Medewerker Studentzaken & Toetsorganisatie

Werken Bij Hogescholen; 's-Hertogenbosch; Hybrid; EUR 34,000 - 46,000; Part time

Benefits offered by this job

Hybride werken mogelijk

Job summary

HAS Hogeschool Den Bosch zoekt een medewerker Studentzaken & Toetsorganisatie die 0,6 FTE werkt in Den Bosch. Je voert administratieve en organisatorische werkzaamheden rondom het logistieke toetsproces uit, onderhoudt digitaal contact met studenten en docenten en bewaakt afspraken en procedures.

Tijdens toetsweken organiseer je surveillanten, verwerk je uren en facturatie, en ben je het aanspreekpunt op locatie.

Qualifications

• Je beschikt over mbo+/hbo werk- en denkniveau en ervaring met administratieve en organisatorische werkzaamheden.
• Je bent sterk in plannen, organiseren en bewaken van processen.
• Je communiceert gemakkelijk en werkt graag samen.
• Je bent digitaal vaardig en leert nieuwe systemen snel eigen (Osiris, AFAS is een pré).

Responsibilities

• Verantwoordelijk voor administratieve en organisatorische taken rondom het toetsproces.
• Vriendenlijk digitaal contact met studenten en docenten en zorgdragen voor tijdige afhandeling van vragen.
• Organisatie van surveillanten tijdens toetsweken (8 per jaar) en afhandeling van uren/facturatie.
• Meedenken over procesverbeteringen en verbeteren van administratieve workflows.

Skills

Plannen en organiseren

Communicatieve vaardigheden

Samenwerken

Digitale vaardigheden

Education

MBO+/HBO werk- en denkniveau

Tools

Office 365

Osiris

ANS

AFAS

Job description

Medewerker Studentzaken & Toetsorganisatie

's-Hertogenbosch 24 uur Werk- en denkniveau: Mbo Tijdelijk, Vast €3.064,08 - €4.084,93

Medewerker Studentzaken & Toetsorganisatie
0,6 FTE | standplaats Den Bosch

Ben jij een organisatorisch talent dat graag de handen uit de mouwen steekt én oog heeft voor verbetering? Krijg je energie van een goed georganiseerde administratie, het schakelen met verschillende mensen en het soepel laten verlopen van processen? Blijf je ook rustig en doortastend wanneer de druk toeneemt? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Binnen het team Studentzaken ben je verantwoordelijk voor diverse administratieve en organisatorische werkzaamheden rondom het logistieke toetsproces. Je hebt regelmatig (digitaal) contact met studenten en docenten en zorgt ervoor dat vragen en verzoeken zorgvuldig worden afgehandeld, zonder de gemaakte afspraken en geldende procedures uit het oog te verliezen

Een belangrijk onderdeel van je functie is de organisatie van surveillanten tijdens de toetsweken (8 per jaar). Je vraagt hun beschikbaarheid op, verwerkt de gegevens in het systeem, vraagt contracten aan bij P&O via AFAS en verzorgt de administratieve afhandeling van de gewerkte uren en facturatie.

Tijdens toetsweken ben je op locatie aanwezig en ben je samen met je collega’s het aanspreekpunt voor studenten, docenten en surveillanten. Je houdt overzicht, schakelt snel bij onverwachte situaties en zorgt dat alles zo soepel mogelijk verloopt.

Naast de dagelijkse werkzaamheden denk je actief mee over het verbeteren en slimmer inrichten van onze administratieve processen. Je weet daarbij de balans te vinden tussen meedenken over verbeteringen en het bewaken van bestaande procesafspraken en kaders.

Wie ben jij?

Je bent een praktische, zelfstandige en nauwkeurige organisator die graag verantwoordelijkheid neemt. Je krijgt energie van een combinatie van administratieve werkzaamheden, organiseren en het contact met verschillende mensen. Je ziet wat er moet gebeuren, stelt prioriteiten en denkt vooruit.

Daarnaast:

• Heb je mbo+/hbo werk- en denkniveau en bij voorkeur ervaring in een functie waarin administratieve én organisatorische werkzaamheden samen komen.
• Ben je sterk in plannen, organiseren en het bewaken van processen.
• Communiceer je gemakkelijk en werk je graag samen.
• Ben je digitaal vaardig, heb je ervaring met Office 365 en maak je nieuwe systemen snel eigen. Ervaring met Osiris, ANS en AFAS zijn een pré.
• Vind je het leuk om mee te denken over procesverbeteringen.
• Ben je flexibel en bereid om tijdens toetsweken extra te werken. Deze uren kun je op een later moment compenseren.

Waar kom je terecht?

Je komt terecht in het team Studentzaken, dat bestaat uit zeven collega’s binnen de afdeling Onderwijs, Onderzoek & Kwaliteit. Samen zorgen jullie voor een goede uitvoering en continue verbetering van de processen rondom studenten: van instroom tot diplomering. De sfeer is open, collegiaal en laagdrempelig.

Je werkt in ieder geval op dinsdag en donderdag op locatie in Den Bosch. Op andere dagen is hybride werken mogelijk in afstemming met het team. Tijdens toetsweken werk je alle werkdagen op locatie.

Deze functie is ingedeeld in schaal 7 van de cao-hbo, met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.064,08 en maximaal € 4.084,93 bij een fulltime dienstverband.

De HAS voert standaard een referentiecheck uit na het tweede selecterend sollicitatiegesprek.

Bij gelijke geschiktheid genieten interne kandidaten de voorkeur. De HAS green academy hecht waarde aan een divers samengestelde organisatie; verschillende achtergronden en perspectieven vinden wij een waardevolle toevoeging voor onze hogeschool.

Acquisitie door derden wordt niet op prijs gesteld.