Managementassistent

Ministerie van Justitie en Veiligheid; Vlissingen; Hybrid; EUR 29,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB

Studiefaciliteiten

Bedrijfsfitness

OV-reiskosten vergoeding

Ouderschapsverlof

Job summary

Ministerie van Justitie en Veiligheid zoekt een managementassistent die achter de schermen zorgt voor een vlekkeloze bedrijfsvoering. Je beheert agenda's, bereidt bijeenkomsten voor en ondersteunt collega’s zodat de organisatie efficiënt blijft draaien.

Je hebt mbo+/hbo-denkniveau, ervaring in managementondersteuning en uitstekende organisatorische vaardigheden. Werken op hybride basis en aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden worden geboden.

Qualifications

• Overzicht creëren en prioriteiten stellen in drukke omgevingen.
• Organiseren en accuraat handelen om efficiënte processen te garanderen.
• Proactief, servicegericht eninteger in vertrouwelijke informatie.

Responsibilities

• Beheren van agenda's, plannen van afspraken en organiseren van overleggen.
• Voorbereiden van overleggen en zorgen voor opvolging van besluiten en acties.
• Opstellen en beheren van correspondentie/ dossiers en ondersteunen bij interne communicatie.

Skills

Organisatie

Prioriteiten stellen

Proactieve houding

Communicatie vaardigheden

Education

MBO+/HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Outlook

Teams

Office 365

Job description

Wij zoeken een managementassistent die ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt.
Van het plannen van afspraken en vergaderingen tot het organiseren van bijeenkomsten en het ondersteunen van collega's: dankzij jou blijft de organisatie draaien.

Wat ga je doen?
Als managementassistent ben jij een onmisbare schakel binnen onze organisatie. Jij zorgt ervoor dat het managementteam en de organisatie optimaal kan functioneren en dat processen soepel verlopen. Dankzij jouw organisatietalent, gevoel voor prioriteiten en oog voor detail behouden collega's overzicht en kunnen zij zich richten op hun inhoudelijke werkzaamheden.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren van agenda's, plannen van afspraken en organiseren van overleggen;
• Voorbereiden van overleggen en vergaderingen en zorgen voor een efficiënte opvolging van besluiten en acties;
• Opstellen, verwerken en beheren van correspondentie, documenten en dossiers;
• Organiseren van bijeenkomsten, werkbezoeken en evenementen;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten;
• Ondersteunen bij interne communicatie, presentaties en informatievoorziening;
• Bijdragen aan een professionele en goed georganiseerde bedrijfsvoering;
• Ondersteunen van facilitaire werkzaamheden en onderhoudsactiviteiten;
• Signaleren van knelpunten in processen en actief meedenken over verbeteringen.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• 1 jaar
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

Je bent iemand die graag overzicht creëert, snel schakelt en plezier haalt uit het ondersteunen van anderen. Je voelt goed aan wat nodig is, weet prioriteiten te stellen en houdt ook in drukke periodes het hoofd koel.

Daarnaast beschik je over:

• MBO+/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële, administratieve of ondersteunende richting;
• Ervaring met management- of directieondersteuning;
• Goede digitale vaardigheden, waaronder Microsoft Outlook, Teams en Office 365;
• Uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden;
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden;
• Een zelfstandige, proactieve en servicegerichte werkhouding;
• Integriteit en zorgvuldigheid in de omgang met vertrouwelijke informatie.

Wie ben jij?

Je bent een echte regelaar die energie krijgt van een dynamische werkomgeving. Je houdt van structuur, maar kunt ook flexibel inspelen op onverwachte situaties. Collega's weten je gemakkelijk te vinden en waarderen je toegankelijkheid, betrouwbaarheid en positieve instelling. Je werkt graag samen, legt gemakkelijk verbindingen en weet goed prioriteiten te stellen. Daarmee draag je bij aan een professionele, deskundige en impactvolle organisatie.

Meer over Strategisch Kenniscentrum Ondermijnende Criminaliteit (SKC-OC)

Het Strategisch Kenniscentrum Ondermijnende Criminaliteit (SKC-OC) is een zelfstandige taakorganisatie van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Wij brengen georganiseerde en ondermijnende criminaliteit in beeld door middel van analyses, dreigingsbeelden en themastudies. Daarmee leveren wij een belangrijke bijdrage aan een veiliger Nederland. In een organisatie die volop in ontwikkeling is, zoeken wij een proactieve en betrokken managementassistent die energie haalt uit organiseren, ontzorgen en het creëren van overzicht.

Over Ministerie van Justitie en Veiligheid

Wij werken aan een veilige en rechtvaardige samenleving voor iedereen. Mensen moeten in vrijheid kunnen samenleven. Met de juiste balans tussen hoofd en hart kijken wij naar waar de vrijheid van de één ophoudt en die van de ander begint.
Recht en veiligheid raken mensen. Door te luisteren zijn we zorgvuldig, daadkrachtig en open over onze afwegingen. Want iedereen moet kunnen vertrouwen op rechtvaardigheid.
Samen met honderdduizend collega’s bij tal van organisaties staan we midden in de maatschappij. Helpen we allerlei vormen van onrecht en criminaliteit te voorkomen. Zetten we ons in voor de bescherming van de samenleving en het individu. Handhaven we met de menselijke maat. Zorgen we voor toegankelijke rechtspraak.

Wij zijn het ministerie van Justitie en Veiligheid. Met recht voor iedereen.

Wij geloven dat medewerkers het beste tot hun recht komen in een inclusieve werkomgeving waar respect, samenwerking en aandacht voor individuele kwaliteiten en ontwikkelmogelijkheden voorop staan. Wij willen dat iedereen bij JenV zich welkom en gewaardeerd voelt, ongeacht zijn of haar achtergrond of voorkeur. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden. Hiermee houden we rekening tijdens de selectieprocedure.

• Salarisniveau: schaal 7 CAO Rijk;
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 16,5% van je bruto jaarsalaris;
• Een functie voor 24 tot 32 uur per week;
• Een veelzijdige functie met veel verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief;
• Een prettige en informele werksfeer binnen een betrokken team;
• De mogelijkheid om mee te bouwen aan een jonge organisatie met maatschappelijke impact;
• Hybride werken en aandacht voor jouw persoonlijke ontwikkeling.

Bijzonderheden

• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. Wij streven naar een inclusieve organisatie waarin talent centraal staat, ongeacht achtergrond, leeftijd of beperking.

Over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.