Medewerker procesondersteuning inkoop

Gemeente Schiedam; Schiedam; On-site; EUR 40,000 - 51,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel Keuzebudget

Reiskostentegemoetkoming

Thuiswerkvergoeding

Laptop en telefoon

ABP-pensioen

Verlofregeling

Opleidingsmogelijkheden

Job summary

Gemeente Schiedam zoekt een Medewerker procesondersteuning inkoop om als schakel te fungeren tussen systemen, processen en besluitvorming binnen de inkoopketen. Je borgt volledigheid, vindbaarheid en controle van dossiers en ondersteunt inkoopadviseurs bij aanbestedingen.

Je signaleert knelpunten, rapporteert proactief en adviseert de inkoopcoördinator over efficiënte, administratieve oplossingen. Het team Juridische Zaken en Inkoop biedt een stabiele, professionele inkooporganisatie.

Qualifications

• Mbo+/hbo werk- en denkniveau.
• Aantoonbare ervaring met procesmatige ondersteuning, dossierbeheer, registraties, rapportages en procesbewaking.
• Aantoonbare affiniteit met inkoop, contractbeheer of aanbestedingen; ervaring in een inkoopteam is een pré.
• Ervaring met digitale registratiesystemen zoals documentmanagementsysteem en contractregister.
• Ervaring binnen een publieke organisatie is een pré.

Responsibilities

• Ondersteunen van aanbestedingstrajecten en bewaken van administratieve en procesmatige afwikkeling.
• Opbouwen, controleren, beheren en archiveren van volledige inkoop- en aanbestedingsdossiers.
• Beheren en updaten van gegevens in aanbestedingsplatform en contractregister.
• Opstellen van overzichten en rapportages over contractlooptijden, verlengingen en inkoopdata.
• Signaleren van afwijkingen en risico’s en hierover rapporteren.
• Voorbereiden en ontsluiten van inkoopdossiers en -data.
• Beheren van formats, sjablonen, werkinstructies en versiebeheer.
• Analyseren van knelpunten en adviseren over procesmatige verbeteringen.

Skills

Procesmatig werken

Administratieve vaardigheden

Analytisch denken

Communicatieve vaardigheden

Inkoop

Contractbeheer

Dossierbeheer

Rapportages

Documentmanagement

Education

MBO+/ HBO niveau

Tools

Documentmanagementsysteem

Contractregister

Aanbestedingsplatform

Job description

Krijg jij er voldoening van als dossiers kloppen, afspraken worden opgevolgd en processen overzichtelijk verlopen? Heb je ervaring met procesmatige ondersteuning en voel je je thuis in de wereld van inkoop, contracten of aanbestedingen? Dan zoeken wij jou als Medewerker procesondersteuning inkoop in Schiedam.

Onze inkooporganisatie is volop in ontwikkeling, en de functie van procesondersteuner ontwikkelt daarin mee. Je bouwt voort op een bestaande basis en draagt actief bij aan het verder professionaliseren van processen, systemen en werkwijzen. Daarbij houd je steeds oog voor de kern van jouw rol: zorgen voor structuur, continuïteit en betrouwbare informatie in de inkoopketen.

Wat ga je doen als Medewerker procesondersteuning inkoop?

Als Medewerker procesondersteuning inkoop ben je een belangrijke schakel tussen systemen, processen, rapportages en besluitvorming. Je draagt direct bij aan de administratieve en procesmatige beheersing van onze inkoopketen. Je zorgt ervoor dat aanbestedingen, contracten, registraties en inkoopdossiers volledig, juist, vindbaar en controleerbaar worden vastgelegd. Daarnaast ondersteun je de inkoopadviseurs bij aanbestedingstrajecten en zorg je ervoor dat zij administratief volledig worden ontzorgd.

Met heldere analyses en rapportages vergroot je het inzicht in de inkoopactiviteiten en de beheersing van onze inkoopresultaten. Je monitort onder meer contractlooptijden en de betrouwbaarheid, vindbaarheid en volledigheid van inkoopdossiers en -data. Je signaleert tijdig knelpunten en risico’s, onderzoekt wat er aan de hand is en rapporteert hierover proactief.

Binnen jouw werkveld heb je bovendien een duidelijke adviesrol. Je adviseert de inkoopcoördinator over passende oplossingen en verbetermogelijkheden. Dit advies gaat niet over de inhoudelijke keuzes binnen een inkoop- of aanbestedingstraject, maar over de manier waarop we onze inkoopactiviteiten administratief en procesmatig zo effectief mogelijk kunnen ondersteunen en beheersen. Dankzij jouw nauwkeurigheid, analytisch vermogen, vakkennis en overzicht help je de organisatie risico’s tijdig te signaleren en de kwaliteit van de inkoopfunctie continu te verbeteren.

Je werkt nauw samen met de inkoopcoördinator, de inkoopadviseurs en je collega-procesondersteuner. Samen met deze collega vorm je een hecht duo. Jullie verdelen de werkzaamheden, stemmen regelmatig af en zorgen samen voor kwaliteit, continuïteit en onderlinge vervanging. Zo zorgen jullie ervoor dat de inkooporganisatie kan vertrouwen op actuele informatie, goed ingerichte processen en een professionele ondersteuning.

Waar werk je concreet aan?

• Ondersteunen van aanbestedingstrajecten en bewaken van administratieve en procesmatige afwikkeling;
• Opbouwen, controleren, beheren en archiveren van volledige inkoop- en aanbestedingsdossiers;
• Beheren en actualiseren van gegevens in het aanbestedingsplatform, het documentmanagementsysteem en het contractregister;
• Opstellen van overzichten en rapportages over en registreren en bijhouden van onder meer contractlooptijden, verlengingen, dossiers en inkoopdata;
• Signaleren van administratieve en procesmatige afwijkingen en risico’s binnen het eigen werkgebied;
• Voorbereiden en ontsluiten van inkoopdossiers en -data;
• Beheren van formats, sjablonen, werkinstructies en versiebeheer;
• Analyseren van knelpunten en adviseren van de inkoopcoördinator over procesmatige en administratieve verbeteringen.
• Je beschikt over mbo+/hbo werk- en denkniveau.
• Je hebt aantoonbare ervaring met procesmatige ondersteuning, waarbij je verantwoordelijk was voor dossierbeheer, registraties, rapportages en procesbewaking.
• Je hebt aantoonbare affiniteit met inkoop, contractbeheer of aanbestedingen. Ervaring binnen een inkoopteam of met inkoop- en contractprocessen is een duidelijke pré.
• Je hebt ervaring met digitale registratiesystemen, zoals een documentmanagementsysteem, contractregister of vergelijkbaar systeem.
• Je hebt ervaring met het signaleren en analyseren van afwijkingen en met het adviseren over verbeteringen binnen jouw eigen werkgebied.
• Ervaring publieke organisatie is een, waarbij ervaring binnen een gemeente een pré is.

Wat breng je mee?

Je werkt gestructureerd en nauwkeurig, maar bent meer dan alleen administratief sterk. Je houdt overzicht, bewaakt afspraken en durft collega’s tijdig aan te spreken wanneer informatie, acties of besluiten ontbreken. Je bent communicatief vaardig, assertief en rolvast. Je weet wanneer je zelfstandig handelt, wanneer je afstemt en wanneer je een afwijking of verbetervoorstel voorlegt aan de inkoopcoördinator.

Je hebt aantoonbare affiniteit met inkopen en aanbesteden en voelt je prettig in een organisatie die in beweging is. Veranderende werkwijzen brengen je niet van je stuk; je helpt juist om nieuwe afspraken werkbaar, duidelijk en beheersbaar te maken. Tegelijkertijd zoek je geen algemene adviesfunctie of tijdelijke opstap. Je kiest bewust voor een uitvoerende, procesmatige expertrol waarin je jouw vakmanschap wilt verdiepen en je voor langere tijd aan het team en deze functie wilt verbinden. Wij zoeken iemand die stabiliteit brengt en duurzaam van betekenis wil zijn binnen deze functie.

Wat bieden wij?

Een inhoudelijk stevige en afwisselende functie op het snijvlak van inkoop, procesbeheersing, administratie en kwaliteitsborging. Je krijgt ruimte om binnen jouw vakgebied verantwoordelijkheid te nemen, verbeteringen voor te stellen en mee te bouwen aan een inkooporganisatie die zich verder ontwikkelt.

Het salaris bedraagt €3.546 tot €4.556 bruto per maand op basis van 36 uur, conform schaal 8 van de cao Gemeenten. De daadwerkelijke inschaling is afhankelijk van relevante kennis en ervaring, met een aanloopschaal op schaal 7. Daarnaast bieden wij onder meer:

• een Individueel Keuzebudget van 17,05% boven op je salaris;
• een reiskostentegemoetkoming per kilometer;
• een thuiswerkvergoeding en een laptop en mobiele telefoon om hybride te werken;
• opbouw van een ABP-pensioen;
• verlofregelingen die aansluiten bij verschillende levensfasen;
• opleidings- en ontwikkelmogelijkheden passend bij de functie.

Over het team

Je komt te werken in het team Juridische Zaken en Inkoop. Dit team bestaat uit zeven vakgroepen die de organisatie ondersteunen bij het handelen volgens relevante wet- en regelgeving. Wij adviseren collega’s, managers en bestuurders en verzorgen onder meer de coördinatie en afhandeling van schades en verzekeringen, bezwaren van burgers en bedrijven en verzoeken in het kader van de Wet open overheid. Daarnaast bieden wij bestuursrechtelijke en inkoopadvisering. Onze gemeenteadvocaat ondersteunt bij privaatrechtelijke vraagstukken.

Binnen de vakgroep Inkoop werken vier inkoopadviseurs, de inkoopcoördinator en twee procesondersteuners samen aan een professionele, rechtmatige en doelmatige inkoopfunctie. We werken nauw samen, vullen elkaar aan en spreken elkaar aan op kwaliteit. Samen zorgen we voor de coördinatie van de inkoopfunctie en bouwen we verder aan een stabiele en professioneel ingerichte inkooporganisatie.

Bijzonderheden

• Na het eerste gesprek kunnen wij, uiteraard in overleg met jou, referenties opvragen bij je huidige en/of eerdere werkgever(s).
• Bij passende sollicitaties kunnen wij de vacature eerder sluiten.