen en mee vormgeven aan hoe we samenwerken en de campus ontwikkelen.

Voor deze functie bieden we 32 tot 40 uur per week en een contract voor één jaar, met uitzicht op een vast dienstverband. Het salaris is markconform en wordt afgestemd op wat jij meebrengt. Daarnaast bieden we pensioenopbouw, vakantiegeld, een laptop en telefoon en een reiskostenvergoeding voor woon-werk en zakelijk verkeer.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature is tevergeefs. Wij verzorgen de werving en selectie zelf.