Medewerker Bedrijfsbureau

Hekeltje; Alkmaar; Remote; EUR 36,000 - 54,000; Full time

Job summary

Hekeltje zoekt een Medewerker Bedrijfsbureau om klantwensen om te zetten in concrete, uitvoerbare planningen. Je verzorgt werkvoorbereiding, planning en systeembewerking zodat Sales, Uitvoering en Administratie betrouwbare informatie hebben en processen soepel verlopen.

Je coördineert met Sales, Coördinator Bedrijfsbureau en Logistiek om zorg te dragen voor uitvoerbare planningen en adequate aanwezigheid van middelen, inclusief transport en materiaal.

Qualifications

• Verantwoordelijk voor vertalen van klantwens naar operationele planning.
• Administratief sterk en systeemgericht werkvoorbereiding.
• Kennis van planning, middelen en personeelsinzet.
• In staat om klantafspraken te vertalen naar uitvoeringswerkzaamheden.

Responsibilities

• Vertalen van verkooporders en klantafspraken naar concrete planning.
• Plannen van ploegen en benodigde middelen op basis van projectinhoud en beschikbaarheid.
• Zorgen voor correcte werkvoorbereiding en tijdige systeemplanning.
• Bewaken dat output (werkbonnen, planningen, transportlijsten) actueel is.

Skills

Planning

Systeemverwerking

Logistiek

Klantafspraken

Communicatie

Education

MBO niveau 4 (Bedrijfsbureau/Logistiek/Planning/Administratie)

Job description

Het bedrijfsbureau vormt de schakel tussen sales en de uitvoering. Vanuit klantopdrachten en verkoopafspraken vertaalt het bedrijfsbureau de klantwens naar een haalbare, veilige en efficiënte operationele planning, met als doel een succesvolle en foutloze realisatie van projecten.

Wat ga je doen als Medewerker Bedrijfsbureau?

De medewerker bedrijfsbureau ondersteunt het Bedrijfsbureau bij het vertalen van de klantwens naar een concrete en uitvoerbare planning. De functie draagt zorg voor een correcte werkvoorbereiding, planning, systeemverwerking en controle achteraf, zodat Sales, Uitvoering en Administratie beschikken over betrouwbare informatie en processen soepel verlopen.

Werkvoorbereiding & Planning

• Vertalen van verkooporders en klantafspraken naar een concrete operationele planning.
• Plannen van tentbouwploegen op basis van projectinhoud, capaciteit en beschikbaarheid.
• Plannen en reserveren van benodigde middelen, waaronder:
  • Transportmiddelen;
  • Hulpmiddelen zoals hoogwerkers, heftrucks en overige equipment;
  • Overige operationele voorzieningen.
• Afstemmen met Sales, Coördinator Bedrijfsbureau, Logistiek en Uitvoering om te borgen dat de planning uitvoerbaar en compleet is.

Systeemverwerking

• Correct, volledig en tijdig verwerken van alle relevante project-, planning- en klantinformatie in de gebruikte systemen.
• Zorgen dat wijzigingen vanuit Sales of Uitvoering juist worden doorgevoerd.
• Bewaken van datakwaliteit en signaleren van afwijkingen of ontbrekende informatie.

Output ten behoeve van uitvoering

• Verzorgen van duidelijke en actuele output uit systemen, zoals:
  • Werkbonnen;
  • Personeels- en materieelplanningen;
  • Transport- en materiaallijsten.
• Waarborgen dat uitvoerende teams beschikken over de juiste informatie om werkzaamheden conform klantafspraak uit te voeren.

Controle, nacalculatie & urenverwerking

• Controleren of projecten conform planning zijn uitgevoerd (nacalculatie).
• Bewaken dat alle werkbonnen, transportbonnen en overige documenten volledig en correct retour worden ontvangen.
• Verwerken en controleren van alle gewerkte uren in het tijdregistratiesysteem.
• Signaleren van afwijkingen tussen planning en uitvoering en hierover rapporteren aan de Coördinator Bedrijfsbureau.

Wie ben jij?

• MBO niveau 4, bij voorkeur richting Bedrijfsbureau, Logistiek, Planning of Administratie.
• Relevante werkervaring in een vergelijkbare functie is gewenst.
• Ervaring in een projectmatige omgeving (bij voorkeur evenementen, bouw of logistiek) is een pré.

Kennis & vaardigheden

• Goed overzicht kunnen houden over planning, middelen en personeelsinzet.
• Administratief sterk en systeemgericht.
• In staat om klantafspraken te vertalen naar operationele werkzaamheden.
• Communicatief vaardig en verbindend tussen Sales en Uitvoering.
• Nauwkeurig, stressbestendig en praktisch ingesteld.
• Plannen en organiseren
• Klant- en resultaatgerichtheid
• Samenwerken en afstemmen
• Verantwoordelijkheidsgevoel
• Nauwkeurigheid

Wat bieden we?

Wij bieden een dienstverband aan, waarbij je kunt kiezen tussen een fulltime of parttime werkweek, met uitzicht op een vast dienstverband. Je komt te werken in een dynamische werkomgeving, waar geen dag hetzelfde is. Daarnaast ontvang je een marktconform salaris en kom je terecht in een enthousiaste en gemotiveerde club collega’s. We hechten veel waarde aan persoonlijke ontwikkeling en groei, en daarom krijg je bij ons volop de ruimte om jezelf verder te ontwikkelen en door te groeien in je functie.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.