Medewerker Informatiebeheer (Archief)

Werken bij de SWO; Netherlands; Remote; EUR 41,000 - 49,000; Full time

Job summary

Werken bij de SWO zoekt een gestructureerde Archiefmedewerker die bijdraagt aan een toegankelijk archief, digitaal en analoog. Je werkt aan dagelijkse administratieve taken, beheert dossiers en zorgt voor kwaliteitscontroles volgens relevante wet- en regelgeving.

Je bewaakt dossierafhandeling, voert mutaties uit en registreert data in het systeem terwijl je openstaat voor nieuwe ontwikkelingen en bijdraagt aan een betrouwbare informatievoorziening voor inwoners en collega’s.

Qualifications

• MBO werk- en denkniveau is vereist.
• SOD1 en/of SOD2 diploma (of vergelijkbaar) of bereidheid dit te volgen.
• Kennis van analytische/ digitale/ analoge archivering is gewenst.
• Bekendheid met het zaaksysteem Decos Join.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Responsibilities

• Zorg voor opschonen, selecteren, inventariseren en vernietiging van het archief.
• Verricht mutaties en leg benodigde gegevens in het geautomatiseerde systeem vast.
• Voer onder supervisie systematische controles van stukken uit.
• Lever op aanvraag dossiers uit het archief en berg deze netjes op.
• Ondersteun collega's bij zoekvragen en volg ontwikkelingen in het vakgebied.

Skills

Teamwork

Nauwkeurig

Prioriteiten stellen

Zelfstandig kunnen werken

Education

MBO werk- en denkniveau

SOD1/SOD2 diploma of vergelijkbaar

Tools

Decos Join

Job description

Ben jij een gestructureerde en gemotiveerde archiefliefhebber? Wil je graag bijdragen aan het toegankelijk maken van ons rijke archief? Dan hebben wij een uitdagende functie voor jou!

Het team Informatiebeheer is onderdeel van het netwerk Informatie van de samenwerkingsorganisatie (SWO). Voor zowel de gemeente Hoogeveen als voor de gemeente De Wolden leveren we maatwerk. Bouw mee aan de toekomst van stad én platteland.

De organisatie bestaat vanaf 1 januari 2025 uit een tweehoofdige directie, vijf netwerken (Concern, Informatie, Bestuur, Sociaal en Openbare Ruimte) en daarbinnen diverse teams. Vanaf dat moment gaat de SWO werken vanuit een nieuwe sturingsfilosofie. Daarin staan, vanuit onze kernwaarden Vertrouwen, Verbinding en Eigenaarschap (VVE), aandacht voor de mens en sturen op resultaat centraal.

Als Archiefmedewerker ben je onderdeel van ons enthousiaste team Archief. Samen zorgen we ervoor dat ons archief vindbaar en toegankelijk is voor iedereen zowel digitaal en analoog. Jouw taken omvatten het uitvoeren van dagelijkse administratieve werkzaamheden die bijdragen aan een goed functionerend archief. Zowel het beheer van digitale als fysieke papieren dossiers behoort tot jouw verantwoordelijkheid.

Je werkt binnen de kaders van relevante wetgeving, zoals de Archiefwet, het archiefbesluit, de archiefregeling, de Wet open overheid en de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Daarnaast ben je betrokken bij het uitvoeren van kwaliteitscontroles, het afsluiten van dossiers en het ondersteunen van collega's bij zoekvragen.

• Zorg je voor het opschonen, selecteren, inventariseren en vernietiging van het archief;
• Verricht je mutaties en leg je de nodige gegevens in het geautomatiseerde systeem vast;
• Onder supervisie voer je systematische controles van stukken uit;
• Je levert op aanvraag dossiers uit het archief en bergt deze ook weer netjes op;
• Je staat open voor nieuwe ontwikkelingen in het vakgebied;
• Kennis van digitale informatieverwerking;
• Je bent bereid om op verschillende locaties te werken;
• Je begeleid bezoekers die onderzoek verrichten in het Oud-Archief.

Werken vanuit waarden

Bij de SWO werken we vanuit drie kernwaarden:

• Vertrouwen;
• Eigenaarschap.

Wat vragen wij?

• mbo werk- en denkniveau
• SOD1 en/of SOD2 diploma (of vergelijkbaar) of je bent bereid om deze opleiding te volgen;
• Ervaring als archiefmedewerker bij gemeentelijke archieven;
• Kennis van ‘ouderwets’ (analoog) archiveren en /of het ‘nieuwe’ (digitale) archiveren;
• Bekendheid met het zaaksysteem Decos Join;
• Een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Een dienstverlenende instelling, je kunt prioriteiten stellen en bent nauwkeurig;
• Je vindt het leuk om in teamverband te werken en je kunt ook goed zelfstandig werken;
• Je vindt het leuk om nieuwe ontwikkelingen in het vakgebied te volgen.

Jouw toekomstige collega's

Het team Archief bestaat uit 5 collega's en valt in het team Informatiebeheer. Het totale team bestaat uit 17 collega’s. Wij staan voor elkaar en er is een goede werksfeer in het team. Een goede open samenwerking niet alleen binnen het team, maar ook in de organisatie met je andere collega’s staat bij ons voorop. Samen met jou willen we verder bouwen aan onze informatievoorziening want als medewerker informatiebeheer ben je ook verantwoordelijkheid om informatie en archiefstukken correct en secuur te registeren en te digitaliseren.

Wat bieden wij?

Wij bieden een prettige werksfeer in een team van enthousiaste gedreven professionals, waarbij kwaliteit voorop staat. De functie is ingedeeld in schaal 7 (max. bruto €4015,- per maand bij een fulltime dienstverband, salarispeil januari 2026). Je wordt ingeschaald op basis van je ervaring. Er kan een aanloopschaal van toepassing zijn indien je nog geen ervaring hebt.

Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van een jaar met de intentie die bij goed functioneren om te zetten naar een vaste arbeidsovereenkomst.

Overige informatie

Wil je voorafgaand aan jouw sollicitatie meer weten over deze vacature? Neem dan contact op met:Peter Keizer(Teamleider) via 06-38990394 of via [e-mail] en Ruben Schortinghuis (adviseur team Informatiebeheer) via 06-18538235 of via [e-mail]. Zij willen jou graag geheel vrijblijvend tijdens een kopje koffie meer vertellen over deze functie en je toekomstige collega's. Ook vrijblijvend de sfeer proeven op de afdeling behoort tot de mogelijkheden.

Informatie over de sollicitatieprocedure kun je krijgen van een van onze collega's van recruitment via [e-mail]

Kijk voor meer informatie over de SWO als werkgever hier .

De sollicitatiegesprekken worden in overleg met jou ingepland.

Het maakt ons niet uit waar je geboren bent, waar je in gelooft en van wie je houdt. We zijn nieuwsgierig naar jouw talent en hoe jij het verschil maakt voor onze inwoners.