Office Management Assistant

Multraship; Terneuzen; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

25 vakantiedagen

reiskostenvergoeding

pensioenregeling

compensatie voor sportschool

fietsplan

lunch op kantoor

personeelsactiviteiten

collectieve zorgverzekering

Job summary

Multraship zoekt een Office Management Assistant die het management en de operationele organisatie ondersteunt op secretarieel en organisatorisch gebied. Je beheert agenda’s, plant afspraken en zorgt voor een goede voorbereiding van vergaderingen en bijeenkomsten.

Daarnaast verzorg je correspondentie, stel je documenten op en bewaak je lopende acties, afspraken en projecten. Je werkt nauw samen met de Office Manager en collega’s binnen het Office Managementteam en ondersteunt de telefooncentrale

Qualifications

• Minimaal mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur secretarieel of administratief.

Responsibilities

• Beheer agenda’s en planning van vergaderingen.
• Ondersteun management en secretariaat op operationeel gebied.
• Stel documenten op en bewaak lopende acties en projecten.
• Ondersteun telefooncentrale en evenementen.
• Samenwerken met Office Manager en collega’s van het Office Managementteam.
• Proactief en nauwkeurig, tijdige uitvoering van werkzaamheden.
• Communiceer met interne en externe relaties.

Skills

Agenda beheer

Notuleren

Plannen & prioriteren

Nauwkeurig & discreet

Taalvaardigheid NL/EN

Microsoft Office

Education

MBO+ werk- en denkniveau (secretarieel/administratief)

Tools

Microsoft Office

Job description

Goede pensioenregeling Nationale-Nederlanden

Compensatie voor sportschoolkosten

Bijkopen of uitbetalen vakantiedagen

Als Office Management Assistant ondersteun je het management en de operationele organisatie op secretarieel en organisatorisch gebied. Je beheert agenda’s, plant afspraken en zorgt voor een goede voorbereiding van vergaderingen en bijeenkomsten. Daarnaast verzorg je correspondentie, stel je documenten op en bewaak je lopende acties, afspraken en projecten.

Je werkt nauw samen met de Office Manager en de overige collega’s binnen het Office Managementteam. Je ondersteunt daarbij ook de telefooncentrale en bij diverse organisatorische werkzaamheden zoals evenementen. Daarbij heb je regelmatig contact met het management en met interne en externe relaties. Met jouw proactieve houding, nauwkeurigheid en organisatorische vaardigheden zorg je ervoor dat werkzaamheden tijdig en professioneel worden uitgevoerd.

• Je hebt minimaal mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting;
• Je hebt minimaal 3 tot 5 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie;
• Je hebt ervaring met agendabeheer en het ondersteunen van management;
• Je hebt ervaring met het voorbereiden en notuleren van vergaderingen;
• Je werkt nauwkeurig, zelfstandig en discreet;
• Je kunt goed plannen, prioriteiten stellen en schakelen tussen verschillende werkzaamheden;
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed in woord en geschrift;
• Je hebt goede kennis van Microsoft Office;
• Je bent beschikbaar voor minimaal 32 uur per week;
• Je hebt bij voorkeur affiniteit met de maritieme of logistieke sector.

Wij bieden

Een afwisselende functie met veel contacten binnen een dynamisch en informeel familiebedrijf waarin initiatief, samenwerking en persoonlijke ontwikkeling worden gewaardeerd.

Je verdient een aantrekkelijk salaris en daarnaast zijn er diverse goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder 25 vakantiedagen, een reiskostenvergoeding, een nette pensioenregeling, compensatie voor de sportschool, een fietsplan, lunch op kantoor, leuke personeelsactiviteiten en een collectieve zorgverzekering.

Ben jij enthousiast en herken jij jezelf in dit profiel? We kijken uit naar jouw reactie.

Bedankt voor jouw sollicitatie en je interesse in onze organisatie. We streven ernaar om binnen zeven werkdagen te reageren.

We zijn benieuwd naar wie jij bent, wat jou motiveert en waarom je hebt gesolliciteerd op deze functie. Tijdens het gesprek vertellen wij ook graag meer over de inhoud van de functie en het team. Je ontvangt van ons een uitnodiging voor een eerste kennismakingsgesprek, telefonisch of per e-mail. Indien nodig voor de functie volgt er een tweede gesprek. De gesprekken vinden plaats op ons kantoor met prachtig uitzicht in Terneuzen of digitaal via Microsoft Teams.

Als er een 'match' is, verwelkomen we jou graag aan boord van ons dynamische familiebedrijf.

Heb je tijdens één van de voorgaande stappen een vraag? Bel, mail of WhatsApp ons dan gerust. Wij helpen je graag!