Office Manager

Vaart in Assen; Assen; Remote; EUR 20,000 - 31,000; Full time

Benefits offered by this job

Tijdelijke 16 uur per week

Ruimte voor eigen initiatief

Dynamische werkomgeving

Job summary

Stichting Vaart in Assen zoekt een Office Manager die de organisatorische spil vormt in de organisatie. Je beheert agenda’s, plant en bereidt overleggen voor, notuleert en bewaakt actiepunten. Daarnaast ondersteun je bij subsidieaanvragen, rapportages en budgetbewaking.

Je onderhoudt contacten met ondernemers, partners en de gemeente Assen en beheert de B2B-communicatie en -evenementen. Flexibele inzet en digitale vaardigheden zoals MS Office 365 zijn vereist, met ruimte voor initiatief.

Qualifications

• Administratieve ervaring, planmatig werken en nauwkeurig zijn.
• Ervaring met subsidieaanvragen, rapportages en verantwoordingen is een plus.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatie in samenwerking met partners en gemeente.

Responsibilities

• Beheren van agenda’s en plannen van afspraken, zorgen voor een juiste voorbereiding van overleggen.
• Notuleren van bestuurs-, team- en projectoverleggen en bewaken van actiepunten.
• Bewaken van deadlines, contracten en belangrijke documenten.
• Ondersteunen bij subsidieaanvragen, rapportages en verantwoordingen.
• Verwerken van facturen en ondersteunen bij budgetbewaking.
• Onderhouden van contact met ondernemers, partners en gemeente.

Skills

Agenda beheer

Projectondersteuning

Communicatie

Microsoft Office 365

Budgetbewaking

Tools

Chainels

LinkedIn

Job description

Hou je van dynamiek, ben jij sterk in het houden van, en zorg je ervoor dat afspraken ook echt worden uitgevoerd en ben je een organisatietalent? Als Office Manager bij Stichting Vaart in Assen ben jij de praktische en organisatorische spil van onze organisatie. Dankzij jouw structuur kunnen het bestuur, de binnenstadregisseur en het aanjaagteam samen met jou zich richten op een aantrekkelijke, levendige en gastvrije binnenstad.

Over Vaart in Assen

Stichting Vaart in Assen is de samenwerkings- en uitvoeringsorganisatie voor de binnenstad van Assen. Ondernemers, MKB Retail Assen, TRP-A, Koninklijke Horeca Nederland, Vereniging Vastgoedeigenaren culturele partners binnen Vaart in Assen samen. Met een compact team zetten we plannen om in concrete projecten, evenementen en activiteiten voor de stad.

• Je beheert agenda’s, plant afspraken en zorgt dat overleggen goed zijn voorbereid.
• Je organiseert en notuleert bestuurs-, team- en eventuele projectoverleggen en bewaakt de actiepunten.
• Je houdt overzicht op deadlines, besluiten, contracten en belangrijke documenten.
• Je ondersteunt bij subsidieaanvragen, rapportages, evaluaties en verantwoordingen.
• Je verwerkt en controleert facturen en ondersteunt bij de bewaking van budgetten.
• Je onderhoudt praktisch contact met ondernemers, partners, leveranciers en de gemeente Assen.
• Je ondersteunt, waar nodig, het team bij projecten en evenementen.
• Je houdt werkprocessen, systemen en de digitale administratie overzichtelijk en actueel.

Daarnaast verzorg je de B2B-communicatie en B2B-events:

• Je bent de rechterhand van de binnenstadsregisseur.
• Je beheert het B2B-platform (Chainels) en onze LinkedIn-pagina.
• Je beheert de communicatie en overige materialen.
• Je organiseert B2B-evenementen, van kleinschalige bijeenkomsten tot grotere netwerkmomenten.
• Je vertegenwoordigt de organisatie bij externe overleggen en netwerkbijeenkomsten.

Wie zoeken wij?

• Je werkt nauwkeurig, zelfstandig en gestructureerd.
• Je stelt gemakkelijk prioriteiten en behoudt overzicht wanneer er veel tegelijk speelt.
• Je communiceert mondeling en schriftelijk duidelijk en prettig met verschillende mensen en organisaties.
• Je bent proactief: je ziet wat nodig is en pakt dit op.
• Je bent digitaal vaardig en kunt goed werken met Microsoft Office 365.
• Je hebt ervaring met administratie, projectondersteuning, financien of eventueel subsidies.
• Je hebt affiniteit met Assen, ondernemerschap en binnenstadsontwikkelingen.
• Je hebt een flexibele instelling en geen strikte 9-tot-5-mentaliteit. Waar nodig ben je bereid om op locatie te werken en je werktijden aan te passen aan de activiteiten en projecten.

Wat bieden wij?

• Een veelzijdige functie voor 16 uur per week met zichtbare betekenis voor Assen.
• Een centrale plek in een kleine, betrokken en ondernemende organisatie.
• Ruimte voor eigen initiatief en voor het verbeteren van de organisatie.
• Een fijn contact met ondernemers, bestuurders, (culturele) partners en de gemeente.
• Een toffe dynamiek, geen dag hetzelfde.
• Een marktconform salaris, passend bij jouw achtergrond en ervaring.

Solliciteren kan tot en met 16 oktober 2026.