Office & Customer Support Coördinator

Lightswing; Leeuwarden; On-site; EUR 29,000 - 42,000; Full time

Job summary

Lightswing is op zoek naar een Office & Customer Support Coordinator om de dagelijkse gang van zaken soepel te laten verlopen. Je ondersteunt klanten, beheert administratieve taken en kantoorfaciliteiten, organiseert interne evenementen en draagt bij aan procesverbetering en automatisering.

Je werkt in een groeiende organisatie met korte lijnen en een ondernemende cultuur, waar jij de verbindende schakel bent tussen verschillende afdelingen en projecten.

Qualifications

• Ervaring als Office Manager of vergelijkbare functies.
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Klantenservice en administratieve ervaringen zijn gewenst.
• Interesse in procesverbetering en digitalisering.

Responsibilities

• Ondersteunen van klanten en leveren van uitstekende klantervaring.
• Inventariseren van terugkerende vragen en feedback voor verbetering.
• Meedenken over verbeteringen in klantenserviceprocessen.
• Onderzoeken hoe automatisering en AI processen kunnen verbeteren.

Skills

Office Manager ervaring

Executive Assistant ervaring

Customer Support ervaring

Gestructureerde werkstijl

Proactief & servicegericht

Snel leren van nieuwe tools

Procesverbetering interesse

Education

MBO+- of bachelor niveau

Job description

Ben jij de organisator die achter de schermen alles soepel laat verlopen?

Vind je het leuk om structuur aan te brengen, georganiseerd te blijven en collega’s te ondersteunen? Krijg je energie van afwisselende taken en bloei je op in een rol waarin je de verbindende kracht bent binnen een groeiende organisatie? Dan willen we je graag ontmoeten.

Als Office & Customer Support Coordinator sta je in het hart van onze organisatie. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse gang van zaken soepel verloopt, zodat je collega’s zich kunnen concentreren op waar ze het beste in zijn. Van klantenondersteuning en administratie tot kantoorbeheer en interne evenementen: jij bent degene die alles op de rit houdt.

Je bent ook proactief in het spotten van kansen om slimmer en efficiënter te werken, of dat nu via procesverbeteringen, digitale tools, automatisering of AI-gedreven oplossingen is.

Lightswing® is een merk van Illumade B.V., een innovatief Nederlands bedrijf dat slimme interieurproducten ontwikkelt. De Lightswing® is onze gepatenteerde plafondoplossing waarmee je hanglampen flexibel kunt verplaatsen - een unieke designoplossing voor moderne woningen.

Ons doel? Een Lightswing® in elk Europees huis. We verkopen via 16 eigen webshops, 26 marktplaatsen en grote retailers zoals Karwei, Gamma en Hornbach. Dit jaar verbreden we ons assortiment met compleet nieuwe producten voor binnen en buiten en werken we aan de doorontwikkeling van onze huidige producten.

Wat je gaat doen

• Klanten ondersteunen en zorgen voor een uitstekende klantervaring.
• Het in kaart brengen van terugkerende vragen, feedback van klanten en mogelijkheden voor verbetering.
• Ideeën aandragen om de klantenserviceprocessen te verbeteren en te stroomlijnen.
• Onderzoeken hoe automatisering en AI kunnen helpen om processen efficiënter en schaalbaarder te maken.

Kantoor & Organisatie

• Agenda’s beheren en helpen bij het plannen van activiteiten.
• Het organiseren van teamevenementen, verjaardagsfeestjes en interne activiteiten.
• Het coördineren van kantoorfaciliteiten en operationele zaken.
• Ervoor zorgen dat de kantooromgeving goed georganiseerd is en dat alles dagelijks soepel verloopt.

Administratieve ondersteuning

• Ondersteuning van de HR-administratie en aanverwante processen.
• Documentatie en interne administratie bijhouden en ordenen.
• Ondersteuning bij diverse administratieve processen binnen de organisatie.
• Het opstellen en beheren van import- en exportdocumentatie.

Je krijgt energie van…

• Structuur creëren en anderen helpen om georganiseerd te blijven.
• Collega’s ondersteunen en hun werk makkelijker maken.
• Processen verbeteren en slimmere manieren van werken vinden.
• Verantwoordelijkheid nemen en ervoor zorgen dat dingen voor elkaar komen.
• Je werkt in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is.
• Gebruik van digitale tools, automatisering en AI om de efficiëntie te verbeteren.

Wat we zoeken

Je bent iemand die van nature initiatief neemt en graag structuur en duidelijkheid aanbrengt. Je ziet vaak eerder dan anderen wat er moet gebeuren en vindt het leuk om verschillende verantwoordelijkheden in één functie te combineren.

Je bent toegankelijk, georganiseerd, proactief en gedijt goed in een omgeving waar flexibiliteit en initiatief worden gewaardeerd.

Daarnaast heb je:

• Werk- en denkvermogen op MBO+- of bachelorniveau.
• Ervaring als Office Manager, Executive Assistant, Customer Support Specialist of in een vergelijkbare functie.
• Een gestructureerde, nauwkeurige en georganiseerde manier van werken.
• Sterke communicatieve vaardigheden en een servicegerichte instelling.
• Het vermogen om snel nieuwe systemen en tools te leren kennen en ermee te werken.
• Een oprechte interesse in procesverbetering en slimmere manieren van werken.

Wat wij bieden

• Een afwisselende functie waarin je echt het verschil kunt maken.
• Veel vrijheid en verantwoordelijkheid.
• Er is volop ruimte voor je eigen ideeën en verbeteringen.
• Een functie binnen een groeiende organisatie met korte communicatielijnen en een ondernemende cultuur.
• Een ondersteunend en betrokken team waar samenwerking centraal staat.
• De kans om mee te helpen vormgeven en verbeteren hoe onze organisatie werkt.

Klaar om de drijvende kracht achter onze dagelijkse activiteiten te worden?

Ben jij iemand die graag dingen organiseert, anderen ondersteunt en de werkwijze voortdurend verbetert? Vind je het leuk om degene te zijn waarop collega’s kunnen rekenen, terwijl je helpt een positieve ervaring te creëren voor zowel klanten als teamleden?

Dan horen we graag van je.