Medewerker bestuurssecretariaat

Werken in Gelderland; Harderwijk; Sur place; EUR 32 000 - 45 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

IKB 17,05%

Thuiswerkmogelijkheden

Reiskostenvergoeding

Résumé du poste

Gemeente Harderwijk zoekt een veelzijdige medewerker Bestuurssecretariaat die wethouders in een duobaan ondersteunt en als achtervang fungeert voor B&W-agenda en Kabinetszaken. Je werkt binnen het team Bestuur & Organisatie met ruim 40 collega's.

Je houdt structuur in een hectische bestuurlijke omgeving en draagt bij aan het voorbereiden en afhandelen van bestuurlijke besluitvorming. Een mbo-diploma secretarieel en minimaal 2 jaar secretariaatswerk zijn vereist; beschikbaarheid op woensdag tot

Qualifications

• Een afgeronde mbo-opleiding (secretarieel).
• Tenminste 2 jaar werkervaring op een secretariaat, bij voorkeur binnen een gemeentelijke organisatie.
• Passie voor bestuursondersteuning en besluitvormingsprocessen.
• Affiniteit met Kabinetszaken, representatie en protocol.
• De vaardigheid om in een hectische omgeving overzicht te bewaren en prioriteiten te stellen.
• Het vermogen om goed zelfstandig te werken en sterk in teamverband te werken.
• Beschikbaarheid op bij voorkeur woensdag, donderdag en vrijdag.

Responsabilités

• Agendabeheer en e-mailbeheer voor de bestuurder, inclusief afspraken.
• Telefoonbehandeling en algemene informatie verstrekken.
• Het organisatorisch en administratief voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten, plus het uitzetten en bewaken van afspraken, meldingen en actiepunten in de organisatie.
• Achtervang bij het voorbereiden en afhandelen van bestuurlijke besluitvorming van het college van B&W. Juiste digitale verwerking van de collegestukken. Opstellen van de B&W-agenda en besluitenlijst.
• Achtervang en ondersteuning bieden tijdens piekmomenten bij Kabinetszaken, representatie en protocol.

Connaissances

Communicatieve vaardigheden

Discretie

Teamspeler

Formation

MBO Secretarieel

Description du poste

Wij zijn op zoek naar een veelzijdige medewerker Bestuurssecretariaat. Je ondersteunt wethouders in een duobaan en bent achtervang voor B&W-agenda en Kabinetszaken. Je hebt een cruciale rol in het voorbereiden en afhandelen van bestuurlijke besluitvorming.

Hier ga je werken

Je gaat werken binnen het team Bestuur & Organisatie, daar werken ruim 40 collega’s. Met elkaar zetten zij zich in om het bestuur en de organisatie van de gemeente Harderwijk te ondersteunen en te adviseren. Het secretariaat en bestuursondersteuning vallen onder het team B&O. Harderwijk is een ondernemende gemeente met een open en menselijk karakter waar men op een ontspannen wijze kan wonen, werken en genieten. Hiervoor wil de gemeente Harderwijk zich dan ook samen met haar medewerkers volledig inzetten. Dit doen we met een 'kleinere' en flexibele overheid, waardoor we onze inwoners faciliteren in plaats van reguleren. Samenwerken en netwerken met de inwoners staat centraal.

Alles draait bij ons om samenwerken. Samen met collega’s, aannemers, bedrijven, inwoners en ondernemers bereik je immers meer dan alleen. Ook gemeentelijke organisaties kunnen meer bereiken als ze onderling de verbinding zoeken.

Meer informatie over werken bij de gemeente Harderwijk.

Dit ga je doen

Je gaat werken binnen het team Bestuur & Organisatie. Met elkaar zetten jullie je in om het college optimaal te ondersteunen. In jouw rol ben je verantwoordelijk voor de algemene secretariële dienstverlening aan de leden van het college. Omdat je deze functie in een duobaan vervult, werk je nauw samen met je directe collega; jullie vullen elkaar aan, stemmen werkzaamheden doorlopend af en zorgen samen voor een naadloze ondersteuning.

Jouw concrete takenpakket bestaat uit:

• Agendabeheer en e-mailbeheer voor de bestuurder, inclusief het maken van afspraken.
• Telefoonbehandeling, boodschappen aannemen en algemene informatie verstrekken.
• Het organisatorisch en administratief voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten, plus het uitzetten en bewaken van afspraken, meldingen en actiepunten in de organisatie.
• Achtervang bij het voorbereiden en afhandelen van bestuurlijke besluitvorming van het college van B&W. Juiste digitale verwerking van de collegestukken. Opstellen van de B&W-agenda en besluitenlijst.
• Achtervang en ondersteuning bieden tijdens piekmomenten bij Kabinetszaken, representatie en protocol.

Jouw talenten

Met jouw communicatieve vaardigheden, discretie en gezonde dosis humor houd je moeiteloos het overzicht in een hectische bestuurlijke omgeving. Dankzij jouw betrouwbare, loyale en zorgvuldige werkwijze ben je een onmisbare steun voor de bestuurders en het team.

Juist die eigenschappen maken jou tot een goede medewerker Bestuurssecretariaat, zeker in combinatie met:

• Een afgeronde mbo-opleiding (secretarieel).
• Tenminste 2 jaar werkervaring op een secretariaat, bij voorkeur binnen een gemeentelijke organisatie.
• Passie voor het vakgebied van bestuursondersteuning, B&W-agenda's en het besluitvormingsproces.
• Affiniteit met Kabinetszaken, representatie en protocol.
• De vaardigheid om in een hectische omgeving overzicht te bewaren en scherp te prioriteren.
• Het vermogen om goed zelfstandig te werken en sterke verbindende kracht in teamverband.
• Beschikbaarheid op bij voorkeur woensdag, donderdag en vrijdag.

Dit krijg je van ons

Afhankelijk van opleiding en ervaring een salaris minimaal € 2.875 en maximaal € 4.065 bruto per maand op basis van 36 uur per week.

Daarnaast kent Gemeente Harderwijk ook nog uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden:

• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05%, dat is opgebouwd uit onder andere een eindejaarsuitkering en vakantiegeld. Naast dat je dit kan laten uitbetalen kan je ook gebruik maken van een fiscaal voordeel door gebruik te maken van bijvoorbeeld ons fietsplan of jouw sportabonnement.
• Plaats- en tijdonafhankelijk werken en daarnaast ook goede thuiswerk voorzieningen.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,25 per km (max. 40 km enkele reis, mogelijkheid om fiscaal uit te ruilen met je IKB) of je volledige reiskosten als je met het ov reist.
• Een uitstekende pensioenopbouw bij ABP inclusief een extra vangnet bij overlijden en arbeidsongeschiktheid. Een geruststellende gedachte, mocht je hier ooit mee te maken krijgen.

Bekijk alle arbeidsvoorwaarden.

Vragen over de inhoud van de vacature stel je aan onze vacaturehouder Koen Kokkeler via 0341-411340. Onze HR adviseur Remy van den Dool beantwoordt graag vragen over de sollicitatieprocedure via 085-1108247.

Voor elke medewerker die bij ons komt werken vragen wij een Verklaring Omtrent het Gedrag aan (VOG). Hierin maken wij onderscheid tussen een VOG en een VOG-P (Verklaring Omtrent het Gedrag-Politiegegevens). Het is afhankelijk van de functie, welke VOG van toepassing is.