Managementassistent

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat; Den Haag; Hybrid; EUR 31,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werken mogelijk

OV-vergoeding of km-vergoeding

Mobiele telefoon en laptop

Budget voor thuiswerkplek

Pensioen via ABP

Job summary

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat zoekt een managementassistent voor de afdeling Bodem die het afdelingshoofd en team organisatorisch en secretarieel ondersteunt. Je brengt structuur in een dynamische omgeving en draagt bij aan een veilige en duurzame leefomgeving.

Je beheert agenda's, organiseert vergaderingen, verwerkt berichten en zorgt voor tijdige afronding van stukken in Outlook/Word/Teams. Een centraal aanspreekpunt voor de afdeling ben jij, met klantgerichte aanpak.

Qualifications

• Beheren van agenda van afdelingshoofd en verwerking van afspraken.
• Organiseren van afdelingsvergaderingen en reizen.
• Behandelen van e-mails, telefoon en post op tijd.
• Stukken voor vergaderingen overzichtelijk klaargezet in online systemen.

Responsibilities

• Je bent centraal aanspreekpunt voor de afdeling bij vragen.
• Je draagt bij aan een efficiënte organisatie onder druk.
• Je bewaakt deadlines en prioriteiten bij diverse taken.
• Je ondersteunt secretariële en administratieve processen.

Skills

Agenda beheer

Organiseren

Communicatie

Microsoft Office

Education

MBO-diploma

Tools

Outlook

Word

Teams

Job description

Als managementassistent op de afdeling Bodem zorg je dat het afdelingshoofd en de afdeling organisatorisch, secretarieel en administratief optimaal ondersteund worden. Je brengt structuur in een dynamische omgeving en zorgt dat het team optimaal kan presteren.
Hoe jij bijdraagt
Het directoraat-generaal Water en Bodem werkt aan de bescherming van Nederland tegen hoog water, wateroverlast en droogte. Met jouw doortastende planning, flexibiliteit onder werkdruk en klantgerichte aanpak houd je het team draaiende en draag je direct bij aan een veilige en duurzame leefomgeving.
Jouw werkzaamheden

• Je beheert de agenda van het afdelingshoofd en verwerkt nieuwe afspraakverzoeken snel en accuraat.
• Je organiseert afdelingsvergaderingen, boekt zalen, begeleidt bezoekers en boekt dienstreizen voor de manager.
• Je handelt e-mails, telefoontjes en post correct en tijdig af en houdt afdelingsoverzichten actueel.
• Je zorgt dat stukken voor vergaderingen overzichtelijk klaarstaan in online systemen zoals Microsoft Outlook, Word en Teams.
• Je bent het centrale aanspreekpunt voor de afdeling bij vragen en biedt direct een helpende hand.

Jouw team
Je komt te werken in het directiesecretariaat van de directie Bodem, Ruimte en Klimaatadaptatie (BRK), dat bestaat uit 5 managementassistenten, 2 beleidsondersteuners en 1 directiesecretaris. Samen vormen jullie een hechte basis, jullie vangen elkaars werk op bij drukte of afwezigheid. Inhoudelijk werk je voor het afdelingshoofd Bodem, 1 van de 4 afdelingen binnen BRK, en diens team.
Meer weten?
Wil je eerst meer informatie over de vacature voordat je gaat solliciteren? Of wil je inhoudelijk meer weten? Neem dan contact op met Angélique Remmig, directiesecretaris BRK, via 06 27 20 18 52. Zij staat je graag te woord!
Interesse?

• Motivatie: waarom wil je als managementassistent bij de afdeling Bodem van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat werken?
• Samenwerken: kun je een concreet voorbeeld geven van een situatie waarin je intensief hebt samengewerkt met collega's om een drukke of uitdagende periode op te vangen?
• Plannen en organiseren: beschrijf een situatie waarin er op hetzelfde moment meerdere spoedverzoeken binnenkwamen. Hoe ben je te werk gegaan om hierin overzicht te bewaren en alles tijdig af te handelen?

We raden je aan om bij het beantwoorden van de vragen een concreet voorbeeld te gebruiken volgens de STARR-methode (Situatie, Taak, Actie, Resultaat, Reflectie).

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• 12 maanden
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Bij ons werk je aan mooie en betekenisvolle projecten voor heel Nederland, in een organisatie die jouw ontwikkeling serieus neemt en je waardeert als professional. Dat zie je ook terug in de arbeidsvoorwaarden.
Arbeidsvoorwaarden:

• 144 vakantie-uren per jaar (bij 36 uur per week)
• volledige OV-vergoeding of een km-vergoeding van € 0,07 of € 0,23 p/km ( zie voorwaarden )
• mobiele telefoon en laptop
• budget van € 750 voor inrichting thuiswerkplek + thuiswerkvergoeding van € 2,45 p/dag
• pensioenregeling via ABP

Een omgeving die jou ondersteunt en kansen biedt:

• hybride werken - is mogelijk (minimaal 2 kantoordagen per week), afgestemd op jouw werkzaamheden en in samenspraak met je leidinggevende. Op donderdag is het directiesecretariaat altijd op kantoor aanwezig
• persoonlijke groei – opleidingen en loopbaanbegeleiding

Stel je arbeidsvoorwaarden zelf samen, passend bij jouw leven:

• Individueel Keuzebudget (IKB) gebruik je IKB-budget van 16,5% van je salaris voor bijvoorbeeld de aflossing van je studieschuld, een (elektrische) fiets inclusief accessoires, bedrijfsfitness, verduurzaming van je woning of andere fiscaalvriendelijke doelen
• flexibele verlofregelingen (zorg-, ouderschaps-, adoptie- en pleegzorgverlof)

Bekijk hier de volledige CAO van het Rijk.

• Je beschikt over minimaal een mbo-diploma.
• Je hebt werkervaring met soortgelijke secretariële en administratieve werkzaamheden.
• Je kunt goed overweg met computerprogramma's zoals Microsoft Outlook, Word en Teams, of je maakt je deze systemen snel eigen.
• Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands.

• Je beschikt over minimaal een mbo-diploma.
• Je hebt werkervaring met soortgelijke secretariële en administratieve werkzaamheden.
• Je kunt goed overweg met computerprogramma's zoals Microsoft Outlook, Word en Teams, of je maakt je deze systemen snel eigen.
• Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands.

Aan competenties breng je mee

• Samenwerken: je zoekt actief de verbinding met collega's en helpt hen waar nodig.
• Plannen en organiseren: je werkt precies en zorgvuldig, stelt heldere prioriteiten en houdt het overzicht, ook wanneer de werkdruk hoog is.
• Proactiviteit en flexibiliteit: je pakt zelfstandig door als je eigen werk klaar is en beweegt soepel mee als situaties veranderen.

Hier kom je te werken

Over Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat

Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat
Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) zet in op een veilig, bereikbaar en leefbaar Nederland. Daarom werkt het ministerie aan krachtige verbindingen over de weg, spoor, het water en door de lucht. En IenW beschermt tegen wateroverlast, zorgt voor de kwaliteit van lucht, water en bodem, en werkt aan het realiseren van een circulaire economie. Lees hier meer.

Digitalisering en datagedreven werken spelen een steeds grotere rol in ons werk. Binnen het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) zetten we daarom actief in op het versterken van I-vakmanschap: de kennis, vaardigheden en houding om technologie en informatievoorziening slim, verantwoord en met impact in te zetten.

Talent als basis, diversiteit als kracht
Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat bouwt aan een inclusieve organisatie. Een organisatie die ruimte biedt aan iedereen. Een organisatie waarin mensen zich betrokken en gewaardeerd voelen; niet ondanks, maar dankzij verschillen. Een organisatie waarin we samen werken aan een mooier Nederland. Daarom nodigen we iedereen (m/v/x) die aan het profiel van deze vacature voldoet, of gaat voldoen, uit om te solliciteren.

Directoraat-generaal Water en Bodem
Zet je je graag in om Nederland beter te beschermen tegen hoogwater en voor een beter gebruik van water en bodem? Dan ben je bij het directoraat-generaal Water en Bodem (DGWB) aan het juiste adres. Bij DGWB werk je samen met zo’n 260 collega’s aan de bescherming van Nederland tegen hoogwater en aan een verantwoord gebruik en ruimtelijke ordening van de zee.

We sturen op een duurzaam en veilig gebruik van het water-bodemsysteem dat bestand is tegen wateroverlast en droogte en dat ons blijvend kan voorzien van de juiste hoeveelheid water, van de juiste kwaliteit, op de juiste plaats. We geven richting en invulling aan klimaatadaptatie door de (internationale) klimaatopgaven te vertalen naar uitvoerbaar en toekomstbestendig beleid. Zo dragen we bij aan een bereikbaar, leefbaar en veilig Nederland.

Directie Bodem Ruimte en Klimaatadaptatie
De directie Bodem, Ruimte en Klimaatadaptatie (BRK) bundelt de taken op het gebied van klimaatadaptatie en bodem-, ondergrond- en waterbeleid en de invloed daarvan op de ruimtelijke inrichting. Als gevolg van klimaatverandering, de energietransitie, de woningbouwopgave en de stikstofproblematiek worden stad en platteland ingrijpend heringericht door een deskundig en enthousiast team van medewerkers. De schaarse milieuruimte wordt opnieuw en evenwichtig verdeeld vanuit de belangen van de samenleving op basis van actuele kennis en inzichten.

Als directie geven we richting aan deze transities vanuit de kansen en randvoorwaarden van het water- en bodemsysteem. Hiervoor maken we gebruik van de expertise van kennisinstituten en het bedrijfsleven. In het proces bekijken we continu de wensen en mogelijkheden van burgers, bedrijven en bestuurders. Zo werken we aan een Nederland dat klimaatadaptief is ingericht met behoud van een gezonde bodem- en waterkwaliteit en met een ruimtelijk uitgebalanceerde geordende ondergrond.

Bijzonderheden

• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
• Sollicitatiegesprekken vinden plaats op maandag 2 november.
• Om bij ons te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen, ook als je een interdepartementale transfer maakt. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed.
• Je wordt ingeschaald op basis van ervaring.
• Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, dit doen we altijd in overleg met jou.
• Het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kan deel uitmaken van het sollicitatieproces.

• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
• Sollicitatiegesprekken vinden plaats op maandag 2 november.
• Om bij ons te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen, ook als je een interdepartementale transfer maakt. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed.
• Je wordt ingeschaald op basis van ervaring.
• Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, dit doen we altijd in overleg met jou.
• Het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kan deel uitmaken van het sollicitatieproces.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.

Over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en gaje direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieveorganisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werkleuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.