Managementondersteuner Geweld tegen Vrouwen en Huiselijk Geweld

Werkenbijdeoverheid; Den Haag; Remote; EUR 36,000 - 52,000; Part time

Job summary

Werkenbijdeoverheid is op zoek naar een ervaren managementondersteuner om de Nationaal Coördinator Geweld tegen Vrouwen en Huiselijk Geweld te assisteren. Je bewaakt de agenda, organiseert vergaderingen en bereidt documenten voor. Je neemt notulen en volgt acties op, zodat de teamleden zich kunnen richten op inhoudelijke taken.

De functie is tijdelijk, 18 maanden minimaal, met een werkweek van 24–32 uur. De positie vereist een mbo-diploma, senioriteit en discreet handelen binnen een bestuurlijke

Qualifications

• Minimaal mbo-niveau, secretariële richting, met minstens vijf jaar ervaring.
• Ervaring met complex agendabeheer en overleggen in bestuurlijke omgevingen.
• Organisatorisch sterk, nauwkeurig en prioriterend.
• Proactief, zelfstandig en gaat vertrouwelijke informatie zorgvuldig om.
• Goede communicatieve vaardigheden en bestuurlijke sensitiviteit.

Responsibilities

• Beheer van een complexe agenda en organisatie van vergaderingen.
• Voorbereiden van documenten/annotaties en notuleren tijdens bijeenkomsten.
• Bewaken van acties en deadlines met tijdige opvolging.
• Ondersteunen van de Nationaal Coördinator en het team.

Skills

Secretariële ervaring

Complex agendabeheer

Notuleren

Microsoft Office (Outlook/Teams/Word)

Communicatief en bestuurlijk sensitief

Education

MBO-niveau, secretariële richting

Tools

Microsoft Office

Job description

Ben jij een ervaren managementondersteuner die graag vooruitdenkt, overzicht houdt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt? Krijg jij energie van organiseren, plannen en schakelen in een dynamische omgeving? En wil je jouw ervaring inzetten voor een belangrijke maatschappelijke opgave? Dan is dit een mooie kans om tijdelijk een betekenisvolle bijdrage te leveren aan de aanpak van geweld tegen vrouwen, huiselijk geweld en kindermishandeling.

Geweld tegen vrouwen, huiselijk geweld en kindermishandeling staan regelmatig volop in de actualiteit. Eén ingrijpende gebeurtenis kan het maatschappelijke debat in korte tijd veranderen. In deze dynamische omgeving werkt de Nationaal Coördinator Geweld tegen Vrouwen en Huiselijk Geweld aan een gezamenlijke aanpak, over de grenzen van organisaties en departementen heen.

Als managementondersteuner ben jij een onmisbare schakel om dit werk mogelijk te maken. Je zorgt ervoor dat afspraken goed zijn voorbereid, de agenda op orde is en acties worden opgevolgd. Maar je doet meer dan organiseren en ondersteunen. Je denkt vooruit, signaleert wat nodig is en brengt rust en overzicht in een omgeving waarin veel tegelijk gebeurt. Met jouw organisatietalent en proactieve houding draag je direct bij aan het werk van de Nationaal Coördinator en haar team.

Wat ga je doen als managementondersteuner?

Zonder jou geen goed geplande afspraken en zorgvuldig voorbereide overleggen, voorzien van de juiste stukken en annotaties. Dat is immers de corebusiness van ons vak. Dankzij jouw inzet kan de Nationaal Coördinator goed voorbereid en met overzicht aan haar dag vol afspraken beginnen.

Als managementondersteuner ben jij de spil van de organisatie. Je ondersteunt de Nationaal Coördinator en collega's bij uiteenlopende organisatorische, administratieve en secretariële werkzaamheden, maar ook zal je notuleren tijdens overleggen en bijeenkomsten. Dankzij jouw overzicht, proactieve houding en organisatietalent verlopen processen soepel en kunnen collega's zich richten op hun inhoudelijke werkzaamheden.

Je beheert een complexe agenda, plant afspraken en organiseert vergaderingen en bijeenkomsten. Daarnaast bereid je documenten en correspondentie voor, bewaak je acties en deadlines en zorg je ervoor dat gemaakte afspraken worden opgevolgd. Ook handel je ad-hocverzoeken snel en zorgvuldig af en denk je actief mee over verbeteringen in werkprocessen en de manier van samenwerken.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal mbo-niveau, bij voorkeur in een secretariële of vergelijkbare richting, en minimaal vijf jaar relevante werkervaring als managementondersteuner binnen het Rijk;
• Je hebt ervaring met complex agendabeheer en het organiseren en voorbereiden van overleggen, bij voorkeur in een bestuurlijke of politieke omgeving;
• Je bent organisatorisch sterk, nauwkeurig en goed in prioriteren. Je houdt overzicht wanneer er veel tegelijk speelt en weet snel wat aandacht nodig heeft;
• Je bent proactief en zelfstandig: je ziet wat er nodig is, denkt vooruit en wacht niet altijd af tot iemand je een opdracht geeft;
• Je bent communicatief vaardig en bestuurlijk sensitief. Je schakelt gemakkelijk met verschillende mensen en niveaus en weet zorgvuldig om te gaan met vertrouwelijke informatie en verschillende belangen;
• Je bent digitaal vaardig en hebt goede kennis van Microsoft Office, waaronder Outlook, Teams en Word. Je bent daarnaast flexibel en vindt het prettig om mee te bouwen aan een organisatie waarvan nog niet alles vastligt.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Het bureau voor de Nationaal Coördinator Geweld tegen Vrouwen en Huiselijk Geweld wordt ingesteld om de Nationaal Coördinator te ondersteunen in haar opdracht. En het bureau is nieuw. Dat betekent dat niet alleen de inhoudelijke opdracht wordt opgebouwd, maar ook de manier van samenwerken, overlegstructuren, rapportagelijnen en werkprocessen. De taakverdeling binnen het bureau krijgt gaandevol verder vorm.

Het bureau werkt overkoepelend en belangenoverstijgend aan de aanpak van geweld tegen vrouwen, huiselijk geweld en kindermishandeling. Je komt in dienst bij het ministerie van VWS, met Den Haag als standplaats, maar werkt nadrukkelijk onafhankelijk aan de gezamenlijke opgave van alle betrokken departementen. Het bureau is inhoudelijk niet verbonden aan VWS of een van de andere departementen. Het bureau werkt over de departementale en organisatorische grenzen heen.

Je komt terecht in een omgeving waarin nog niet alles is uitgedacht en juist jouw ervaring en professionaliteit welkom zijn om mee te bouwen. Binnen het bureau werk je nauw samen met de coördinerend beleidsmedewerker, senior beleidsmedewerker en communicatieadviseur.

Bijzonderheden

• Deze functie is nadrukkelijk tijdelijk en daarmee bij uitstek geschikt voor een ervaren managementondersteuner die voor een langere periode tijdelijk gedetacheerd wil worden en op een andere plek binnen het Rijk ervaring wil opdoen. De functie heeft een omvang van 24–32 uur per week en wordt in eerste instantie aangeboden voor een periode van minimaal 18 maanden, met kans op verlenging;
• We denken graag met je mee over de mogelijkheden voor detachering. Je wordt bij VWS gedetacheerd, maar vanwege het overstijgende karakter van het bureau werk je voor meerdere ministeries. Wil je deze tijdelijke stap zetten vanuit je huidige functie? Bespreek de mogelijkheden en voorwaarden voor detachering dan vooraf met je leidinggevende;
• Wij werken voor deze vacature niet met zzp’ers, interim-professionals of andere vormen van externe inhuur;
• We zijn benieuwd naar je motivatie voor deze functie en zien die graag terug in je sollicitatiebrief. Beschrijf in je cv je werkzaamheden uitvoerig, zodat we je ervaring goed kunnen inschatten;
• Word je uitgenodigd voor een gesprek? De eerste gesprekken worden op zeer korte termijn gepland. Houd er daarom rekening mee dat je op korte termijn beschikbaar moet zijn;
• Voor van werk naar werk kandidaten geldt dat, gezien het tijdelijke karakter van deze functie, dit niet wordt gezien als een passende functie.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
• 24 maanden
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Over Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

VWS werkt aan een gezond, fit en veerkrachtig Nederland. Ruim 6.700 mensen zetten zich in voor goede en betaalbare zorg en ondersteuning, een gezonde levensstijl, voldoende beweging, (top)sportvoorzieningen en goede voeding. Ons werk is betekenisvol, wat maakt dat onze mensen hun baan écht leuk vinden. Dat zorgt voor een goede sfeer, waarbij je vrijheid hebt in je werk. We willen dat iedereen wordt gezien, gehoord en gewaardeerd in een veilige werkomgeving.

Het werk is nooit saai, want we moeten voortdurend vernieuwen en met oplossingen komen. Hierbij denken we niet alleen vanuit onszelf. We luisteren ook goed naar de mening van anderen. We vinden het daarom belangrijk dat jij jezelf kunt zijn en je mening durft te geven. Zo leren we van elkaar. Want we kunnen het niet alleen. We werken daarom samen met partners, andere ministeries, professionals uit de zorg en natuurlijk inwoners van Nederland.

Bij het beleidsdepartement van VWS werken ruim 2.000 mensen. Daarnaast werken nog eens 4.700 mensen bij de concernpartners van VWS. Zoals het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM), de Nederlandse Sportraad en de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). Ook zijn we verantwoordelijk voor een aantal zelfstandige bestuursorganen. Zoals het Zorginstituut, de Dopingautoriteit en het College Beoordeling Geneesmiddelen.

Samen beter. Doe je mee?

Over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werkleuker.