Managementassistent JOS en teams Onderwijs & Sport

Gemeente Haarlem; Haarlem; In loco; EUR 46.000 - 55.000; Tempo pieno

Vantaggi offerti da questo lavoro

Academie Haarlem

Fietsregeling

Sportabonnement vergoeding

Opleidingen & certificeringen

Descrizione del lavoro

Gemeente Haarlem zoekt een energieke en proactieve ondersteuner voor de afdelingen Jeugd, Onderwijs en Sport (JOS) en onderwijs/sportteams. Je beheert agenda’s, notuleert OOGO-overleggen, onderhoudt de mailbox en coördineert administratieve processen op regionaal niveau.

Daarnaast bewaak je de AO, maak je inkooporders en verzorg je contracten en facturering. Vereist mbo4-opleiding en circa 3 jaar ervaring in een ondersteunende rol.

Competenze

• Minimaal een relevante afgeronde mbo4-opleiding en ongeveer 3 jaar werkervaring in een ondersteunende en/of secretariële functie.
• Jij bent een zelfstandige, daadkrachtige ondersteuner die vooruitdenkt en processen verbetert.
• Digitale vaardigheden en bekend met Office-applicaties, Verseon, GFS, QlikView en Proactis.

Mansioni

• Je verzorgt de digitale agenda en notuleert overleggen voor Onderwijs & Sport en JOS.
• Je beheert de mailbox en voert secretariële, administratieve en organisatorische taken uit.
• Je bewaakt de administratieve organisatie en coördineert bestuurlijke afhandeling met MT en teams.
• Je maakt inkooporders, registreert contracten en verzorgt facturering en postafhandeling.

Formazione

MBO-4-opleiding

Strumenti

Office-applicaties

Verseon

GFS

QlikView

Proactis

Descrizione del lavoro

Werk bij Haarlem en Zandvoort is werk dat ertoe doet, met resultaten die je ziet als je door de stad of het dorp loopt. Met een goede werk-privébalans en met mooie secundaire arbeidsvoorwaarden. Ook bij de afdeling Jeugd, Onderwijs en Sport (JOS) maken we impact. Bij deze afdeling werken zo'n 50 medewerkers, waaronder 5 teams Jeugd, Jeugdhulp, Onderwijsbeleid, Onderwijshuisvesting en Sport met seniors die zorgdragen voor de inhoudelijke coördinatie en twee teammanagers Jeugd en Onderwijs & Sport. Team Jeugdhulp gaat per januari 2027 verder in een zelfstandige organisatie. Daarnaast heeft JOS een regionaal bureau leerplicht/RMC met een teammanager.

Functiebeschrijving

• Je werkt voor de teams Onderwijs & Sport en voor deafdeling JOS. Je verzorgt de digitale agenda, waaronder het maken van afspraken en het bijvoegen van relevante notities. Dit kan zijn op het gebied van personeelsbeleid, de bilaterale overleggen met collega's en het interne teamoverleggen tussen onderwijs(huisvesting), onderwijs, jeugdpreventie, Leerplein en het teamoverleg sport, maar ook op inhoudelijke onderwerpen zoals bijvoorbeeld het maken van een jaaragenda t.b.v. het Bestuurlijke Overleg Primair- en Voortgezet Onderwijs Haarlem (BOPOH/BOVOH) of het Bestuurlijk Overleg Lokaal Onderwijs Zandvoort (BOLOZ) in overleg met de bestuurssecretariaten van betrokken wethouders.
• Je verzorgt de agenda en notuleert de OOGO-overleggen jeugd/passend onderwijs/onderwijs.
• Je beheert de mailbox en voert complexe inhoudelijke, secretariële, administratieve en/of organisatorische taken uit op een breed terrein en bewaakt de voortgang van acties en processen.
• Je bewaakt en verbetert de administratieve organisatie binnen het eigen werkterrein.
• Je houdt, samen met het MT, de P&C-cyclus van Haarlem en Zandvoort bij en zorgt voor een totaal JOS-overzicht van alle voor afd. JOS betreffende bestuurlijke afhandelzaken in overleg met het MT.
• Je maakt inkooporders aan in het digitale systeem, legt contracten vast in de contractenbank, verzorgt de facturering en zorgt ervoor dat de opgeslagen kennis goed toegankelijk is en zorgt voor de inkomende en uitgaande postafhandeling (mailbox afd. JOS, verseon), voor de afdeling en de teams sport, onderwijs en jeugdpreventie.

Functie-eisen

• Je bent een energieke, proactieve persoonlijkheid. Je signaleert wat er speelt, schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en houdt ook onder druk overzicht.
• Je hebt een natuurlijke antenne voor wat er speelt op in de teams en waar ondersteuning nodig is. De competenties stressbestendigheid, heldere (mondelinge en schriftelijke) communicatie.
• Je hebt minimaal een relevante afgeronde mbo4-opleiding en hebt ongeveer 3 jaar werkervaring in een ondersteunende en/of secretariële functie.
• Jij bent een zelfstandige, daadkrachtige ondersteuner die vooruitdenkt, kansen ziet om processen te verbeteren en ervoor zorgt dat alles achter de schermen op rolletjes loopt.
• Je bezit digitale vaardigheden en bent bekend met Office-applicaties, als Verseon, GFS, Qlikview en Proactis.

Arbeidsvoorwaarden

Wij waarderen, omarmen en benutten de verschillen en talenten van mensen. Wij bieden een plek waar iedereen zich thuis kan voelen en zichzelf mag zijn. Daar maken wij ons hard voor. Dat is goed voor onze medewerkers én leidt tot de beste resultaten voor de stad en het dorp.

• Een dynamische baan in een enthousiast en betrokken team in een stad waar innovatie wordt aangemoedigd en een organisatie waar maatschappelijk bewuste mensen met ambitie en talent zich thuis voelen.
• Voor jouw persoonlijke groei en vitaliteit bieden wij tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen, certificeringen, cursussen via onze ‘Academie Haarlem' en ook een fietsregeling en een tegemoetkoming in je sportabonnement.
• Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal € 4.556 bruto per maand (schaal 8) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week. Daarbovenop krijg je 17,05% Individueel Keuze Budget over je bruto salaris, waarmee je zelf je eigen arbeidsvoorwaarden samenstelt.
• Een dienstverband voor 32-36 uur per week. De werkzaamheden vinden minimaal 3 dagen op kantoor plaats. Je start met een jaarcontract dat we bij goed functioneren graag omzetten in een vast contract.
• Goede arbeidsvoorwaardenzoals vergoedingOV-reiskosten, gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof en een goede pensioenregeling bij het ABP. Bekijk de arbeidsvoorwaarden van deCao Gemeenten

Onze organisatiewaarden zijn open, gedreven en betrokken.