Medewerker Kwaliteit en Informatiebeheer

Gemeente Beek; Amsterdam; Hybrid; EUR 40,000 - 57,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel Keuzebudget 17,05%

ABP pensioen

Flexibele werktijden en thuiswerken

Ontwikkelingskansen

Personeelsvereniging

Job summary

De Gemeente Beek zoekt een medewerker Kwaliteit en Informatiebeheer die zorgt dat gemeentelijke informatie betrouwbaar, compleet en goed vindbaar is. Je adviseert collega’s over informatiebeheer en dossiervorming, bewaakt de kwaliteit en helpt mee de manier van werken te verbeteren.

Je werkt aan inrichting van zaaktypen, bewaartermijnen en vernietiging, draagt bij aan toegankelijkheid en aan de ontwikkeling van onze digitale informatievoorziening.

Qualifications

• Basis in informatiebeheer en bereid om te leren hoe zaken werken.
• Analytisch, zorgvuldig en in staat om collega’s te helpen bij dilemma’s en verbeteringen.
• Kennis van digitalisering, AI en Microsoft 365 is welkom.

Responsibilities

• Advies geven over informatiebeheer en dossiervorming.
• Kwaliteit van zaken en dossiers controleren en verbeterpunten signaleren.
• Meewerken aan inrichting en verbetering van zaaktypen, werkprocessen en werkinstructies.
• Adviseren over bewaartermijnen en het toepassen van de Selectielijst.
• Bijdragen aan duurzame toegankelijkheid en ontwikkeling van de digitale informatievoorziening.

Skills

Zaakgericht werken

Informatiebeheer

Dossiervorming

Regelgeving bewaartermijnen

Selectielijst

Education

MBO+ of HBO

Tools

Microsoft 365

Job description

Functie beschrijving

Als medewerker Kwaliteit en Informatiebeheer help je ervoor te zorgen dat gemeentelijke in-formatie betrouwbaar, compleet en goed vindbaar is.

Voor onze afdeling Bestuurs- en Managementondersteuning

zijn wij op zoek naar een:

• MEDEWERKER KWALITIET EN INFORMATIEBEHEER
• VASTI REGULIER I 1 FTE I SCHAAL 9 I MBO+ of HBO

Onze organisatie
De Gemeente Beek voelt zich als organisatie nauw verbonden met haar omgeving. Samen werken we voor een mooi Beek. Dit doen we door te denken in kansen en mogelijkheden, te zoeken naar verbinding, de kracht van kleinschaligheid slim en bewust te gebruiken, te werken vanuit passie en plezier, en door betrouwbaar, open en transparant te zijn.

De Gemeente Beek heeft een platte organisatie die bestaat uit een directie (de gemeentesecretaris met ondersteuning van de directiesecretaris) en drie afdelingen (Ruimte, Samenleving en Bestuurs- en Managementondersteuning) met elk een eigen afdelingshoofd. Gezamenlijk vormen ze het managementteam.

Wat ga je doen als medewerker Kwaliteit en Informatiebeheer?

Als medewerker Kwaliteit en Informatiebeheer help je ervoor te zorgen dat gemeentelijke informatie betrouwbaar, compleet en goed vindbaar is. Je adviseert collega’s over informatiebeheer en dossiervorming, bewaakt de kwaliteit en helpt mee om onze manier van werken steeds verder te verbeteren.

Je kijkt daarbij verder dan alleen het zaaksysteem. Ook informatie in bijvoorbeeld Microsoft 365 en digitale documenten hoort bij goed informatiebeheer.

Je houdt je onder andere bezig met:

• collega’s adviseren en ondersteunen bij zaakgericht werken, dossiervorming en informatiebeheer;
• de kwaliteit van zaken en dossiers controleren en verbeterpunten signaleren;
• meewerken aan de inrichting en verbetering van zaaktypen, werkprocessen en werkinstructies;
• adviseren over bewaartermijnen en het toepassen van de gemeentelijke Selectielijst en het begeleiden van het vernietigingsproces;
• bijdragen aan duurzame toegankelijkheid en, waar nodig, de overbrenging van informatie;
• meedenken over de verdere ontwikkeling van onze digitale informatievoorziening en informatiebeheer.
• overige voorkomende werkzaamheden, bijvoorbeeld registratie van documenten

De functie is volop in ontwikkeling. Naarmate digitalisering en AI een grotere rol spelen, verandert ook de manier waarop we informatie beheren en controleren. Op termijn kan de functie zich daarnaast ontwikkelen met werkzaamheden op het gebied van functioneel beheer of een keyuserrol.

Meer dan controleren

Kwaliteit controleren is een belangrijk onderdeel van deze functie, maar je bent vooral ook adviseur en verbinder. Je kijkt niet alleen óf iets goed is gedaan, maar vooral ook waarom iets niet goed gaat en hoe we het samen makkelijker en beter kunnen maken.

Een deel van de controles zal in de toekomst waarschijnlijk steeds meer door AI en andere slimme hulpmiddelen worden ondersteund. Daardoor verschuift je rol steeds meer naar het interpreteren van informatie, signaleren van risico’s en verbeteren van processen en dossiervorming.

Je werkt dus niet vanuit een lijst met regels die anderen moeten volgen, maar zoekt samen met collega’s naar oplossingen die zowel kwalitatief goed als praktisch werkbaar zijn.

Functie eisen

Wat vragen wij van jou?
De wereld van gemeentelijk informatiebeheer is breed. We verwachten daarom niet dat je ieder gemeentelijk werkproces, zaaktype of iedere bewaartermijn al kent. Heb je een goede basis in informatiebeheer en vind je het leuk om uit te zoeken hoe iets werkt, verbanden te leggen en collega’s verder te helpen? Dan nodigen we je van harte uit om te reageren.

Je krijgt de ruimte om je kennis verder te ontwikkelen. Juist omdat digitalisering, AI en onze manier van werken volop in beweging zijn, kan ook jij met de functie meegroeien.

We zoeken iemand die zorgvuldig en analytisch werkt én makkelijk contact maakt met collega’s. Je bent nieuwsgierig, stelt vragen en vindt het leuk om samen te zoeken naar oplossingen. Je durft het gesprek aan te gaan als de kwaliteit van een zaak of dossier beter kan. Dat doe je op een open en constructieve manier. Je kijkt daarbij niet alleen naar regels en procedures, maar ook naar wat in de praktijk werkt.

Verder:

• kun je hoofd- en bijzaken goed onderscheiden;
• weet je informatie en regelgeving te vertalen naar duidelijke en praktische adviezen;
• ben je nieuwsgierig naar ontwikkelingen op het gebied van digitalisering, AI en Microsoft 365;
• vind je het leuk om nieuwe kennis op te doen en jezelf verder te ontwikkelen;
• werk je graag samen en neem je verantwoordelijkheid voor een goed resultaat.

Wij bieden

We bieden jou een boeiende werkomgeving met een veelzijdig takenpakket. Het betreft een structurele functie die in het eerste jaar wordt aangegaan met een tijdelijk dienstverband. Bij positief functioneren zal deze worden omgezet in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Het salaris is afhankelijk van jouw opleiding en werkervaring:de functie heeft een functionele schaal 9 tussen € 3.568 en € 5.096 bruto per maand (o.b.v. fulltime aanstelling, parttime naar rato), afhankelijk van de individuele omstandigheden kan plaatsing in aanloopschaal 8 (tussen € 3.246 en € 4.556 bruto per maand) aan de orde zijn.

Verder bieden wij:

• Een Individueel Keuzebudget van 17,05% dat je naar eigen inzicht kunt inzetten
• Een goed pensioen bij ABP
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid om thuis te werken met bijbehorende thuiswerkvergoeding conform Cao Gemeenten
• Volop kansen om je te blijven ontwikkelen.
• Vele activiteiten en momenten om elkaar informeel te treffen. Ook heeft de Gemeente Beek een actieve personeelsvereniging. Wij vinden het dus belangrijk om elkaar regelmatig op kantoor en daarbuiten te ontmoeten.

Kijk op de website van de gemeente Beek voor meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden.

Overige opmerkingen

Waar kom je te werken?
Samen met 120 collega’s werk je er voortdurend aan om onze dienstverlening voor de Beekse inwoners zo optimaal mogelijk te maken. Je kiest voor de Gemeente Beek omdat jij je thuis voelt in een informele organisatie met generalisten die zich graag inzetten voor onze compacte, onafhankelijke gemeente. Binnen jouw rol ben je breed inzetbaar en zoek je doorlopend naar kansen en verbeteringen ten gunste van onze Beekse samenleving. Wij werken via korte lijntjes. Samenwerking, nieuwsgierigheid en energie staan hoog bij ons in het vaandel. Je krijgt van ons ruimte en de vrijheid om jouw rol in te vullen. Tegelijkertijd weet je daarbinnen de juiste prioriteiten te stellen met oog voor de belangen die je dient.

Bij de afdeling Bestuurs- en Managementondersteuning werken 45 collega’s. De afdeling bestaat uit diverse disciplines die verder kunnen worden onderverdeeld in 4 clusters: team Advies, team Informatiemanagement, team Administraties en team Ondersteuning. Het team Informatiemanagement bestaat uit 13 medewerkers.

Het bedrijf

De Gemeente Beek voelt zich als organisatie nauw verbonden met haar omgeving. Samen werken we voor een mooi Beek. Dit doen we door te denken in kansen en mogelijkheden, te zoeken naar verbinding, de kracht van kleinschaligheid slim en bewust te gebruiken, te werken vanuit passie en plezier, en door betrouwbaar, open en transparant te zijn.

De Gemeente Beek heeft een platte organisatie die bestaat uit een directie (de gemeentesecretaris en directiesecretaris) en drie afdelingen (Ruimte, Samenleving en Bestuurs- en Managementondersteuning) met elk een eigen afdelingshoofd. Gezamenlijk vormen ze het managementteam.