Bestuursondersteuner

Werken in de Leidse regio; Leiden; Hybrid; EUR 36,000 - 51,000; Part time

Benefits offered by this job

Salaris schaal 8 (min €3.246, max €4.

Hybride werken

ABP pensioen

Thuiswerkvergoeding €3,25 per dag

Reiskostenvergoeding

Opleidingsmogelijkheden

VOG-vergoeding

Job summary

Werken in de Leidse regio is op zoek naar een bestuursondersteuner die direct naast het college van Leiden staat. Je regisseert de agenda, bewaart het overzicht en zorgt dat alle stukkenstroom soepel verloopt.

Je bent een proactieve sparringpartner en werkt in een team van zes collega-bestuursondersteuners die elkaar vervangen bij vakanties en ziekte. Je werkt in een dynamische omgeving met een hoog tempo en nauwkeurig toezicht op de dossiers.

Qualifications

• Minimaal drie jaar recente werkervaring in een ondersteunende rol in een bestuurlijke omgeving (bijvoorbeeld als managementassistent, officemanager of beleidsondersteuner).
• Digitale vaardigheden: Microsoft Office kent voor jou geen geheimen.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (in woord en geschrift).

Responsibilities

• Je brengt structuur in een complexe agenda en bewaart het overzicht.
• Monitoor de mailbox, signaleer prioriteiten en onderneem actie waar nodig.
• Werk samen met zes andere bestuursondersteuners en vervang elkaar bij verlof en ziekte.

Skills

Agenda beheer

Proactief handelen

Communicatie

Teamwork

Stressbestendigheid

Tools

Microsoft Office

Outlook

Job description

Houd jij overzicht in een politieke omgeving waar het tempo hoog ligt en agenda's constant verschuiven? Als bestuursondersteuner sta je dicht op het bestuur van Leiden en zorg jij dat de wethouder optimaal voorbereid is. Jij hebt de regie op de agenda, de stukkenstroom, bouwt aan een netwerk in stad en organisatie en geniet het vertrouwen van het bestuur. Wil jij die sleutelrol? Dan maken wij graag kennis met jou!

Wat ga je doen?

Als bestuursondersteuner ben je onderdeel van de ondersteuning van een wethouder, samen met de bestuursadviseur en bestuurscommunicatieadviseur, ieder vanuit zijn eigen discipline. Jij brengt structuur in een complexe agenda, bewaart daarin het overzicht en zorgt dat alles soepel verloopt.

Je bent een betrouwbare sparringpartner die proactief handelt waar ondersteuning nodig is. Je monitort de mailbox, signaleert prioriteiten en onderneemt actie waar nodig. Samen met zes andere bestuursondersteuners werk je aan een accurate ondersteuning. Jullie vervangen elkaar bij vrije dagen en ziekte en leveren samen een bijdrage aan de verdere professionalisering van jullie werk.

Waarom kiezen voor deze functie?

Je zit vlak bij het bestuur van Leiden en ziet van dichtbij hoe besluiten tot stand komen. Jouw regie op de agenda bepaalt mede hoe sterk een wethouder in het openbaar optreedt. Het tempo ligt hoog, de dossiers wisselen en je werkt samen in een team van collega-bestuursondersteuners die elkaar opvangen en scherp houden.

Dit kun je van ons verwachten

• Afhankelijk van jouw kennis en ervaring een salaris van minimaal € 3.246,00 en maximaal € 4.556,00 bruto per maand (schaal 8) bij een 36-urige werkweek, plus 17,05% Individueel Keuze Budget (https://werkenindeleidseregio.nl/wat-bieden-wij/).
• Een tijdelijk contract voor 32-36 uur per week, voor de duur van 2 jaar. De rechtspositie en arbeidsvoorwaarden zijn vastgelegd in de Cao Gemeenten (https://eur01.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Fwww.caogemeenten.nl%2F&data=05%7C02%7CM.van.der.Meij%40leiden.nl%7Cc2f763e3f491436761f808def39b4663%7C34a0e008be074746919d60b49823db2e%7C0%7C0%7C639216045381262035%7CUnknown%7CTWFpbGZsb3d8eyJFbXB0eU1hcGkiOnRydWUsIlYiOiIwLjAuMDAwMCIsIlAiOiJXaW4zMiIsIkFOIjoiTWFpbCIsIldUIjoyfQ%3D%3D%7C0%7C%7C%7C&sdata=vL9MOrtTMDnKx5JAG868wTRkmkkmT5kAE0G1dR2g%2F9Q%3D&reserved=0).
• Een collegiale werkomgeving met korte lijnen, waarbij je niet alleen waardering krijgt voor je werk, maar ook direct bijdraagt aan een betere leefomgeving voor onze inwoners.
• De mogelijkheid om tweede Paasdag en/of tweede Pinksterdag te ruilen voor een andere feest- of herdenkingsdag.
• Hybride werkomgeving met faciliteiten (laptop, telefoon) en een budget om je thuiswerkplek in te richten.
• Pensioenregeling via ABP en tegemoetkoming zorgverzekering.
• Thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per dag.
• Tegemoetkoming in je reiskosten of NS-Business Card.
• Uitgebreide opleidings- en trainingsmogelijkheden om te blijven groeien in je vak.
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof bovenop de wettelijke regeling.
• Vitaliteitsmogelijkheden zoals stoelmassage, bootcamp en lunchwandelingen.

Meer weten? Bekijk het overzicht van alle arbeidsvoorwaarden (https://werkenindeleidseregio.nl/wat-bieden-wij/).

Dit neem je mee

Je hebt een leergierige, proactieve houding en kunt snel schakelen in een drukke en dynamische omgeving. Tegelijkertijd behoud je overzicht over al je werkzaamheden. Je hebt een stevige persoonlijkheid en een dienstverlenende inslag en bent resultaatgericht. Je communiceert makkelijk en zorgt samen met je collega's dat het werk op rolletjes verloopt. Je bent zowel een teamspeler als iemand die prima zelfstandig kan werken. Je bent secuur, stressbestendig en flexibel, want er komt best wel wat op je af.

Daarnaast vragen wij van jou:

• Bij voorkeur minimaal drie jaar recente werkervaring in een ondersteunende rol in een bestuurlijke omgeving (bijvoorbeeld als managementassistent, officemanager of beleidsondersteuner).
• Digitale vaardigheden: Microsoft Office kent voor jou geen geheimen.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (in woord en geschrift).
• Aantoonbare affiniteit met werken in een bestuurlijke omgeving.
• Ervaring met agendabeheer en het werken in een bestuurlijke omgeving is een pré.
• Ivm de teambezetting is beschikbaarheid op vrijdag gewenst.

Hier kom je te werken

Onze afdeling Bestuur & Communicatie maakt deel uit van het Cluster Interne Dienstverlening en Advisering (IDA). Binnen de afdeling Bestuur & Communicatie valt het Team Strategie & Bestuur, waar je komt te werken.

Samen met collega’s uit de afdeling, denk aan de bestuursadviseurs en de bestuurscommunicatieadviseurs, werk je nauw samen aan de ondersteuning van het college, zodat zij succesvol kunnen opereren en het vertrouwen kunnen genieten van de gemeenteraad, burgers en partners in de stad en de regio.

Deze vacature staat gelijktijdig in- en extern uit. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang. Onder interne kandidaten vallen ook uitzendkrachten die werken voor onze organisaties.

Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) noodzakelijk. Bij indiensttreding wordt de aanvraag hiervoor door ons opgestart. De kosten hiervan worden door ons vergoed.

Typisch Leiden

Leiden is levendig, sociaal en ondernemend. Het is dé stad van kennis en cultuur, met een rijke historie. Daar zijn we trots op. Onze gemeentelijke organisatie kenmerkt zich door een collegiale en open werksfeer, met veel ruimte voor vernieuwende ideeën en een verfrissende blik. Onze medewerkers voelen zich verantwoordelijk en pakken hun werkzaamheden zelfstandig en professioneel op. Onze ambitie is om een wendbare organisatie te zijn die ook een goede afspiegeling is van de diverse inwoners van onze stad. Het maakt niet uit wat je afkomst is, wat je gelooft of van wie je houdt; we willen een organisatie zijn waar iedereen zich thuis voelt!