Managementondersteuner

Rijkswaterstaat; Utrecht; Hybrid; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

144 vakantiedagen per jaar

OV-vergoeding of km-vergoeding

Mobiele telefoon en laptop

Thuiswerkbudget + vergoeding

ABP-pensioen

Hybride werken

Opleidingen en loopbaanbegeleiding

IKB-budget

Flexibel verlof

Job summary

Rijkswaterstaat zoekt een managementondersteuner die de afdelingshoofden van WVL ondersteunt. Je beheert agenda's, selecteert relevante mail en bereidt overleggen voor met digitale tools. Je werkt in een hecht team van vier ondersteuners en stemt werktijden af voor kantoorwerk.

De functie is hybride en gericht op ontwikkeling, met een tijdelijk contract van 1 jaar en een werkweek van 36 uur. Relevante ervaring en kennis van Microsoft Office zijn vereist.

Qualifications

• Ervaring met managementondersteunende werkwijzen en secretarieel-beheer.
• Goede beheersing van Windows-gestuurde Microsoft Office-programma's.

Responsibilities

• Beheer van de agenda en mailbox voor twee afdelingshoofden.
• Volgen en initiëren van afspraken en acties.
• Organisatie van bijeenkomsten en logistieke afhandeling (digitaal).
• Voorbereiden van overleggen met gebruik van digitale tools.

Skills

Klantgerichtheid

Plannen en organiseren

Samenwerken

Flexibiliteit

Microsoft Office

Tools

Microsoft Office

Job description

Werk je graag samen vanuit een hecht team en heb je klantwaarde hoog in het vaandel staan? Dan ben jij de managementondersteuner die we zoeken. Als managementondersteuner ben jij de sparringpartner waar afdelingshoofden op kunnen bouwen. Standplaats is Utrecht. Hoe je dit gaat doen? Lees snel verder.

Hoe jij bijdraagt

Je bent verantwoordelijk voor de ondersteuning van twee afdelingshoofden bij het organisatieonderdeel Water, Verkeer en Leefomgeving (WVL) van Rijkswaterstaat. Je beheert hun agenda en filtert zelfstandig hun post en email op de informatie en contacten die voor hen relevant zijn. Dit organisatieonderdeel speelt een centrale rol in het bedenken en voorbereiden van oplossingen voor complexe vraagstukken, zoals stikstof, afval en een schone leefomgeving.

Jouw werkzaamheden

• Je beheert de agenda en houdt regie op de mailbox.
• Je bewaakt de voortgang van afspraken en acties die jouw afdelingshoofden moeten uitvoeren en zet deze zo mogelijk zelf in gang.
• Je organiseert (speciale) bijeenkomsten en zorgt voor de logistieke afhandeling van bijvoorbeeld digitale vergaderopties.
• Je bereidt de overleggen van jouw afdelingshoofden voor en maakt hierbij gebruik van digitale programma’s.

Jouw team

Je vormt een hecht team samen met 2 andere ondersteuners in jouw pool. Samen zorgen jullie ervoor dat zaken soepel en goed verlopen en vervangen jullie elkaar bij afwezigheid. Ook stemmen jullie gezamenlijk af welke dagen jullie op kantoor zijn. Hierbij houden jullie rekening met de agenda van de afdelingshoofden. Hybride werken is mogelijk. Daarnaast werk je nauw samen met de andere 25 managementondersteuners binnen WVL. Zo staat er altijd iemand achter je.

Meer weten of persoonlijk contact?

Heb je nog vragen en wil je toch wat meer weten over de functie? Bel of app dan met Monique Groenewegen van der Weijden-Nieuwenhuizen, afdelingshoofd Werkenpakket RWS en Ondersteuning, via 06 23 49 85 93.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
• 12 maanden
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Bij ons werk je aan mooie en betekenisvolle projecten voor heel Nederland, in een organisatie die jouw ontwikkeling serieus neemt en je waardeert als professional. Dat zie je ook terug in de arbeidsvoorwaarden.
Arbeidsvoorwaarden:

• 144 vakantie-uren per jaar (bij 36 uur per week)
• volledige OV-vergoeding of een km-vergoeding van € 0,07 of € 0,23 p/km ( zie voorwaarden )
• mobiele telefoon en laptop
• budget van € 750 voor inrichting thuiswerkplek + thuiswerkvergoeding van € 2,45 p/dag
• pensioenregeling via ABP

Een omgeving die jou ondersteunt en kansen biedt:

• hybride werken is mogelijk, afgestemd op jouw werkzaamheden en in samenspraak met je leidinggevende
• persoonlijke groei – opleidingen en loopbaanbegeleiding

Stel je arbeidsvoorwaarden zelf samen, passend bij jouw leven:

• Individueel Keuzebudget (IKB) gebruik je IKB-budget van 16,5% van je salaris voor bijvoorbeeld de aflossing van je studieschuld, een (elektrische) fiets inclusief accessoires, bedrijfsfitness, verduurzaming van je woning of andere fiscaalvriendelijke doelen
• flexibele verlofregelingen (zorg-, ouderschaps-, adoptie- en pleegzorgverlof)

Bekijk hier de volledige CAO van het Rijk.

• Je hebt ervaring met managementondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften.
• Je hebt voldoende beheersing van de Windows-gestuurde programma's van Microsoft Office.

• Je hebt ervaring met managementondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften.
• Je hebt voldoende beheersing van de Windows-gestuurde programma's van Microsoft Office.

Je beschikt over de volgende competenties:

• Samenwerken: je maakt afspraken met collega’s over de werkverdeling en vervanging en helpt waar nodig.
• Klantgerichtheid: je vraagt door, maakt heldere afspraken en vindt een balans tussen een dienstverlenende en assertieve houding.
• Plannen en organiseren: je houdt overzicht en maakt een realistische inschatting van de urgentie en het belang van zaken
• Flexibiliteit: je schakelt snel tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving en kiest een aanpak die past bij de situatie.

Hoe solliciteer je?

Je kunt op deze vacature reageren via de sollicitatieknop op deze pagina. In plaats van een motivatiebrief vragen we jou om een Word of pdf document te uploaden waarin je antwoord geeft op de volgende vragen over jouw motivatie en competenties (geef antwoord in maximaal 200 woorden per vraag):

• Waarom wil je werken in deze rol? En wat spreekt je aan?
• Klantgerichtheid: beschrijf een moment waarop je duidelijk moest aangeven wat er wél en níet mogelijk was voor een klant, collega of opdrachtgever. Hoe heb je dat gecommuniceerd en wat was het effect?
• Plannen en organiseren: vertel over een situatie waarin je een complexe agenda of planning moest beheren met meerdere betrokkenen. Hoe heb je ervoor gezorgd dat iedereen op de hoogte was en dat conflicten in de planning werden opgelost?

We raden je aan om een concreet voorbeeld te gebruiken in je antwoord. Het kan je helpen de vraag te beantwoorden volgens de STARR-methode (Situatie, Taak, Actie, Resultaat, Reflectie).

Hier kom je te werken

Over Rijkswaterstaat

Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit 6 landelijke en 7 regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 225 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland: dat is werken bij Rijkswaterstaat.
Talent als basis, diversiteit als kracht
Rijkswaterstaat is een inclusieve organisatie. Een organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers gebruikt om samen betere resultaten te halen voor Nederland. Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt; niet ondanks, maar dankzij de verschillen. Daarom nodigen wij jou graag uit, als jij je herkent in deze vacature, om te solliciteren.
Rijkswaterstaat Water, Verkeer en Leefomgeving
Wil jij werken bij Rijkswaterstaat binnen Water, Verkeer en Leefomgeving (WVL)? Dit organisatieonderdeel speelt een centrale rol in het bedenken en voorbereiden van oplossingen voor grote transitievraagstukken, zoals klimaatadaptatie en circulariteit.
WVL voorziet uitdagingen, kansen en mogelijkheden voor een toekomstbestendig Nederland door kennis te (laten) ontwikkelen, te beheren en te delen.
WVL werkt hierin nauw samen met kennisinstituten, decentrale overheden en marktpartijen uit binnen- en buitenland. Vaak gaat het om schaarse, specifieke kennis zoals duurzame en slimme mobiliteit, een aanpak voor zwerfafval rondom onze wegen en in onze wateren, en innovaties als een circulair viaduct. Ook wordt onderzocht hoe, in tijden van droogte, water beter vast kan worden gehouden. Verder monitort en analyseert WVL verkeersongevallen en optimaliseert het de veiligheid op en rond de wegen voor mensen, dieren en natuur.
In totaal werken er ruim 1.000 mensen binnen WVL, verspreid over 4 directies: Bedrijfsvoering, Inkoop en Prestatiemanagement, Bereikbaarheid en Netwerkkwaliteit, Veiligheid en Water en Leefomgeving.

Bijzonderheden

• Let op: dit is een tijdelijke functie voor de duur van 1 jaar.
• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
• Om bij ons te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen, ook als je een interdepartementale transfer maakt. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed.
• Je wordt ingeschaald op basis van ervaring.
• Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, dit doen we altijd in overleg met jou.
• Het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kan deel uitmaken van het sollicitatieproces.

• Let op: dit is een tijdelijke functie voor de duur van 1 jaar.
• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
• Om bij ons te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen, ook als je een interdepartementale transfer maakt. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed.
• Je wordt ingeschaald op basis van ervaring.
• Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, dit doen we altijd in overleg met jou.
• Het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kan deel uitmaken van het sollicitatieproces.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.

Over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Monique Groenewegen vander Weijden-Nieuwenhuizen

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

Rijkswaterstaat nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en gaje direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieveorganisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werkleuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.