Medewerker Secretariaat OBP

All About Work; Bilthoven; On-site; EUR 32,000 - 39,000; Full time

Job summary

All About Work zoekt een zelfstandige, proactieve officemanager die afdelingshoofden ondersteunt. Je beheert agenda’s en mailboxen, organiseert bijeenkomsten en bewaakt deadlines. Daarnaast verwerk en archiveer je documenten, leg je acties vast en informeer je betrokkenen tijdig.

Je werkt verantwoordelijk en discreet met vertrouwelijke informatie en verschillende systemen. De rol vereist minstens een afgeronde relevante opleiding en minstens vijf jaar ervaring in een

Qualifications

• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal op C1-niveau.
• Minimaal een afrondde relevante opleiding.
• Minimaal 5 jaar relevante aantoonbare werkervaring op het gebied van ondersteunend en/of administratief.
• Minimaal 5 jaar ervaring in een ondersteunende en/of administratieve functie.

Responsibilities

• Je beheert agenda’s en mailboxen van de afdelingshoofden, inclusief prioriteren, voorbereiden en opvolgen van acties en afspraken.
• Je organiseert en bereidt overleggen, afspraken en bijeenkomsten praktisch voor.
• Je bewaakt acties, deadlines en informatiestromen en zorgt voor tijdige opvolging.
• Je stelt documenten en correspondentie op, verwerkt deze, archiveert deze en maakt deze vindbaar.
• Je legt actiepunten vast, volgt deze op en zorgt dat betrokkenen tijdig worden geïnformeerd.

Skills

Zelfstandig werken

Proactief handelen

Dienstverlening

Samenwerken

Education

MBO werk- en denkniveau

Tools

MS Office

Digitale samenwerkingssystemen

Job description

Over de functie

T242203

Je ondersteunt de afdelingshoofden binnen OBP zodat zij hun werk goed kunnen doen. Je houdt overzicht in agenda’s, mailboxen en lopende afspraken en zorgt dat voorbereiding, opvolging en informatie op tijd geregeld zijn. Je ziet wat nodig is voordat het wordt gevraagd, stemt af met collega’s en pakt praktische zaken zelfstandig op waar dat kan. Je werkt zorgvuldig met informatie en systemen zoals MS Office en zorgt dat alles goed vindbaar en op orde is. Daarmee ben je een belangrijke schakel in het dagelijks functioneren van de afdelingen.

Wat ga je doen

• Je beheert agenda’s en mailboxen van de afdelingshoofden, inclusief prioriteren, voorbereiden en opvolgen van acties en afspraken.
• Je organiseert en bereidt overleggen, afspraken en bijeenkomsten praktisch voor.
• Je bewaakt acties, deadlines en informatiestromen en zorgt voor tijdige opvolging.
• Je stelt documenten en correspondentie op, verwerkt deze, archiveert deze en maakt deze vindbaar.
• Je legt actiepunten vast, volgt deze op en zorgt dat betrokkenen tijdig worden geïnformeerd.

Over jou

• Je werkt zelfstandig en proactief: je ziet wat nodig is, pakt praktische zaken op en komt waar nodig met een voorstel.
• Je bent dienstverlenend en toegankelijk. Je denkt mee met collega’s, zoekt naar oplossingen en helpt anderen op een professionele manier verder.
• Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en organisatorische belangen en voelt goed aan wat passend is in verschillende situaties.

Eisen

• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal op C1-niveau.
• Je hebt minimaal een afgeronde relevante opleiding.
• Je hebt minimaal 5 jaar relevante aantoonbare werkervaring op het gebied van ondersteunend en/of administratief.
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring in een ondersteunende en/of administratieve functie.

Wensen

• Je hebt MBO werk- en denkniveau.
• Je hebt ervaring in een administratieve functie, binnen een grotere of complexe organisatie en werkt vaardig met MS Office en digitale samenwerkingssystemen.

Competenties

• Je werkt zelfstandig en proactief: je ziet wat nodig is, pakt praktische zaken op en komt waar nodig met een voorstel.
• Je bent dienstverlenend en toegankelijk. Je denkt mee met collega’s, zoekt naar oplossingen en helpt anderen op een professionele manier verder.
• Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en organisatorische belangen en voelt goed aan wat passend is in verschillende situaties.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

T242203

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.