Managementondersteuner Geweld tegen Vrouwen en Huiselijk Geweld

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport; Den Haag; On-site; EUR 38,000 - 52,000; Part time

Job summary

Het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport zoekt een ervaren managementondersteuner die de Nationaal Coördinator Geweld tegen Vrouwen en Huiselijk Geweld ondersteunt. Je beheert de agenda, bereidt bijeenkomsten voor en bewaakt acties met discreetie en nauwkeurigheid.

De functie is tijdelijk en parttime tot 32 uur per week, standplaats Den Haag. Detachering binnen meerdere ministeries is mogelijk. Je werkt nauw samen met beleidsmedewerkers en communicatieadviseur.

Qualifications

• Minimaal mbo-niveau, bij voorkeur secretariële richting, en minimaal vijf jaar relevante werkervaring als managementondersteuner.
• Ervaring met complex agenda beheer en het organiseren en voorbereiden van overleggen in een bestuurlijke/politieke omgeving.
• Organisatorisch sterk, nauwkeurig en goed in prioriteren; behoud van overzicht bij veel taken.
• Proactief en zelfstandig: ziet wat er nodig is en denkt vooruit; vertrouwelijke informatie wordt zorgvuldig behandeld.

Responsibilities

• Zorgen voor goed geplande afspraken en zorgvuldig voorbereide overleggen met de juiste stukken en annotaties.
• Je bent de spil van de organisatie en ondersteunt de Nationaal Coördinator en collega’s bij organisatorische, administratieve en secretariële werkzaamheden; notuleren hoort ook bij de taken.
• Beheer van de complexe agenda, plannen van afspraken en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten; voorbereidende documenten en correspondentie; bewaak acties en deadlines.
• Ad-hocverzoeken snel afhandelen en actief bijdragen aan procesverbeteringen en samenwerking.

Skills

Agenda beheer

Notuleren

Secretariële vaardigheden

Proactieve houding

Communicatieve vaardigheden

Education

MBO Secretariële opleiding

Tools

Microsoft Office

Job description

Ben jij een ervaren managementondersteuner die graag vooruitdenkt, overzicht houdt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt? Krijg jij energie van organiseren, plannen en schakelen in een dynamische omgeving? En wil je jouw ervaring inzetten voor een belangrijke maatschappelijke opgave? Dan is dit een mooie kans om tijdelijk een betekenisvolle bijdrage te leveren aan de aanpak van geweld tegen vrouwen, huiselijk geweld en kindermishandeling.

Geweld tegen vrouwen, huiselijk geweld en kindermishandeling staan regelmatig volop in de actualiteit. Eén ingrijpende gebeurtenis kan het maatschappelijke debat in korte tijd veranderen. In deze dynamische omgeving werkt de Nationaal Coördinator Geweld tegen Vrouwen en Huiselijk Geweld aan een gezamenlijke aanpak, over de grenzen van organisaties en departementen heen.

Als managementondersteuner ben jij een onmisbare schakel om dit werk mogelijk te maken. Je zorgt ervoor dat afspraken goed zijn voorbereid, de agenda op orde is en acties worden opgevolgd. Maar je doet meer dan organiseren en ondersteunen. Je denkt vooruit, signaleert wat nodig is en brengt rust en overzicht in een omgeving waarin veel tegelijk gebeurt. Met jouw organisatietalent en proactieve houding draag je direct bij aan het werk van de Nationaal Coördinator en haar team.

Wat ga je doen als managementondersteuner?

Zonder jou geen goed geplande afspraken en zorgvuldig voorbereide overleggen, voorzien van de juiste stukken en annotaties. Dat is immers de corebusiness van ons vak. Dankzij jouw inzet kan de Nationaal Coördinator goed voorbereid en met overzicht aan haar dag vol afspraken beginnen.

Als managementondersteuner ben jij de spil van de organisatie. Je ondersteunt de Nationaal Coördinator en collega's bij uiteenlopende organisatorische, administratieve en secretariële werkzaamheden, maar ook zal je notuleren tijdens overleggen en bijeenkomsten. Dankzij jouw overzicht, proactieve houding en organisatietalent verlopen processen soepel en kunnen collega's zich richten op hun inhoudelijke werkzaamheden.

Je beheert een complexe agenda, plant afspraken en organiseert vergaderingen en bijeenkomsten. Daarnaast bereid je documenten en correspondentie voor, bewaak je acties en deadlines en zorg je ervoor dat gemaakte afspraken worden opgevolgd. Ook handel je ad-hocverzoeken snel en zorgvuldig af en denk je actief mee over verbeteringen in werkprocessen en de manier van samenwerken.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal mbo-niveau, bij voorkeur in een secretariële of vergelijkbare richting, en minimaal vijf jaar relevante werkervaring als managementondersteuner binnen het Rijk;
• Je hebt ervaring met complex agendabeheer en het organiseren en voorbereiden van overleggen, bij voorkeur in een bestuurlijke of politieke omgeving;
• Je bent organisatorisch sterk, nauwkeurig en goed in prioriteren. Je houdt overzicht wanneer er veel tegelijk speelt en weet snel wat aandacht nodig heeft;
• Je bent proactief en zelfstandig: je ziet wat er nodig is, denkt vooruit en wacht niet altijd af tot iemand je een opdracht geeft;
• Je bent communicatief vaardig en bestuurlijk sensitief. Je schakelt gemakkelijk met verschillende mensen en niveaus en weet zorgvuldig om te gaan met vertrouwelijke informatie en verschillende belangen;
• Je bent digitaal vaardig en hebt goede kennis van Microsoft Office, waaronder Outlook, Teams en Word. Je bent daarnaast flexibel en vindt het prettig om mee te bouwen aan een organisatie waarvan nog niet alles vastligt.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Het bureau voor de Nationaal Coördinator Geweld tegen Vrouwen en Huiselijk Geweld wordt ingesteld om de Nationaal Coördinator te ondersteunen in haar opdracht. En het bureau is nieuw. Dat betekent dat niet alleen de inhoudelijke opdracht wordt opgebouwd, maar ook de manier van samenwerken, overlegstructuren, rapportagelijnen en werkprocessen. De taakverdeling binnen het bureau krijgt gaandeweg verder vorm.

Het bureau werkt overkoepelend en belangenoverstijgend aan de aanpak van geweld tegen vrouwen, huiselijk geweld en kindermishandeling. Je komt in dienst bij het ministerie van VWS, met Den Haag als standplaats, maar werkt nadrukkelijk onafhankelijk aan de gezamenlijke opgave van alle betrokken departementen. Het bureau is inhoudelijk niet verbonden aan VWS of een van de andere departementen. Het bureau werkt over de departementale en organisatorische grenzen heen.

Je komt terecht in een omgeving waarin nog niet alles is uitgedacht en juist jouw ervaring en professionaliteit welkom zijn om mee te bouwen. Binnen het bureau werk je nauw samen met de coördinerend beleidsmedewerker, senior beleidsmedewerker en communicatieadviseur.

Bijzonderheden

• Meer weten over de functie of over de opgave van de Nationaal Coördinator? Bel gerust met Judith Kuypers via 06 14 45 02 95 of mail naar [e-mail] ;
• Twijfel je of je geschikt bent? Neem dan ook contact op. We helpen je graag aan een beter beeld van wie we zoeken en of dit bij jou past;
• Deze functie is nadrukkelijk tijdelijk en daarmee bij uitstek geschikt voor een ervaren managementondersteuner die voor een langere periode tijdelijk gedetacheerd wil worden en op een andere plek binnen het Rijk ervaring wil opdoen. De functie heeft een omvang van 24-32 uur per week en wordt in eerste instantie aangeboden voor een periode van minimaal 18 maanden, met kans op verlenging;
• We denken graag met je mee over de mogelijkheden voor detachering. Je wordt bij VWS gedetacheerd, maar vanwege het overstijgende karakter van het bureau werk je voor meerdere ministeries. Wil je deze tijdelijke stap zetten vanuit je huidige functie? Bespreek de mogelijkheden en voorwaarden voor detachering dan vooraf met je leidinggevende;
• Wij werken voor deze vacature niet met zzp’ers, interim-professionals of andere vormen van externe inhuur;
• We zijn benieuwd naar je motivatie voor deze functie en zien die graag terug in je sollicitatiebrief. Beschrijf in je cv je werkzaamheden uitvoerig, zodat we je ervaring goed kunnen inschatten;
• Word je uitgenodigd voor een gesprek? De eerste gesprekken worden op zeer korte termijn gepland. Houd er daarom rekening mee dat je op korte termijn beschikbaar moet zijn;
• Voor van werk naar werk kandidaten geldt dat, gezien het tijdelijke karakter van deze functie, dit niet wordt gezien als een passende functie.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
• 24 maanden
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Over Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

VWS werkt aan een gezond, fit en veerkrachtig Nederland. Ruim 6.700 mensen zetten zich in voor goede en betaalbare zorg en ondersteuning, een gezonde levensstijl, voldoende beweging, (top)sportvoorzieningen en goede voeding. Ons werk is betekenisvol, wat maakt dat onze mensen hun baan écht leuk vinden. Dat zorgt voor een goede sfeer, waarbij je vrijheid hebt in je werk. We willen dat iedereen wordt gezien, gehoord en gewaardeerd in een veilige werkomgeving.

Het werk is nooit saai, want we moeten voortdurend vernieuwen en met oplossingen komen. Hierbij denken we niet alleen vanuit onszelf. We luisteren ook goed naar de mening van anderen. We vinden het daarom belangrijk dat jij jezelf kunt zijn en je mening durft te geven. Zo leren we van elkaar. Want we kunnen het niet alleen. We werken daarom samen met partners, andere ministeries, professionals uit de zorg en natuurlijk inwoners van Nederland.

Bij het beleidsdepartement van VWS werken ruim 2.000 mensen. Daarnaast werken nog eens 4.700 mensen bij de concernpartners van VWS. Zoals het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM), de Nederlandse Sportraad en de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). Ook zijn we verantwoordelijk voor een aantal zelfstandige bestuursorganen. Zoals het Zorginstituut, de Dopingautoriteit en het College Beoordeling Geneesmiddelen.

Samen beter. Doe je mee?

Over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.