Managementondersteuner Geweld tegen Vrouwen en Huiselijk Geweld

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport; Den Haag; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

Het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport zoekt een ervaren managementondersteuner die achter de schermen regelt wat nodig is. Je beheert de agenda, bereidt vergaderingen voor en bewaakt deadlines zodat de Nationaal Coördinator Geweld tegen Vrouwen en Huiselijk Geweld effectief kan opereren.

Je werkt proactief, schakelt met verschillende mensen en bewaakt vertrouwelijke informatie. Je hebt mbo-niveau in secretariële richting en ruime ervaring met Office-toepassingen zoals Outlook,

Qualifications

• Minimaal mbo-niveau, bij voorkeur secretariële richting, met relevante werkervaring als managementondersteuner.

Responsibilities

• Beheren van de complexe agenda en plannen van afspraken en vergaderingen.
• Voorbereiden van documenten en notulen tijdens overleggen.
• Bewaken van acties en deadlines en opvolgen van afspraken.
• Ad-hocverzoeken snel en zorgvuldig afhandelen en mee denken aan procesverbeteringen.

Skills

Secretariële ervaring

Agenda management

Notuleren

Proactief

Communicatief vaardig

Digitale vaardigheden

Microsoft Office

Education

MBO-diploma in secretariële richting

Tools

Microsoft Office

Outlook

Teams

Word

Job description

Ben jij een ervaren managementondersteuner die graag zorgt dat alles achter de schermen goed geregeld is? Houd je van organiseren, plannen en schakelen, maar wil je ook werken in een omgeving waar jouw werk direct bijdraagt aan een belangrijke maatschappelijke opgave? Dan zoeken we jou!

Geweld tegen vrouwen, huiselijk geweld en kindermishandeling staan regelmatig volop in de actualiteit. Eén ingrijpende gebeurtenis kan het maatschappelijke debat in korte tijd veranderen. In die omgeving werkt de Nationaal Coördinator Geweld tegen Vrouwen en Huiselijk Geweld aan een gezamenlijke aanpak over de grenzen van organisaties en departementen heen.

Als managementondersteuner ben jij een belangrijke schakel om dat werk mogelijk te maken. Je zorgt dat afspraken goed zijn voorbereid, de agenda op orde is en acties worden opgevolgd. Maar je doet meer dan organiseren en ondersteunen. Je denkt vooruit, signaleert wat nodig is en brengt rust en overzicht in een omgeving waarin veel tegelijk gebeurt.

Wat ga je doen als managementondersteuner?

Zonder jou geen strak geplande afspraken en goed voorbereide overleggen voorzien van de juiste stukken en annotaties, dat is immers de corebusiness van ons vak. Door jou kan de Nationaal Coördinator goed gehumeurd beginnen aan haar dag vol afspraken.

Als managementondersteuner ben jij de spil van de organisatie. Je ondersteunt de Nationaal Coördinator en collega's bij uiteenlopende organisatorische, administratieve en secretariële werkzaamheden, maar ook zal je notuleren tijdens overleggen en bijeenkomsten. Dankzij jouw overzicht, proactieve houding en organisatietalent verlopen processen soepel en kunnen collega's zich richten op hun inhoudelijke werkzaamheden.

Je beheert een complexe agenda, plant afspraken en organiseert vergaderingen en bijeenkomsten. Daarnaast bereid je documenten en correspondentie voor, bewaak je acties en deadlines en zorg je ervoor dat gemaakte afspraken worden opgevolgd. Ook handel je ad-hocverzoeken snel en zorgvuldig af en denk je actief mee over verbeteringen in werkprocessen en de manier van samenwerken.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal mbo-niveau, bij voorkeur in een secretariële of vergelijkbare richting, en minimaal vijf jaar relevante werkervaring als managementondersteuner;


• Je hebt ervaring met complex agendabeheer en het organiseren en voorbereiden van overleggen, bij voorkeur in een bestuurlijke of politieke omgeving;


• Je bent organisatorisch sterk, nauwkeurig en goed in prioriteren. Je houdt overzicht wanneer er veel tegelijk speelt en weet snel wat aandacht nodig heeft;


• Je bent proactief en zelfstandig: je ziet wat er nodig is, denkt vooruit en wacht niet altijd af tot iemand je een opdracht geeft;


• Je bent communicatief vaardig en bestuurlijk sensitief. Je schakelt gemakkelijk met verschillende mensen en niveaus en weet zorgvuldig om te gaan met vertrouwelijke informatie en verschillende belangen;


• Je bent digitaal vaardig en hebt goede kennis van Microsoft Office, waaronder Outlook, Teams en Word. Je bent daarnaast flexibel en vindt het prettig om mee te bouwen aan een organisatie waarvan nog niet alles vastligt.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Het bureau voor de Nationaal Coördinator Geweld tegen Vrouwen en Huiselijk Geweld wordt ingesteld om de Nationaal Coördinator te ondersteunen in haar opdracht. En het bureau is nieuw. Dat betekent dat niet alleen de inhoudelijke opdracht wordt opgebouwd, maar ook de manier van samenwerken, overlegstructuren, rapportagelijnen en werkprocessen. De taakverdeling binnen het bureau krijgt gaandeweg verder vorm.

Het bureau werkt overkoepelend en belangenoverstijgend aan de aanpak van geweld tegen vrouwen, huiselijk geweld en kindermishandeling. Je komt in dienst bij het ministerie van VWS, met Den Haag als standplaats, maar werkt nadrukkelijk onafhankelijk aan de gezamenlijke opgave van alle betrokken departementen. Het bureau is inhoudelijk niet verbonden aan VWS of een van de andere departementen. Het bureau werkt over de departementale en organisatorische grenzen heen.

Je komt terecht in een omgeving waarin nog niet alles is uitgedacht en juist jouw ervaring en professionaliteit welkom zijn om mee te bouwen. Binnen het bureau werk je nauw samen met de coördinerend beleidsmedewerker, senior beleidsmedewerker en communicatieadviseur.

Bijzonderheden

• Meer weten over de functie of over de opgave van de Nationaal Coördinator? Bel gerust met Suzanne Verbree via 06 21101931;


• Twijfel je of je geschikt bent? Neem dan ook contact op. We helpen je graag aan een beter beeld van wie we zoeken en of dit bij jou past;


• De functie is tijdelijk met in eerste instantie een duur van 18 maanden en mogelijkheid tot verlenging van nogmaals 18 maanden. Werk je al bij het Rijk, dan denken we graag met je mee over detachering. Je wordt bij VWS gedetacheerd, maar bent vanuit het overstijgende karakter van het bureau wel werkzaam voor meerdere ministeries;


• We zijn benieuwd naar je motivatie voor deze functie en zien die graag terug in je sollicitatiebrief. Beschrijf in je cv je werkzaamheden uitvoerig, zodat we je ervaring goed kunnen inschatten;


• Word je uitgenodigd voor een gesprek? De eerste gesprekken worden gepland op 15, 16 en 17 september. Zorg dat je dan beschikbaar bent;


• Voor van werk naar werk kandidaten geldt dat, gezien het tijdelijke karakter van deze functie, dit niet wordt gezien als een passende functie.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd


• 24 maanden


• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Het werk is nooit saai, want we moeten voortdurend vernieuwen en met oplossingen komen. Hierbij denken we niet alleen vanuit onszelf. We luisteren ook goed naar de mening van anderen. We vinden het daarom belangrijk dat jij jezelf kunt zijn en je mening durft te geven. Zo leren we van elkaar. Want we kunnen het niet alleen. We werken daarom samen met partners, andere ministeries, professionals uit de zorg en natuurlijk inwoners van Nederland.

Samen beter. Doe je mee?

Over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.