Management Ondersteuner bij Defensie!

Werken voor Nederland; Utrecht; On-site; EUR 33,000 - 41,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB-budget

Reiskostenvergoeding

Ontwikkelingsmogelijkheden

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een Management Ondersteuner voor 38 uur per week binnen COMMIT. Je bent de spil van de afdeling en voert secretariële, administratieve en facilitaire taken uit, inclusief notuleren en postverwerking.

Je beschikt over minimaal MBO-niveau en een secretariële opleiding, met uitstekende communicatieve vaardigheden en MS Office-beheersing. Salaris valt in Burgerschaal IBBAD 05, met uitzicht op vast dienstverband en doorgroeimogelijkheden.

Qualifications

• Minimaal aantoonbaar MBO werk/denkniveau
• Aangevuld met een secretariële opleiding
• Uitstekende vaardigheid in het ontvangen en te woord staan van medewerkers en derden
• Goede vaardigheid in het verzamelen en aanleveren van gegevens en overzichten
• Uitstekende beheersing van MS-Office; Outlook (mail en agendabeheer), Excel, PowerPoint en MS Teams

Responsibilities

• Secretariële ondersteuning: plannen van afspraken, voorbereiden van vergaderingen, notuleren en postverwerking
• Facilitaire ondersteuning: organiseren van recepties en beheer van ruimtes en budgetten
• Algemene ondersteuning: aanmelden van bezoekers, beheren van distributielijsten en beantwoorden van vragen

Skills

Secretariële vaardigheden

Communicatieve vaardigheden

Gegevensverzameling

MS Office

Education

Secretariële opleiding

Tools

Outlook

Excel

PowerPoint

MS Teams

Job description

Contractduur Tijdelijke aanstelling met zicht op vast dienstverband

Uren per week - 38

Maandsalaris €2.918,00 - €3.679,00

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 05 - Burgerschaal IBBAD 05

Vakgebied ICT

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 44.500 beroepsmilitairen en 8.500 reservisten werken er ook nog zo’n 26.500 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.

Binnen het Bedrijfsbureau Lucht, Ruimte & Training IT zijn wij op zoek naar een Management Ondersteuner voor 38 uur per week.

Als Management Ondersteuner ben jij de spil en het visitekaartje van de afdeling en houd jij je bezig met secretariële, administratieve, facilitaire en algemeen ondersteunende werkzaamheden.

Secretariële ondersteuning

• Plannen van afspraken in agenda’s en agenda beheer
• Voorbereiden van vergaderingen
• Notuleren en verslaglegging van vergaderingen
• Verzorgen van inkomende en uitgaande post en mails

Facilitaire ondersteuning

• Organiseren van recepties, bijeenkomsten, lunches, diners en overige catering verzoeken
• Het zorgdragen voor kaarten, bloemen en cadeaus
• Beheren van vergaderruimtes
• Facilitaire meldingen m.b.t. werkomgeving
• Beheren en verzorgen van kantoorbenodigdheden voor medewerkers
• Beheren van bijbehorende representatiebudgetten
• Facilitaire meldingen m.b.t. werkomgeving

Algemene ondersteuning

• Verzenden van afdelingsinformatie
• Aanmelden van bezoekers
• Beheren van distributielijsten
• Afhandelen van standaard vragen en verzoeken, zowel mondeling als schriftelijk
• Key-user Xpost en regelen autorisaties

Wat vragen we?

• Je hebt minimaal aantoonbaar MBO werk/denkniveau;
• Aangevuld met een secretariële opleiding
• Uitstekende vaardigheid in het ontvangen en te woord staan van medewerkers en derden;
• Goede vaardigheid in het verzamelen en aanleveren van gegevens en overzichten;
• Uitstekende beheersing van MS-Office; Outlook (mail en agendabeheer), Excel, PowerPoint en MS Teams

Competenties

Wij zoeken een gedreven teamspeler met een flexibele instelling en een proactieve houding om onze organisatie te versterken. Als Management Ondersteuner ben je het visitekaartje van de afdeling Lucht, Ruimte & Training IT en speel je een cruciale rol in het beantwoorden van vragen, coördineren van taken, waarbij nauwkeurigheid en efficiëntie van essentieel belang zijn, in een werkomgeving met veel adhoc werkzaamheden. Je vermogen om goed te kunnen plannen, organiseren en schakelen, gecombineerd met proactief zijn en sterke samenwerkingsvaardigheden, zal bijdragen aan het succes van ons team.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 05 - Burgerschaal IBBAD 05

Salarisomschrijving Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.

Maandsalaris €2.918,00 - €3.679,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Contractduur Tijdelijke aanstelling met zicht op vast dienstverband

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris krijgen we per 2025 het individueel keuzebudget (IKB) dat bestaat uit 16,33% van het bruto jaarsalaris. Je kunt het IKB laten uitbetalen wanneer jij wenst, het gebruiken om extra verlofuren te kopen of het inzetten voor fiscale doeleinden. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Bijzonderheden

Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatie gestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren. Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning. Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal). Missie COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT. Extra COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!

• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
• De selectiegesprekken zullen vooralsnog plaatsvinden op 6, 7, 8 en 15 januari 2026.
• Afwijzingen worden eind januari a.s. verstuurd.
• Voor externe kandidaten geldt, afhankelijk van het kennis- en ervaringsniveau, een proeftermijn.
• Een veiligheidsonderzoek niveau B en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) is noodzakelijk. Dit is een vergunning die vreemdelingen van buiten de EU, Liechtenstein, Noorwegen, Ijsland en Zwitserland het recht geeft om in Nederland te verblijven en te werken voor een periode langer dan drie maanden. (Een vergunning is niet nodig voor werknemers uit landen van de Europese Economische Ruimte (EER) en uit Zwitserland. Voor deze landen geldt een vrij verkeer van werknemers).
• Je bent bereid de eed of belofte af te leggen.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Team
Binnen de afdeling Lucht, Ruimte & Training IT is het Bedrijfsbureau een belangrijke schakel en het visitekaartje voor de afdeling. Het Bedrijfsbureau ontzorgt de operationele afdeling, zodat zij optimaal kunnen voorzien in de IT-dienstverlening die wordt geleverd aan Defensie en haar ketenpartners. Het Bedrijfsbureau ondersteunt op gebied van Personeel, Informatievoorziening, Financieel, Administratief, Communicatie, Huisvesting en Veiligheid, Gezondheid en Milieu. Het Bedrijfsbureau Lucht, Ruimte & Training IT team bestaat op dit moment uit 10 medewerkers.

Afdeling
De werkzaamheden worden verricht binnen de afdeling Lucht, Ruimte & Training IT van het Joint Informatievoorziening Commando (JIVC) wat onderdeel uitmaakt van het Commando Materieel en IT (COMMIT). Het JIVC is dé leverancier van IT-producten en diensten voor Defensie, zowel voor operationele, bestuurlijke als ondersteunende processen en levert daarmee een substantiële bijdrage aan de waardeketen van Defensie.

De afdeling Lucht, Ruimte & Training IT is dé defensieleverancier van complete systemen, applicaties, trainers en simulatoren voor de Luchtmacht en de overige Defensie onderdelen daar waar het Joint IT betreft. De afdeling draagt op basis van kennis van operationele gebruikers- en instandhoudingsprocessen bij aan de vertaling van eisen en
wensen naar concrete specificaties, hetzij t.b.v. een eigen software-ontwikkeltraject dan wel t.b.v. een extern aan te besteden ontwikkelopdracht. De afdeling voert daarnaast het systeemmanagement over alle in stand te houden systemen, trainers en simulatoren. De afdeling levert tevens (ook on site) support op de door de afdeling geleverde
systemen en levert technische assistentie bij de implementatie en vervanging van deze systemen.

Directie
Werken bij het Joint IV Commando (JIVC) betekent een directe bijdrage leveren aan de digitale slagkracht van Defensie. Binnen het JIVC – onderdeel van het Commando Materieel en IT – werk je in één van de gespecialiseerde IT-afdelingen die elk verantwoordelijk zijn voor het ontwikkelen, beheren en ondersteunen van essentiële systemen voor de krijgsmacht.

www.defensie.nl/organisatie/COMMIT

Voor meer informatie over deze vacature:

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Manon Strijland (Recruitment Adviseur HR)
[e-mail]
06-33037527