Medewerker Hospitality & Events

Uva; Netherlands; On-site; EUR 36,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Ruime verlofregeling

Eindejaarsuitkering

Goede pensioenvoorziening

Job summary

UvA zoekt een Hospitality & Events medewerker voor backoffice-ondersteuning bij de museumwinkel, ticketing en publieksservice. Je zorgt voor overzicht, structuur en betrouwbare rapportages op basis van voorraad en omzet.

Je werkt nauw samen met de teamleider Hospitality & Events en dutymanagers. Vereist is nauwkeurigheid en proactieve werkwijze, met affiniteit voor musea en publieksdiensten.

Qualifications

• Vereist mbo+/hbo werk- en denkniveau in relevante richting.
• Aantoonbare vaardigheid in data- en omzetrapportages.
• Vaardigheid met Excel en digitale systemen en duidelijke data-structurering.

Responsibilities

• Beheer winkel- en voorraadadministratie; controleer voorraadverschillen en stel overzichten op.
• Stel wekelijkse en maandelijkse omzet-, verkoop- en bezoekersrapportages op en analyseer trends.
• Behandel administratieve processen rondom winkel, kassa en ticketing; verwerkingen en inkomstenregistraties.
• Beheer backoffice met artikelgegevens, leveranciersdata en rapportages.
• Signaleer knelpunten en verbeterpunten en ondersteun dutymanagers en teamleider.

Skills

Analytisch vermogen

Organisatietalent

Nauwkeurigheid

Samenwerken

Education

MBO+/HBO werk- en denkniveau

Tools

Excel

Job description

Kom werken bij het Allard Pierson

Het Allard Pierson is het museum en kennisinstituut voor de erfgoedcollecties van de Universiteit van Amsterdam. We maken bijzondere collecties toegankelijk voor een breed publiek, voor onderwijs en onderzoek. Het team AP Publieksbegeleiders draagt bij aan een gastvrije bezoekerservaring, onder meer via publieksservice, museumwinkel, horeca en evenementen.

Houd jij van cijfers, structurering en het opstellen van rapportages? Ben je zorgvuldig en is Excel voor jou een peulenschil? Als Medewerker Hospitality & Events zorg je voor een goed georganiseerde backoffice rond de museumwinkel, ticketing en bezoekersadministratie. Je brengt structuur aan in data en rapportage, bewaakt de voorraadadministratie en ondersteunt de Teamleider Hospitality & Events met betrouwbare rapportages en heldere overzichten.

De dagelijkse personele aansturing van publieksmedewerkers en dutymanagers ligt bij de teamleider Hospitality & Events. De praktische winkelwerkzaamheden worden uitgevoerd door publieksmedewerkers en dutymanagers. Jij controleert en ondersteunt deze processen vanuit de backoffice.

Dit ga je doen

Je zorgt voor overzicht, continuïteit en een zorgvuldige administratieve afhandeling van processen rond de museumwinkel, kassa en publieksservice. Je werkt nauw samen met de teamleider Hospitality & Events en de dutymanagers. Je:

• beheert de winkel- en voorraadadministratie, controleert voorraadverschillen en stelt bestelling, voorraadwaardes en overzichten van voorraadtekorten op;
• stelt wekelijkse en maandelijkse omzet-, verkoop- en bezoekersrapportages op voor onder meer de museumwinkel, Espressobar en tentoonstellingen en maakt trends en afwijkingen inzichtelijk;
• verzorgt de administratieve afhandeling van winkel-, kassa- en ticketingprocessen, waaronder interne verrekeningen, facturen, terugboekingen, omzetregistraties en bezoekersaantallen;
• beheert en structureert de backoffice, inclusief artikelgegevens, productinformatie, leveranciersgegevens, pakbonnen, facturen, rapportages en bestaande werkinstructies;
• bewaakt de uitvoering van winkel- en onlineverkoopprocessen, stemt af met dutymanagers en medewerkers van andere afdelingen en signaleert tijdig knelpunten en verbeterpunten.

Dit vragen we

Voor deze functie zoeken we iemand met:

• mbo+/hbo werk- en denkniveau, bijvoorbeeld in retailmanagement, bedrijfsvoering, administratie, commerciële economie of een vergelijkbare richting;
• ervaring met administratieve processen, voorraadbeheer, omzetrapportages of financiële verwerking;
• aantoonbare vaardigheid in het werken met Excel en andere digitale systemen, en het vermogen om gegevens overzichtelijk te structureren;
• een nauwkeurige, zelfstandige en proactieve werkwijze, met oog voor detail én voor het grotere proces;
• goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal;
• affiniteit met museumbezoek, publieksservice, retail of culturele instellingen.

Het bezit van een BHV diploma of bereidheid om dit op korte termijn te halen en ervaring met kassasystemen, ticketingsoftware, online verkoopkanalen of het werken met voorraad- en artikeladministratie zijn een pre.

Onze kernwaarden (open, professioneel, vooruitstrevend) en kerncompetenties (klantgericht, samenwerken, leervermogen) zijn het fundament onder onze dienstverlening. Daarnaast beschik je voor deze functie over de volgende competenties:

• analytisch vermogen;
• organisatietalent;
• nauwkeurigheid;
• samenwerken;
• probleemoplossend vermogen.

Dit bieden we jou

Voor deze functie bieden we een tijdelijk dienstverband van 38 uur per week, voor de duur van een zwangerschapsvervanging. De precieze startdatum wordt in overleg vastgesteld, het dienstverband duurt tot 1 februari 2027. De functie kent een proeftijd van twee maanden. Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, €3.202 tot €4.159 bruto per maand op basis van een volledige werkweek van 38 uur. Dit is exclusief 8% vakantie- en 8.3% eindejaarsuitkering. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing. De UvA biedt een uitgebreid pakket aan arbeidsvoorwaarden waaronder een ruime verlofregeling, een eindejaarsuitkering en een goede pensioenvoorziening.

In dit team ga je werken

Je werkt binnen het team AP Publieksmedewerkers van het Allard Pierson. Dit team is verantwoordelijk voor een gastvrije, professionele en goed georganiseerde ontvangst van bezoekers, onder meer via publieksservice, de museumwinkel, horeca en evenementen.

In deze functie werk je direct samen met de teamleider Hospitality & Events. Je hebt daarnaast nauw contact met dutymanagers, die de dagelijkse dienstverlening en praktische winkelwerkzaamheden op de vloer uitvoeren. Jij ondersteunt hen met heldere informatie en een betrouwbare administratie.

De Bibliotheek UvA/HvA is een inspirerende en gastvrije studie-, onderzoeks- en ontmoetingsplek voor studenten, onderzoekers en docenten, off- en online. Wij ondersteunen onderwijs en onderzoek voor de Universiteit van Amsterdam en de Hogeschool van Amsterdam en geven onze gebruikers hulp op maat om in het uitgebreide aanbod van informatie de juiste bronnen te vinden voor toepassing in onderwijs en onderzoek. Het Allard Pierson, als onderdeel van de Bibliotheek, beheert de erfgoedcollecties van de UvA en stelt deze collecties beschikbaar voor onderwijs en onderzoek, en presenteert ze aan een breder publiek.

Wij brengen ‘kennis verder’ en helpen de kwaliteit van het hoger onderwijs in Amsterdam te verbeteren en dragen zo bij aan het studiesucces van onze studenten. Hier kun je meer lezen overwerken bij de Bibliotheek.

Wil je meer weten of heb je een vraag? Neem dan contact op met Kinjo Lekatompessy, Teamleider Hospitality & Events, via [e-mail] of [phone].