Functioneel beheerder (niveau 3)

Leiden University; Leiden; Hybrid; EUR 39,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Thuiswerkvergoeding (dag- en internet)

Laptop en smartphone studenten-univers

Reiskostenvergoeding OV

Hybride werken mogelijk

Pensioenregeling ABP

Job summary

Universiteit Leiden zoekt een Functioneel Beheerder voor de SSA van de Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen. Je beheert uSis en optimaliseert studievoortgang en cijferverwerking, terwijl je samenwerkt met SSA, onderwijsinstituten en IS SC.

Je levert advies, analyseert wensen en implementeert duurzame oplossingen. De positie biedt een professionele werkomgeving, haalbare hybride opties binnen Nederland en ruimte voor ontwikkeling en scholing.

Qualifications

• HBO-niveau met analytisch denkvermogen.
• Ervaring met functioneel beheer van administratieve informatiesystemen.
• Bij voorkeur ervaring met uSis of vergelijkbaar studentinformatiesysteem.
• Kennis van onderwijs- en studentadministratieve processen.
• Ervaring met testen, implementeren en documenteren van systeemwijzigingen.
• Proactieve werkhouding en organisatorisch inzicht.
• Goede communicatieve vaardigheden en het vermogen verschillende belangen te verbinden.

Responsibilities

• Functioneel beheer en optimalisatie van uSis en aanverwante systemen.
• Beheren van processen rondom cijferverwerking, resultatenregistratie en studievoortgang.
• Signaleren en oplossen van functionele vraagstukken en incidenten.
• Adviseren over en implementeren van proces- en systeemverbeteringen.
• Inventariseren van gebruikerswensen en vertalen naar praktische oplossingen.
• Testen van nieuwe functionaliteiten, releases en systeemwijzigingen.
• Ondersteunen van collega’s bij gebruik van uSis en aanverwante systemen.
• Deelnemen aan projecten voor professionalisering van informatievoorziening.

Skills

HBO-denkniveau

Functioneel beheer

uSis-ervaring

Onderwijs- en studentadministratie

Systeemwijzigingen testen

Proactieve werkhouding

Goede communicatieve vaardigheden

Education

HBO-niveau

Tools

uSis

Job description

De uitdaging

Wil jij een sleutelrol spelen in het optimaal ondersteunen van studenten, docenten en collega's? Heb jij oog voor processen en systemen en krijg je energie van samenwerken, verbeteren en verbinden? Dan maken we graag kennis met je.

De uitdaging

Wil jij een sleutelrol spelen in het optimaal ondersteunen van studenten, docenten en collega's? Heb jij oog voor processen en systemen en krijg je energie van samenwerken, verbeteren en verbinden? Dan maken we graag kennis met je. Binnen de Student Services Administration (SSA) van de Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen zoeken wij een Functioneel Beheerder (niveau 3). In deze functie ben je verantwoordelijk voor het functioneel beheer van uSis en de administratieve processen die daarbij horen. Je zorgt ervoor dat onze studentadministratie betrouwbaar, efficiënt en toekomstbestendig blijft en levert daarmee een directe bijdrage aan de kwaliteit van het onderwijs.

Dit ga je doen

Als Functioneel Beheerder ben je verantwoordelijk voor het functioneel beheer en de optimalisatie van uSis, de resultatenadministratie en de processen rondom studievoortgang. Je zorgt ervoor dat systemen en werkprocessen goed functioneren en dat gebruikers optimaal worden ondersteund.

Je vervult een verbindende rol tussen de SSA, de onderwijsinstituten, het IT Shared Service Center (ISSC) en andere interne stakeholders. Je inventariseert wensen en behoeften vanuit de praktijk, vertaalt deze naar passende oplossingen en draagt actief bij aan de verbetering en professionalisering van de dienstverlening.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het uitvoeren van functioneel beheer van uSis en aanverwante studentinformatiesystemen.
• Het beheren, analyseren en optimaliseren van processen rondom cijferverwerking, resultatenregistratie en studievoortgang.
• Het signaleren, analyseren en oplossen van functionele vraagstukken en incidenten.
• Het adviseren over en implementeren van verbeteringen in werkprocessen en systeeminrichting.
• Het inventariseren van gebruikerswensen en vertalen hiervan naar praktische, duurzame oplossingen.
• Het testen van nieuwe functionaliteiten, releases en systeemwijzigingen.
• Het ondersteunen en adviseren van collega's bij het gebruik van uSis en aanverwante systemen.
• Het deelnemen aan projecten gericht op de verdere professionalisering van de informatievoorziening en studentadministratie.

Hier ga je werken

Je wordt onderdeel van de afdeling Science Studenten en Onderwijszaken (SOSZ) van de Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen.

Wij zijn een hecht, betrokken en resultaatgericht team waarin collega's graag voor elkaar klaarstaan. We werken met veel enthousiasme aan een optimale dienstverlening voor onze studenten en opleidingen. Daarbij vinden we het belangrijk dat iedereen eigenaarschap neemt, initiatief toont en samen verantwoordelijkheid draagt voor het behalen van resultaten.

Onze faculteit is volop in ontwikkeling. Dat betekent dat er veel ruimte is om jezelf verder te ontwikkelen en mee te bouwen aan de toekomst van onze afdeling. Of het nu gaat om procesverbeteringen, digitalisering of samenwerking: jouw ideeën en expertise maken het verschil.

Dit breng je mee

Je bent analytisch, communicatief sterk en krijgt energie van het verbeteren van processen, systemen en dienstverlening. Je weet gemakkelijk verbinding te maken met verschillende gesprekspartners en kunt complexe vraagstukken vertalen naar heldere, praktische en duurzame oplossingen.

Daarnaast beschik je over:

• Hbo-werk- en -denkniveau.
• Ervaring met functioneel beheer van administratieve informatiesystemen.
• Bij voorkeur ervaring met uSis of een vergelijkbaar studentinformatiesysteem.
• Kennis van of affiniteit met onderwijs- en studentadministratieve processen.
• Ervaring met het testen, implementeren en documenteren van systeemwijzigingen.
• Een proactieve werkhouding, analytisch vermogen en organisatorisch inzicht.
• Goede communicatieve vaardigheden en het vermogen om verschillende belangen met elkaar te verbinden.

Herken je jezelf in dit profiel? Ook als je niet aan alle eisen voldoet, maar wel denkt dat deze functie bij je past, nodigen we je van harte uit om te solliciteren!

Dit bieden we je

We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op een steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad of in het bruisende stadscentrum in Den Haag. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris tussen €3537 - €4673,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (Schaal 08);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Volledige vergoeding van reiskosten met OV voor woon-werkreizen.
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement en fietsregeling;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop en een mobiele telefoon van de universiteit tot je beschikking.

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

Waarom kiezen voor SOSZ?

Bij SOSZ geloven we dat goede dienstverlening begint bij betrokken collega's. We werken hard, maar vinden plezier in ons werk minstens zo belangrijk. We helpen elkaar, delen kennis en vieren successen samen. Tegelijkertijd zijn we ambitieus: we willen onze dienstverlening continu verbeteren en bouwen samen aan een toekomstbestendige studentadministratie. Onze Feestcommissie zet zich in voor leuke en afwisselende teamactiviteiten om het plezier in het werk vast te houden en je collega’s in gezellige sferen nog beter te leren kennen.

Bij ons krijg je niet alleen de ruimte om jezelf verder te ontwikkelen, maar ook om echt invloed uit te oefenen. Goede ideeën verdwijnen niet in een la; we moedigen initiatief aan en geven collega's de ruimte om verbeteringen zelf vorm te geven. Zo maken we samen iedere dag het verschil voor onze studenten, opleidingen en collega's.

Dit vinden wij belangrijk

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. We streven ernaar om een open gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Een inclusieve academische omgeving waarin studenten en medewerkers hun ervaringenen opvattingen kunnen delen, zien we als essentieel voor de ontwikkeling van talenten.

Je woont en bent officieel ingeschreven als inwoner van Nederland of bent bereid te verhuizen zodra je de functie aanvaardt.

Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Docenten die Engelstalige vakken verzorgen beschikken over een Engels taalniveau dat minimaal overeenkomt met niveau C1. Van internationale docenten die in het Nederlands doceren wordt niveau C1 verwacht. Van andere medewerkers wordt minimaal een passieve kennis van het Nederlands verwacht.

De Universiteit Leiden verwacht dat docenten de Basiskwalificatie Onderwijs (BKO) halen. Als de nieuwe medewerker deze kwalificatie of het equivalent daarvan nog niet bezit, moet deze bereid zijn deze kwalificatie binnen twee jaar te behalen.