Medewerker Frontoffice en Backoffice Faculteit BRV

De Haagse Hogeschool / The Hague University of Applied Sciences; Den Haag; On-site; EUR 34,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Vakantietoeslag 8%

Eindejaarsuitkering 8,3%

Kilometervergoeding

Ruime verlofregeling

Job summary

De Haagse Hogeschool zoekt een medewerker Frontoffice en Backoffice voor de Faculteit Bestuur, Recht en Veiligheid. Je bent het eerste aanspreekpunt, verstrekt informatie aan studenten en docenten en beheert berichten op portals.

De functie combineert frontoffice en backoffice op locatie Den Haag, met af en toe vanuit huis. Je werkt 0,8 fte (32 uur) met een salaris van 3.064,08 tot 4.084,93 brutomaand, 8% vakantietoeslag, en een 8,3% eindejaarsuitkering.

Qualifications

• Minimaal MBO-4 diploma en 2 jaar administratieve werkervaring
• Goede beheersing van Nederlandse en Engelse taal
• Klantgerichte en servicemindset met flexibility
• Ervaring met onderwijsadministratie is een pré

Responsibilities

• Eerst aanspreekpunt aan de balie en telefonisch/digitaal contact met studenten en docenten
• Verwerking van verzoeken via TOPdesk en uitleen van artikelenregistratie
• Registreren en voorbereiden van overzichten en diploma’s in onderwijsapplicaties
• Uitvoeren van administratieve en ondersteunende taken voor examencommissie en diploma-uitreikingen
• Flexibel schakelen tussen frontoffice en backoffice op de locatie Den Haag

Skills

Klantgerichtheid

Administratieve vaardigheden

Communicatief

Multitasken

Oplossingsgericht

Education

MBO-4 diploma

Tools

TOPdesk

Osiris

Office 365

Job description

Ben je klantvriendelijk en klantgericht en blijf je kalm tijdens piekmomenten? Werk je graag met mensen, ben je nauwkeurig en administratief goed onderlegd, maak je je systemen snel eigen en hou je van efficiënte processen? Dan zoeken we jou als collega voor de frontoffice en backoffice bij de Faculteit Bestuur, Recht en Veiligheid!

Werken bij De Haagse heeft het!

Als medewerker Frontoffice:

• Ben je het eerste aanspreekpunt van het faculteitsbureau.
• Je verstrekt informatie en beantwoordt vragen van zowel (buitenlandse) studenten als docenten. Je doet dit aan de balie, maar ook telefonisch en digitaal. Je vraagt goed door, zodat je zeker weet dat je de vraag helder hebt.
• Behandel je verzoeken vanuit TOPdesk. Verzorg je de uitleen van artikelen van de faculteit en verzorgt een adequate registratie hiervan.
• Plaats je berichten op medewerkersnet en studentennet.
• Biedt je allerhande ondersteuning op verzoek.
• Zoek je vragen uit die niet gelijk beantwoord kunnen worden en los je problemen op.

Als medewerker backoffice:

• Voer je allerlei administratieve taken uit in onderwijs applicaties, zoals Osiris.
• Maak je allerlei overzichten, diploma’s, studievoortgangsoverzichten, propedeuses en verklaringen.
• Voer je administratieve en ondersteunende taken uit voor de (vergaderingen van de) examencommissie en diploma-uitreikingen.
• Zoek je vragen uit die niet gelijk beantwoord kunnen worden en los je problemen op.

De twee rollen zijn niet strikt gescheiden: vaak zul je beide rollen vanuit je fysieke werkplek bij de Frontoffice (balie) combineren (behalve als je bijvoorbeeld een diplomering aan het voorbereiden bent; dat gaat lastiger vanuit de Frontoffice).

De medewerker valt onder het team Faculteitsbureau, een gemêleerd en enthousiast team. Je bent voornamelijk werkzaam op de hoofdlocatie op het Johanna Westerdijkplein in Den Haag (en heel af en toe, als de bezetting het toelaat, vanuit huis; de insteek van deze functie is dat vooral op locatie wordt gewerkt). Het Faculteitsbureau is volop in beweging. Een flexibele houding ten aanzien van werkzaamheden en taken is een vereiste.

Over je werkplek en de Faculteit Bestuur, Recht en Veiligheid

Als medewerker Frontoffice en backoffice maak je onderdeel uit van het faculteitsbureau van BRV. Het faculteitsbureau zorgt voor het optimaal faciliteren van het onderwijs en onderzoek van de faculteit. De sfeer binnen het team van de faculteitsbureau is collegiaal en positief. Dat blijkt ook uit ons Medewerkers Tevredenheidsonderzoek; de medewerkers van het faculteitsbureau zijn erg tevreden.

De Faculteit Bestuur, Recht & Veiligheid

is een inspirerende internationale leer- en werkomgeving waarin studenten worden opgeleid tot professionals in de stad van internationaal recht, vrede en veiligheid. Op de faculteit werken ongeveer 200 medewerkers aan het onderwijs voor een studentenpopulatie van ruim 4000 studenten. De faculteit verzorgt de opleidingen Bestuurskunde/Overheidsmanagement, HBO-Rechten, Integrale Veiligheidskunde en de Engelstalige opleidingsvarianten daarvan: International Public Policy & Leadership, International and European Law, en Safety and Security Management Studies. De opleidingen zijn gevestigd in de hoofdvestiging in Den Haag.

Wat vragen wij van jou?

Voor deze vacature zijn we op zoek naar een resultaat- en dienstverlenende medewerker die graag zelfstandig en planmatig werkt. Je hebt een praktische instelling en bent nauwkeurig. Je bent iemand die voorstellen doet voor verbetering van de werkprocessen. In drukke tijden laat je je niet uit het veld slaan en kan je snel schakelen tussen allerlei werkzaamheden.

Voldoe je daarnaast aan onderstaande functie-eisen? Dan ontvangen we graag jouw sollicitatie voor deze vacature.

• Je bent in het bezit van MBO-4 diploma;
• Je hebt minimaal 2 jaar administratieve werkervaring in een dienstverlenende rol en werkt zeer nauwkeurig;
• Je hebt aantoonbare kennis van Office 356 en administratieve systemen;
• Een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Je bent flexibel en beschikt over goede interculturele communicatieve vaardigheden, je kunt makkelijk schakelen met een diversiteit aan mensen.

Hiervoor kom je graag naar je werk

Voorop staat dat jij je werk met plezier kan doen. Daarnaast bieden wij je:

• Een arbeidsovereenkomst voor in eerste instantie tijdelijk voor de periode van een jaar, van 0,8 fte, dus 32 uur;
• Een salaris van minimaal € 3.064,08 en maximaal € 4.084,93 bruto per maand op basis van 40 uur;
• 8% vakantietoeslag;
• Een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• Ruime verlofregeling;
• De keuze uit een NS-businesscard (2e klas) voor woon-werk verkeer of een vergoeding per kilometer;

> Lees meer over onze aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden

De Haagse Hogeschool hecht veel waarde aan een veilige, betrouwbare en professionele omgeving, zowel intern als extern. Voor het uitvoeren van deze opdracht is het vereist dat een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) wordt overlegd. Een VOG is een verklaring waaruit blijkt dat iemands gedrag in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van de opdracht. Iedereen die in Nederland woont en beschikt over een Burgerservicenummer kan een VOG aanvragen.

Werken bij De Haagse

Als je werkt bij De Haagse, dan werk je bij een van de meest dynamische en open organisatie in de Stad van Vrede en Recht. Samen met 2.500 collega’s help je 26.000 studenten uit meer dan 120 verschillende landen om zich voor te bereiden op een veelbelovende toekomst in een wereld die iedere dag verandert. Dat doen we door zelf ook mee te groeien en mee te veranderen met die wereld en met de wensen van onze studenten. We werken intensief samen met collega’s, met studenten en met het werkveld. We kijken vooruit, we zijn kritisch en we staan middenin de samenleving.

Daarbij staan diversiteit, inclusiviteit en gelijkwaardigheid centraal bij alles wat we doen. We streven ernaar dat de samenstelling van de studenten- en medewerkerspopulatie een afspiegeling is van de samenleving waarbinnen we werken en we willen iedereen gelijke kansen bieden. We realiseren ons dat dat voortdurende aandacht verlangt. Daar investeren we zelf in en we zien graag dat jij ons daarbij helpt.

Lees hier meer over ons verhaal en onze kernwaarden

Solliciteer bij De Haagse

Wil je meer informatie?

Voor inhoudelijke informatie over deze vacature kun je contact opnemen met Anneke Oosterhof, teamleider Faculteitsbureau via e-mail [e-mail] of bel [phone].

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Recruitment via het telefoonnummer 070 – 4458612 of via e-mail [e-mail].

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.