Medewerker Projectsupport

Fintri; Deventer; On-site; EUR 30,000 - 46,000; Part time

Job summary

Fintri zoekt een zelfstandige en proactieve Medewerker Projectsupport voor een omvangrijke vastgoedopgave. Je brengt structuur aan, registreert besluiten en acties, en zorgt voor duidelijke informatievoorziening aan projectmanagers en stakeholders.

Je werkt nauw samen met de Manager Vastgoed en projectteams, ondersteunt planning, rapportage en financiën, en bewaakt planning en afhankelijkheden zodat projecten tijdig en binnen budget blijven.

Qualifications

• Minimaal twee jaar relevante ervaring met projectondersteuning, projectsecretariaat, projectbeheersing of vergelijkbare functies.
• Ervaring met het gelijktijdig ondersteunen van meerdere projecten.
• Ervaring met projectplanning en voortgangsrapportages.
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Analytische en nauwkeurige werkwijze.
• Ervaring met Microsoft 365 en digitale samenwerkingsomgevingen.
• Vermogen om te schakelen tussen belangen, deadlines en prioriteiten.
• Ervaring met financiële projectadministratie is gewenst.
• Ervaring met capaciteits- en resourceplanning is een pré.

Responsibilities

• Ondersteunen van projectmanagers bij de organisatie en uitvoering van projecten.
• Organiseren en faciliteren van projectoverleggen, werksessies, bijeenkomsten en stuurgroepen.
• Voorbereiden van overleggen en verzamelen van de benodigde informatie en documenten.
• Opstellen van verslagen en vastleggen van besluiten, afspraken en actiepunten.
• Bewaken en actief opvolgen van acties en gemaakte afspraken.
• Voorbereiden van presentaties, besluitvormingsstukken en andere projectdocumenten.
• Fungeren als aanspreekpunt voor organisatorische en praktische vragen binnen het projectteam.
• Bijhouden van projectplanningen en actuele voortgangsinformatie.
• Ondersteunen bij het monitoren van planning ten opzichte van de realisatie.
• Beheren van actie-, besluiten-, issue- en risicologboeken.
• Verzamelen, controleren en structureren van informatie van projectteamleden en andere betrokkenen.
• Ondersteunen bij het opstellen van voortgangsrapportages.
• Signaleren van afwijkingen, knelpunten, risico’s en afhankelijkheden.
• Bespreekbaar maken van aandachtspunten en bewaken van de opvolging.
• Inzichtelijk maken van de samenhang tussen de verschillende projecten binnen de vastgoedopgave.
• De projectleider blijft verantwoordelijk voor de inhoudelijke aansturing en het succesvol realiseren van het project.

Skills

Projectondersteuning

Projectsecretariaat

Projectbeheersing

Meerdere projecten

Projectplanning

Voortgangsrapportages

Organisatorische vaardigheden

Communicatieve vaardigheden

Proactief

Zelfstandig handelen

Verbinding met stakeholders

Tools

Microsoft 365

Microsoft Teams

Job description

Dienstverband: Detachering (ZZP niet mogelijk)

Salarisindicatie (o.b.v. 28 uur):

(Uitbetaling van toeslagen kan maandelijks of jaarlijks, afhankelijk van jouw voorkeur)

De opdracht

Voor de ondersteuning van een omvangrijke en meerjarige vastgoedopgave zoeken wij een ervaren en proactieve Medewerker Projectsupport.

De vastgoedopgave bestaat uit meerdere projecten die gelijktijdig worden voorbereid en uitgevoerd. Deze projecten bevinden zich in verschillende fasen en kennen uiteenlopende belangen, betrokkenen en afhankelijkheden. Een professionele projectorganisatie, waarin informatie, planning, besluitvorming, financiën en voortgang met elkaar zijn verbonden, is daarom essentieel.

Als Medewerker Projectsupport ondersteun je één of meerdere projectleiders en projectteams. Je brengt structuur aan, creëert overzicht en zorgt ervoor dat projectinformatie, planningen, besluiten en acties zorgvuldig worden vastgelegd en opgevolgd.

Je werkt nauw samen met projectmanagers, de Manager Vastgoed, projectteamleden en verschillende interne en externe stakeholders. Afhankelijk van de projectfase varieert je rol van organisatorische en administratieve ondersteuning tot ondersteuning bij planning, rapportage, financiën, risico’s en projectbeheersing.

Projectorganisatie en ondersteuning

• Ondersteunen van projectmanagers bij de organisatie en uitvoering van projecten;
• Organiseren en faciliteren van projectoverleggen, werksessies, bijeenkomsten en stuurgroepen;
• Voorbereiden van overleggen en verzamelen van de benodigde informatie en documenten;
• Opstellen van verslagen en vastleggen van besluiten, afspraken en actiepunten;
• Bewaken en actief opvolgen van acties en gemaakte afspraken;
• Voorbereiden van presentaties, besluitvormingsstukken en andere projectdocumenten;
• Fungeren als aanspreekpunt voor organisatorische en praktische vragen binnen het projectteam.

Projectbeheersing en voortgang

• Bijhouden van projectplanningen en actuele voortgangsinformatie;
• Ondersteunen bij het monitoren van planning ten opzichte van de realisatie;
• Beheren van actie-, besluiten-, issue- en risicologboeken;
• Verzamelen, controleren en structureren van informatie van projectteamleden en andere betrokkenen;
• Ondersteunen bij het opstellen van voortgangsrapportages;
• Signaleren van afwijkingen, knelpunten, risico’s en afhankelijkheden;
• Bespreekbaar maken van aandachtspunten en bewaken van de opvolging;
• Inzichtelijk maken van de samenhang tussen de verschillende projecten binnen de vastgoedopgave.

Projectinformatie en documentmanagement

• Inrichten en beheren van digitale projectomgevingen, waaronder Microsoft Teams;
• Structureren en beheren van projectdossiers;
• Bewaken van de volledigheid, kwaliteit en actualiteit van projectdocumentatie;
• Zorgen voor een eenduidige en toegankelijke informatievoorziening;
• Beschikbaar stellen van relevante informatie voor projectteams, management en besluitvorming.

Financiële ondersteuning

• Ondersteunen bij het inzichtelijk houden van de financiële stand van projecten;
• Bijhouden van budgetten, prognoses en overige financiële projectinformatie;
• Ondersteunen bij het controleren van facturen en financiële gegevens;
• Signaleren van afwijkingen tussen budget, prognose en realisatie;
• Leveren van input voor periodieke financiële rapportages.

Capaciteits- en resourceplanning

• Ondersteunen bij het plannen en inzichtelijk maken van de benodigde capaciteit;
• Bijhouden en controleren van capaciteitsgegevens;
• Inzichtelijk maken van de inzet en beschikbaarheid van projectteamleden;
• Signaleren van afwijkingen tussen planning, capaciteit, allocatie en gerealiseerde uren;
• Verzamelen en controleren van uren- en capaciteitsinformatie.
• Ondersteunen bij de voorbereiding en inrichting van nieuwe projecten;
• Ondersteunen bij projectstarts, besluitvormingsmomenten en overdrachten;
• Ondersteunen van projectmanagers tijdens de verschillende projectfasen;
• Compleet en overdraagbaar maken van projectdossiers bij afronding;
• Ondersteunen bij evaluaties, eindrapportages en overdrachten;
• Vastleggen en toegankelijk maken van leerpunten voor toekomstige projecten.

Samenwerking en verantwoordelijkheden

De projectleider blijft verantwoordelijk voor de inhoudelijke aansturing en het succesvol realiseren van het project. Vanuit Projectsupport neem je werkzaamheden uit handen die bijdragen aan een efficiënte, professionele en beheersbare projectorganisatie.

De werkzaamheden en prioriteiten worden regelmatig afgestemd met de projectleider. De taakverdeling kan gedurende de opdracht veranderen, afhankelijk van de projectfase en de actuele behoefte. Binnen je eigen verantwoordelijkheid pak je werkzaamheden zelfstandig op, bewaak je de voortgang en denk je actief mee over wat nodig is.

Wie zoeken wij?

Wij zoeken een zelfstandige en gestructureerde professional die gemakkelijk schakelt tussen verschillende projecten, werkzaamheden en stakeholders.

Je bent organisatorisch sterk en kijkt vooruit. Je ziet wat nodig is, stelt gerichte vragen en onderneemt actie wanneer informatie ontbreekt, afspraken niet worden nagekomen of ontwikkelingen extra aandacht vragen.

Je communiceert helder, werkt zorgvuldig en kunt goed omgaan met veranderende prioriteiten. Je bent een stevige en betrouwbare gesprekspartner voor projectmanagers en werkt vanuit een dienstverlenende houding, zonder hun verantwoordelijkheden over te nemen.

Wat breng je mee?

• Minimaal twee jaar relevante ervaring met projectondersteuning, projectsecretariaat, projectbeheersing of een vergelijkbare functie;
• Ervaring met het gelijktijdig ondersteunen van meerdere projecten en/of projectmanagers;
• Ervaring met projectplanning en voortgangsrapportages;
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden;
• Een analytische en nauwkeurige werkwijze;
• Ervaring met Microsoft 365 en digitale samenwerkingsomgevingen, waaronder Microsoft Teams;
• Het vermogen om te werken met verschillende belangen, deadlines en veranderende prioriteiten;
• Ervaring met financiële projectadministratie is gewenst;
• Ervaring met capaciteits- en resourceplanning is een pré.
• Proactief: je neemt initiatief en anticipeert op wat binnen het project nodig is;
• Organisatorisch sterk: je organiseert en bewaakt werkzaamheden, informatie en afspraken;
• Nauwkeurig: je zorgt voor actuele, volledige en betrouwbare projectinformatie;
• Verbindend: je werkt gemakkelijk samen met verschillende disciplines en stakeholders;
• Omgevingsbewust: je hebt oog voor verschillende belangen en herkent wanneer afstemming nodig is;
• Signalerend: je herkent afwijkingen, risico’s en knelpunten en maakt deze tijdig bespreekbaar;
• Flexibel: je schakelt gemakkelijk tussen verschillende projecten, werkzaamheden en prioriteiten;
• Zelfstandig: je pakt werkzaamheden zelfstandig op, bewaakt de voortgang en weet wanneer overleg nodig is.

Jouw meerwaarde

Je zorgt ervoor dat de projectorganisatie professioneel en efficiënt functioneert. Dankzij jouw ondersteuning beschikken projectmanagers over actuele en betrouwbare informatie waarmee zij gericht kunnen sturen op voortgang, financiën, capaciteit, risico’s en resultaten.

Daarmee lever je een directe bijdrage aan een voorspelbare en beheersbare uitvoering van de vastgoedopgave.

Motivatievraag

Beschrijf concreet hoe je voldoet aan de gevraagde ervaring met projectondersteuning.

Geef daarbij één duidelijk voorbeeld van een project waarin je:

• Meerdere werkzaamheden, projecten en/of betrokkenen hebt gecoördineerd;
• Zelfstandig de planning en voortgang hebt bewakt;
• Afwijkingen, risico’s of knelpunten tijdig hebt gesignaleerd;
• Zelf actie hebt ondernomen om deze knelpunten op te lossen of te laten oplossen;
• Projectmanagers hebt voorzien van actuele en betrouwbare stuurinformatie.

Beschrijf bij dit voorbeeld jouw rol, de projectomgeving, de door jou uitgevoerde werkzaamheden, je aanpak en het concrete resultaat.