Office Coordinator

Avular; Eindhoven; Hybrid; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris volgens ervaring

Premievrij pensioen

Reiskostenvergoeding

Job summary

Avular zoekt een Office Coordinator voor ons team in Eindhoven (Strijp-T). Je regelt facilitair dagelijks onderhoud, koorts de kantoorefficiëntie en organiseert events zoals teamactiviteiten en borrels.

Je werkt gestructureerd, prioriteert en schakelt snel tussen taken terwijl je proactief oplossingen aandraagt en de dagelijkse gang van zaken soepel houdt.

Qualifications

• MBO+/HBO werk- en denkniveau.
• 1–3 jaar ervaring in een vergelijkbare office/facilitaire rol.
• 32 uur per week beschikbaar en op vrijdag aanwezig.
• Nederlands uitstekend, Engels professioneel in woord en geschrift.
• Ervaring met Office 365 (Outlook/Teams).

Responsibilities

• Het organiseren en coördineren van teamactiviteiten en events.
• Beheren van de kantooromgeving, inclusief voorraadbeheer en keukens.
• Ondersteunen bij facilitaire zaken en externe partijen (gebouwbeheer, leveranciers, onderhoud).
• Zorgen voor praktische zaken zoals lunches, externe afspraken en reizen.
• Beheren van het parkeersysteem voor medewerkers en bezoekers.
• Zorgen voor een nette, representatieve werkomgeving en aanspreekpunt zijn voor collega’s.
• Beheren van office supplies en algemene voorzieningen.

Skills

Organiseren

Communicatieve vaardigheden

Proactief

Zelfstandigheid

Klantgerichtheid

Education

MBO+/HBO niveau

Tools

Office 365

Job description

Locatie: Eindhoven (Strijp-T) | Uren: 32 uur per week | Dienstverband: Vast dienstverband

We zijn op zoek naar een Office Coordinator om ons Avular-team te versterken!

Bij ons is geen dag hetzelfde — en dat is precies wat deze rol zo leuk maakt. Als Office Coordinator zorg jij ervoor dat alles op kantoor goed geregeld is en soepel verloopt. Je houdt overzicht, schakelt snel tussen verschillende taken en zorgt dat collega’s zich kunnen focussen op hun eigen werk. Van dagelijkse facilitaire zaken tot het organiseren van events als onderdeel van onze Onion Committee: jij zorgt dat het klopt en dat het kantoor een prettige en professionele plek is om te werken.

Het creëren en behouden van een goed georganiseerde, representatieve en prettig werkende kantooromgeving. Jij zorgt ervoor dat alles op facilitair en organisatorisch vlak soepel verloopt en neemt hierin eigenaarschap. Door jouw aanpak kunnen collega’s ongestoord hun werk doen en voelt het kantoor als een plek waar alles op orde is.

In deze rol ben je verantwoordelijk voor het coördineren en uitvoeren van uiteenlopende office- en facilitaire werkzaamheden. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en zorgt dat zaken praktisch en efficiënt worden geregeld. Tegelijkertijd signaleer je waar dingen beter kunnen en pak je dit proactief op. In deze rol rapporteer je direct aan één van de directieleden.

Concreet houd je je bezig met:

Het organiseren en coördineren van teamactiviteiten en events, zoals vrijdagmiddagborrels en kwartaal teamdagen

Het beheren van de kantooromgeving, inclusief voorraadbeheer, boodschappen en het verzorgen van goed uitgeruste keukens

Het oppakken en coördineren van facilitaire zaken en contact met externe partijen (gebouwbeheer, leveranciers, onderhoud)

Het ondersteunen bij en regelen van praktische zaken zoals zakenlunches, externe afspraken en zakenreizen

Het beheren van het parkeersysteem voor medewerkers en bezoekers

Het bewaken van een nette, representatieve werkomgeving en het aanspreken van collega’s waar nodig

Het zorgen voor een goed georganiseerde werkplek door het beheren van office supplies en algemene voorzieningen

Beheren van de algemene infomailbox en de kantoortelefoon

Jij bent iemand die energie krijgt van organiseren en regelen en zich verantwoordelijk voelt voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse gang van zaken. Je werkt gestructureerd, denkt vooruit en weet ook wanneer het druk is de juiste prioriteiten te stellen. Je krijgt energie van afwisseling in taken en je voelt je thuis in een dynamische omgeving waar altijd iets gebeurt. Een hele dag achter je laptop werken aan één taak is niet waar jij je energie uit haalt.

Je bent zichtbaar aanwezig op kantoor, maakt gemakkelijk contact met collega's en andere stakeholders en hebt een praktische, hands-on instelling. Je ziet wat er nodig is, wacht niet af en pakt zaken zelfstandig op. Daarnaast:

Heb je een mbo+/hbo werk- en denkniveau

Breng je tussen de 1 en 3 jaar ervaring mee in een vergelijkbare, brede office en/of facilitaire rol

Ben je 32 uur per week beschikbaar en in ieder geval op vrijdag aanwezig in verband met teamactiviteiten (waaronder de maandelijkse XL borrels)

Heb je professionele werkervaring met Office 365 (zoals outlook en Teams)

Werk je gestructureerd en behoud je overzicht in een dynamische omgeving

Heb je sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden

Ben je proactief, zelfstandig en oplossingsgericht

Beheers je de Nederlandse taal uitstekend (moedertaal of minimaal C1 niveau) én heb je een goede professionele beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift

WAAROM JIJ HET GEWELDIG GAAT VINDEN Bij Avular gaan hard werken en veel plezier maken hand in hand. We zijn bezig met het vormgeven van de toekomst van robotica en willen dat jij deel uitmaakt van deze uitdagende reis. Dit staat er op je te wachten bij ons:

Goede voorwaarden: een salaris gebaseerd op je ervaringsniveau, een premievrij pensioen en een reiskostenvergoeding.

Deel mee in het succes: Dankzij ons participatieplan profiteer je van de groei van het bedrijf waar jij aan hebt bijgedragen.

Samen plezier: gameavonden, vrijdagmiddagborrels, epische teamuitjes en feesten maken ons prachtige kantoor meer dan een werkplek alleen.

Balans: 30 vakantiedagen op fulltimebasis (24 dagen bij 32 uur), plus nationale feestdagen, om te ontspannen, te ontdekken of gewoon uit te rusten.

Energie: Geniet van de beste koffie en vers fruit om je dag door te komen.

Innovatieve omgeving: Werken vanuit ons prachtige kantoor op Strijp-T in Eindhoven, een bruisende hotspot vol innovatieve bedrijven.

WIE WIJ ZIJN Bij Avular zijn we op een missie om de Robotica te revolutioneren:

Vanuit onze thuisbasis in Eindhoven (Strijp-T) ontwerpen we de technologie achter autonome robots en ontwikkelen we drones en rijdende robots helemaal vanaf de basis. Dit doen we met een team vol gepassioneerde professionals in verschillende disciplines. Iedereen draagt bij aan het succes van Avular en dat vieren we dan ook graag samen. Vier jij ons volgende succes mee?

Ben jij onze nieuwe collega?