Medewerker Secretariaat Sociaal Domein

Gemeente Helmond; Helmond; On-site; EUR 29,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB 17,85%

Onboarding programma

Helmond Academie

Job summary

Gemeente Helmond zoekt een Medewerker Secretariaat binnen de afdeling Strategie en Beleid Sociaal Domein. Je bent de spin in het web voor managers en teammanagers en levert professionele, betrouwbare ondersteuning met proactieve signalering en planning.

Je werkt nauw samen met collega-secretaresses, projectleiders en beleidsontwikkelaars om alles soepel te laten verlopen en bij te dragen aan een sociaal en toekomstbestendig Helmond.

Qualifications

• Minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau.
• Ervaring in een secretariële of managementondersteunende rol.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.
• Kennis van MS Office en bij voorkeur ook van systemen zoals ERP, Teams en NotuBiz.
• Een proactieve, flexibele en integere houding.
• Plannings- en organisatietalent en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.

Responsibilities

• Secretariële en administratieve ondersteuning van het management.
• Agendabeheer waarbij prioriteiten worden gesteld op basis van inhoud en verhoudingen.
• Het afhandelen van correspondentie en inschatten van belang en urgentie.
• Het organiseren en voorbereiden van vergaderingen en overleggen, inclusief aandachtspunten en inhoudelijke voorbereiding.
• Fungeren als buffer richting de interne organisatie en externe partijen.
• Organisatorische werkzaamheden zoals teamsessies en kwartaaloverleggen.

Skills

Secretariële ervaring

Communicatie

Plannings vaardigheden

Education

MBO+/ HBO werk- en denkniveau

Tools

MS Office

ERP

Teams

NotuBiz

Job description

Als Medewerker secretariaat binnen de afdeling Strategie en Beleid Sociaal Domein ben jij de spin in het web voor een afdelingsmanager en een aantal teammanagers. Samen met je collega’s vorm je een sterk team en zorg je voor professionele, betrouwbare ondersteuning in een grote en dynamische afdeling.

Je dagen zijn afwisselend en vragen om overzicht, gevoel voor prioriteit en een proactieve houding. Je signaleert wat nodig is, plant vooruit en denkt mee. Integriteit en discretie zijn daarbij vanzelfsprekend.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Secretariële, organisatorische en administratieve ondersteuning van het management.
• Agendabeheer waarbij je prioriteiten stelt op basis van inhoud en politiek-bestuurlijke verhoudingen.
• Het afhandelen van correspondentie, waarbij je zelf het belang en de urgentie inschat.
• Het organiseren en voorbereiden van vergaderingen en overleggen, inclusief aandachtspunten en (deels) inhoudelijke voorbereiding.
• Het fungeren als ‘buffer’ richting de interne organisatie en externe partijen.
• Organisatorische werkzaamheden zoals teamsessies en kwartaaloverleggen.

Je werkt nauw samen met managers, collega-secretaresses, projectleiders, projectondersteuners en beleidsontwikkelaars. Samen zorg je ervoor dat alles soepel loopt.

Helmond groeit, maak het mee!

Het Sociaal Domein staat midden in de samenleving. Ontwikkelingen volgen elkaar snel op en vragen om wendbaarheid, goede dienstverlening en samenwerking. Digitale middelen, veranderende verwachtingen van inwoners en nieuwe vormen van leiderschap spelen daarin een grote rol.

Als Medewerker Secretariaat draag jij hier direct aan bij. Door het management optimaal te ondersteunen, help je mee aan een sociaal en toekomstbestendig Helmond.

Als Meemaker krijg je de vrijheid en het vertrouwen om jouw kennis en expertise in te zetten, met directe impact op het dagelijks leven van inwoners en ondernemers. We werken in een open en informele werkomgeving waar je je snel thuis voelt. Sterke onderlinge verbinding drijft ons vooruit, terwijl innovatie en persoonlijke groei de kern vormen van wat we doen. Je wordt onderdeel van een hecht team waar flexibiliteit en samenwerking centraal staan, en samen verbeteren we de stad, elke dag opnieuw.

Goed om te weten:

• Binnen gemeente Helmond geloven we in de kracht van diversiteit aan mensen en talenten. We kijken daarom verder dan het cv en zijn oprecht geïnteresseerd in jou als mens en jouw kwaliteiten.
• Je ontvangt een salaris van minimaal € 2.596, - en maximaal € 3.743, - op basis van een 36-urige werkweek, afhankelijk van kennis en ervaring.
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden , zoals een individueel keuzebudget (IKB) van 17,85% dat je maandelijks opbouwt naast je salaris. IKB dat je hebt opgebouwd kun je bijvoorbeeld maandelijks of op een moment naar keuze laten uitbetalen, je kunt er vakantiedagen van bijkopen of het inzetten voor fiscale doelen, zoals een fiets of sportabonnement.
• Om (snel) vertrouwd te raken met het werk én de organisatie bieden wij een uitgebreid onboardingsprogramma aan.
• Bij gemeente Helmond staat de ontwikkeling van onze medewerkers centraal. Daarom bieden wij via onze Helmond Academie diverse cursussen en trainingen aan.

Dit maakt jou de ideale collega

Je bent servicegericht, denkt vooruit en voelt feilloos aan wat nodig is om managers te ontzorgen. Je werkt zelfstandig, maar bent ook een echte teamplayer. Je durft initiatief te nemen, kunt je grenzen bewaken en communiceert helder en prettig.

Daarnaast neem je mee:

• Minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau.
• Ervaring in een secretariële of managementondersteunende rol.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.
• Kennis van MS Office en bij voorkeur ook van systemen zoals ERP, Teams en NotuBiz.
• Een proactieve, flexibele en integere houding.
• Plannings- en organisatietalent en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.

Zoals collega Ester het zegt:

We werken hard, lachen veel en staan altijd voor elkaar klaar. Wij kijken ernaar uit een nieuwe collega aan ons team toe te voegen.