Managementondersteuner bij het Joint Informatievoorziening Commando

Werken voor Nederland; Utrecht; On-site; EUR 33,000 - 42,000; Full time

Job summary

Het Ministerie van Defensie zoekt een Managementondersteuner bij COMMIT in Utrecht. Je voert secretariële, organisatorische en administratieve taken uit ten behoeve van het management en medewerkers van de organisatie eenheid.

Je beheert de agenda, verzorgt vergaderingen, bereidt stukken voor en draagt bij aan organisatorische processen. Daarnaast organiseer je bijeenkomsten en verzorg je correspondentie en postverwerking.

Qualifications

• Enkele jaren ervaring als secretaresse.
• Goede beheersing van standaard kantoorapplicaties.
• Voldoende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Responsibilities

• Beheer en bewaken van de agenda van het management.
• Voorbereiding van vergaderingen en aanleveren van agendastukken.
• Organisatie van bijeenkomsten of recepties en administratieve bijhouding van bedrijfsvoeringssystemen.
• Versturen van diverse attenties en afhandeling van post en archivering.

Skills

Havo/MBO niveau

Nederlandse taal

Engelse taal (basis)

Education

Havo/MBO werk- en denkniveau

Secretariële opleiding

Job description

Managementondersteuner bij het Joint Informatievoorziening Commando

Vacature kenmerken

Standplaats Utrecht

Contractduur Tijdelijke aanstelling met zicht op vast dienstverband.

Uren per week - 38

Maandsalaris €2.976,00 - €3.752,00

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 05 - Burgerschaal IBBAD 05

Vakgebied Administratief / secretarieel

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Als Managementondersteuner ben je verantwoordelijk voor secretariële, organisatorische en administratief ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van het management en medewerkers van de organisatie eenheid.

Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 44.500 beroepsmilitairen en 8.500 reservisten werken er ook nog zo’n 26.500 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.

Jouw taken bestaan o.a. uit het beheren en bewaken van de agenda van het management. Dit betekent dat je reguliere vragen en verzoeken correct afhandelt, informatie verstrekt/deelt, zowel van algemene als procedurele aard. Verder bereid je vergaderingen voor, door agenda’s op stellen, de juiste agendastukken aan te leveren en vergaderzalen te reserveren.
Ook ben je betrokken bij het organiseren van verschillende bijeenkomsten of recepties en het administratief bijhouden van diverse bedrijfsvoering systemen. Kortom, een leuk en uitdagend takenpakket waarbij je alle ballen hoog moet houden!

• Agendabeheer Management
• Diverse administratieve taken
• Voorbereiding rond vergaderingen
• Diverse post verwerking en archivering van documenten
• Organisatie rond evenementen, bijeenkomsten en recepties
• Versturen van diverse attenties

Voor het uitvoeren van de werkzaamheden wordt je gekoppeld aan een van de afdelingen uit het verzorgingsgebied van het Bedrijfsbureau Functionele IT. De JIVC afdelingen die hieronder vallen, zijn:

• Besturen en overige ondersteuning IT
• Materieel Logistieke en Financiële IT
• Personele, Organisatorische en Medische IT
• Expertisecentrum
• IT Performance en Sourcing Management
• Architectuur
• Plannen & Bedrijfsvoering
• Ondersteunende staf

• Je hebt Havo/MBO werk- en denkniveau
• Je hebt bij voorkeur een secretariële opleiding afgerond
• Voldoende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• Basisbeheersing (conversatie) van de Engelse taal

Overige kennis en ervaring:

• Je hebt enkele jaren ervaring als secretaresse
• Je weet zowel in- als extern goede werkrelaties te realiseren
• Voldoende beheersing van de standaard kantoorapplicaties en (autom