Mnagementassistent Jeugd, Onderwijs & Sport

Haarlem; Haarlem; Hybrid; EUR 46,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

OV-reiskostenvergoeding

Pensioenregeling ABP

Academie Haarlem

Job summary

Haarlem zoekt een proactieve ondersteuning voor de afdelingen Onderwijs & Sport en de JOS. Je beheert de agenda, maakt notities en bewaakt voortgang van acties. Daarnaast voer je secretariële en administratieve werkzaamheden uit, inclusief inkoop, contracten en archiefbeheer.

Je werkt nauw samen met het MT en levert een totaaloverzicht van bestuurlijke afhandeling. Vereiste is een mbo4-opleiding en circa 3 jaar relevante ervaring.

Qualifications

• Minimaal een relevante afgeronde mbo4-opleiding.
• Ongeveer 3 jaar werkervaring in een ondersteunende/secretariële functie.
• Kennis van Office-applicaties, Verseon, GFS, Qlikview en Proactis.

Responsibilities

• Beheren van de digitale agenda en notuleren van vergaderingen (OOGO, jeugd/passend onderwijs/onderwijs).
• Beheren van mailbox en uitvoeren van complexe secretariële en administratieve taken.
• Ondersteunen bij inkoop, contracten, facturering en archief/kennisbeheer op teamniveau.

Skills

Office-vaardigheden

Proactief & initiatief

Communicatie

Stressbestendigheid

Teamwork

Education

MBO-4 opleiding

Tools

Verseon

GFS

Qlikview

Proactis

Excel

Job description

Dit ga je doen

• Je werkt voor de teams Onderwijs & Sport en voor de afdeling JOS. Je verzorgt de digitale agenda, waaronder het maken van afspraken en het bijvoegen van relevante notities. Dit kan zijn op het gebied van personeelsbeleid, de bilaterale overleggen met collega’s en het interne teamoverleggen tussen onderwijs(huisvesting), onderwijs, jeugdpreventie, Leerplein en het teamoverleg sport, maar ook op inhoudelijke onderwerpen zoals bijvoorbeeld het maken van een jaaragenda t.b.v. het Bestuurlijke Overleg Primair- en Voortgezet Onderwijs Haarlem (BOPOH/BOVOH) of het Bestuurlijke Overleg Lokaal Onderwijs Zandvoort (BOLOZ) in overleg met de bestuurssecretariaten van betrokken wethouders.
• Je verzorgt de agenda en notuleert de OOGO-overleggen jeugd/passend onderwijs/onderwijs.
• Je beheert de mailbox en voert complexe inhoudelijke, secretariële, administratieve en/of organisatorische taken uit op een breed terrein en bewaakt de voortgang van acties en processen.
• Je bewaakt en verbetert de administratieve organisatie binnen het eigen werkterrein.
• Je houdt, samen met het MT, de P&C-cyclus van Haarlem en Zandvoort bij en zorgt voor een totaal JOS-overzicht van alle voor afd. JOS betreffende bestuurlijke afhandelzaken in overleg met het MT.
• Je maakt inkooporders aan in het digitale systeem, legt contracten vast in de contractenbank, verzorgt de facturering en zorgt ervoor dat de opgeslagen kennis goed toegankelijk is en zorgt voor de inkomende en uitgaande postafhandeling (mailbox afd. JOS, verseon), voor de afdeling en de teams sport, onderwijs en jeugdpreventie.

Dit krijg je ervoor terug

• Een dynamische baan in een enthousiast en betrokken team in een stad waar innovatie wordt aangemoedigd en een organisatie waar maatschappelijk bewuste mensen met ambitie en talent zich thuis voelen.
• Voor jouw persoonlijke groei en vitaliteit bieden wij tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen, certificeringen, cursussen via onze ‘Academie Haarlem’ en ook een fietsregeling en een tegemoetkoming in je sportabonnement.
• Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal € 4.556 bruto per maand (schaal 8) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week. Daarbovenop krijg je 17,05% Individueel Keuze Budget over je bruto salaris, waarmee je zelf je eigen arbeidsvoorwaarden samenstelt.
• Een dienstverband voor 32-36 uur per week. De werkzaamheden vinden minimaal 3 dagen op kantoor plaats. Je start met een jaarcontract dat we bij goed functioneren graag omzetten in een vast contract.
• Goede arbeidsvoorwaarden zoals vergoeding OV-reiskosten, gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof en een goede pensioenregeling bij het ABP. Bekijk de arbeidsvoorwaarden van de Cao Gemeenten

Onze organisatiewaarden zijn open, gedreven en betrokken.

Herken jij jezelf al?

• Je bent een energieke, proactieve persoonlijkheid. Je signaleert wat er speelt, schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en houdt ook onder druk overzicht.
• Je hebt een natuurlijke antenne voor wat er speelt op in de teams en waar ondersteuning nodig is. De competenties stressbestendigheid, heldere (mondelinge en schriftelijke) communicatie.
• Je hebt minimaal een relevante afgeronde mbo4-opleiding en hebt ongeveer 3 jaar werkervaring in een ondersteunende en/of secretariële functie.
• Jij bent een zelfstandige, daadkrachtige ondersteuner die vooruitdenkt, kansen ziet om processen te verbeteren en ervoor zorgt dat alles achter de schermen op rolletjes loopt.
• Je bezit digitale vaardigheden en bent bekend met Office-applicaties, als Verseon, GFS, Qlikview en Proactis.

Dit zijn wij

Werk bij Haarlem en Zandvoort is werk dat ertoe doet, met resultaten die je ziet als je door de stad of het dorp loopt. Met een goede werk-privébalans en met mooie secundaire arbeidsvoorwaarden. Ook bij de afdeling Jeugd, Onderwijs en Sport (JOS) maken we impact. Bij deze afdeling werken zo’n 50 medewerkers, waaronder 5 teams Jeugd, Jeugdhulp, Onderwijsbeleid, Onderwijshuisvesting en Sport met seniors die zorgdragen voor de inhoudelijke coördinatie en twee teammanagers Jeugd en Onderwijs & Sport. Team Jeugdhulp gaat per januari 2027 verder in een zelfstandige organisatie. Daarnaast heeft JOS een regionaal bureau leerplicht/RMC met een teammanager.

Net zo enthousiast als wij?

Solliciteren kan tot en met 1 november 2026.

Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Annemariecke Schneider, Afdelingsmanager, via [e-mail]

Vragen met betrekking tot de sollicitatieprocedure kun je richten aan [e-mail] .

De selectieprocedure bestaat uit 2 gespreksrondes op kantoor, gevolgd door een (digitaal) arbeidsvoorwaardengesprek.

Wil je meer weten over de organisatie en wat wij bieden? Kijk dan op deze pagina's: Over de organisatie / Wat bieden wij

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.