Office Manager

Lincks; Dordrecht; On-site; EUR 39,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Korte lijnen en informele werkomgeving

Ruimte voor eigen initiatief

Procesverbetering en digitalisering

Job summary

Lincks zoekt een zelfstandige Office Manager in Dordrecht om financiële administratie, HR en office management te combineren. Je onderhoudt contact met klanten en leveranciers en denkt actief mee over optimalisatie van processen.

Je werkt volledig op kantoor, hebt minimaal 3 jaar ervaring, en beheert verlof en salarisadministratie waar mogelijk in samenwerking met finance. De functie biedt verantwoordelijkheid en ruimte voor initiatief.

Qualifications

• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een administratieve, financiële of brede rol.
• Ervaring met financiële administratie en HR- en salarisadministratie is een pré.
• Ervaring met Exact is een pré.
• Goede communicatieve vaardigheden in zowel het Nederlands als Engels.

Responsibilities

• Beheren van financiële administratie en facturatie.
• HR-administratie en salarisadministratie bijhouden.
• Office management en contact met klanten en leveranciers.
• Ondersteuning van de directeur en zorgen voor soepele dagelijkse gang van zaken.
• Signaleren van procesverbeteringen en meedenken over digitalisering en AI.

Skills

Overzicht bewaren

Communicatieve vaardigheden

Analytisch denkvermogen

Nederlands & Engels

Verantwoordelijkheid nemen

Tools

Exact

Job description

Wat ga je doen?

Als Office Manager krijg je een brede en veelzijdige rol waarin je verschillende onderdelen van de organisatie met elkaar verbindt. Van financiële administratie en HR tot office management en procesverbetering: jij houdt het overzicht en zorgt dat zaken goed geregeld zijn. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Financiële administratie: je verzorgt de verkoopfacturen, verwerkt de boekhouding in Exact, bewaakt offertes en orders voor spare parts en onderhoudt contact met de externe accountant/CFO;
• HR-administratie: je beheert personeelsdossiers, houdt verlof en ziekmeldingen bij en hebt contact met het salarisbureau;
• Office management: je bent het aanspreekpunt voor klanten, leveranciers en bezoekers, beheert de algemene mailbox en regelt onder andere verzekeringen, tankpassen, drukwerk en kantoorbenodigdheden;
• Ondersteuning van de directeur: je neemt steeds meer werkzaamheden uit handen en zorgt ervoor dat de dagelijkse organisatie soepel verloopt;
• Procesverbetering: je kijkt kritisch naar bestaande werkwijzen en signaleert waar processen slimmer, eenvoudiger of efficiënter kunnen;
• Digitalisering & AI: je denkt mee over de praktische inzet van digitale tools en AI om administratieve werkzaamheden te vereenvoudigen en processen te optimaliseren.

Wat breng je mee?

Ervaring, zelfstandigheid en een goed gevoel voor organisatie. Dat neem jij mee naar deze rol als Office Manager in de regio Dordrecht. Je vindt het prettig om verantwoordelijkheid te krijgen, houdt gemakkelijk het overzicht en schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden. Ook wanneer er meerdere zaken tegelijk spelen, weet jij de juiste prioriteiten te stellen. Verder breng je mee:

• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een administratieve, financiële of vergelijkbare brede rol;
• Je hebt ervaring binnen de financiële administratie en bij voorkeur ook met HR- en salarisadministratie.;
• Ervaring met Exact is een pré;
• Goede communicatieve vaardigheden in zowel het Nederlands als Engels.

Wat bieden we jou?

Een brede rol, veel verantwoordelijkheid en korte lijnen: dat staat je te wachten als Office Manager in de regio Dordrecht. Je bent volledig op kantoor werkzaam en staat daardoor midden in de organisatie. Zo schakel je gemakkelijk met collega's, klanten en leveranciers en weet je precies wat er speelt. Daarnaast kun je rekenen op:

• Een bruto maandsalaris tussen tot €4500, afhankelijk van jouw kennis en ervaring;
• 25 vakantiedagen en 13 ATV-dagen;
• Een werkweek van bij voorkeur 40 uur;
• Arbeidsvoorwaarden conform de cao Metaal en Techniek;
• Een zelfstandige Office Manager-rol met veel ruimte voor eigen initiatief;
• De mogelijkheid om processen daadwerkelijk te verbeteren en slimmer in te richten;
• Een informele werkomgeving met korte lijnen en direct contact met de directeur.

Meer over jouw nieuwe werkgever!

Jouw nieuwe werkgever is een technische organisatie in de regio Dordrecht die actief is op de internationale markt. Vanuit de organisatie worden technische oplossingen ontwikkeld en geleverd aan zakelijke klanten in binnen- en buitenland.

Je komt terecht bij een compact team van ongeveer 20 collega's, met korte lijnen en een betrokken werksfeer. Juist doordat de organisatie overzichtelijk is, krijg je als Office Manager veel mee van wat er binnen het bedrijf speelt en heb je contact met verschillende collega's en externe partijen.

De rol van Office Manager is breed en vormt een belangrijke schakel binnen de organisatie. Je houdt je bezig met financiële administratie, HR, office management en ondersteuning van de directie. Daarnaast is er ruimte om actief mee te denken over de manier van werken en processen slimmer en efficiënter in te richten.

De organisatie is volop in ontwikkeling en biedt jou als Office Manager de ruimte om zelfstandig te werken, verantwoordelijkheid te nemen en jouw rol verder vorm te geven.

Wij mogen met Lincks Personal Recruitment het werving- & selectieproces voor deze vacature verzorgen. Lincks Personal Recruitment is dé specialist in de regio’s Rotterdam, Drechtsteden, Barendrecht, Hoeksche Waard en Moerdijk. Dankzij ons sterke netwerk kennen we de bedrijven, branches en mensen door en door. Meer weten over wie wij zijn? www.lincks.nl!