Managementassistent Wethouder

S&Z Consultancy; Ede; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Part time

Job summary

S&Z Consultancy zoekt een ervaren managementassistent die de wethouder ondersteunt en zorgt voor een soepele werkweek. Je beheert een complexe bestuurlijke agenda, bewaakt planning en fungeert als schakelpunt tussen de wethouder, inwoners en externe contacten.

Daarnaast handel je telefoongesprekken zelfstandig af, zorg je voor complete vergadermappen en behandel je vertrouwelijke informatie met de vereiste discretie. Je werkt proactief en prioriteert taken in een dynamische bestuurlijke omgeving.

Qualifications

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent of directiesecretaresse
• Beschikbaar voor 24–30 uur per week
• Aantoonbare ervaring met ondersteuning op directie- en bestuurlijk niveau
• Minimaal mbo+-werk- en denkniveau
• Aantoonbare ervaring met complex agendebeheer
• Digitaal vaardig en aantoonbare ervaring met Outlook en Office

Responsibilities

• Ondersteunen van de wethouder bij dagelijkse werkzaamheden
• Beheren van een complexe bestuurlijke agenda en bewaken van afspraken
• Structureren en prioriteren van de werkweek
• Signaleren van knelpunten en tijdig anticiperen op wijzigingen in de planning
• Zelfstandig afhandelen van interne en externe telefoongesprekken
• Vervullen van een afschermfunctie richting de wethouder
• Fungeren als schakel tussen de wethouder en inwoners, collega's en externe contacten
• Beheren en prioriteren van de mailbox van de wethouder en beoordelen welke zaken directe opvolging vragen
• Verzamelen, ordenen en bewaken van vergaderstukken en zorgen voor een complete digitale vergadermap
• Zorgvuldig omgaan met politiek en bestuurlijk gevoelige informatie
• Proactief signaleren wat nodig is om de wethouder optimaal te ondersteunen
• Waar nodig vervangen van collega's binnen het bestuurssecretariaat en gezamenlijk verantwoordelijkheid dragen voor de ondersteuning van het College

Skills

Discretie

Proactief

Organisatie

Communicatie

Stressbestendig

Flexibiliteit

Education

MBO+-niveau

Tools

Outlook

Microsoft Office

Job description

Startdatum: zo spoedig mogelijk

Einddatum: 1 december 2027

Optie op verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend

Duur: Tot en met 1 december 2027

Sluitingsdatum: 1 september 2026

Publicatiedatum: 26 augustus 2026

Functieomschrijving

Als ervaren managementassistent ondersteun je een wethouder en zorg je ervoor dat de werkweek soepel en gestructureerd verloopt. Je bent verantwoordelijk voor complex agendabeheer, bewaakt de planning en vervult een afschermfunctie. Je handelt zelfstandig interne en externe telefoongesprekken af, beheert en prioriteert de mailbox en zorgt dat vergaderstukken en relevante informatie tijdig en compleet beschikbaar zijn. Je fungeert als schakel tussen de wethouder, inwoners, collega's en externe contacten.

Werkzaamheden

Belangrijkste taken:

• Ondersteunen van de wethouder bij de dagelijkse werkzaamheden
• Beheren van een complexe bestuurlijke agenda en bewaken van afspraken en verplichtingen
• Structureren en prioriteren van de werkweek van de wethouder
• Signaleren van knelpunten en tijdig anticiperen op wijzigingen in de planning
• Zelfstandig afhandelen van interne en externe telefoongesprekken
• Vervullen van een afschermfunctie richting de wethouder
• Fungeren als schakel tussen de wethouder en inwoners, collega's en externe contacten
• Beheren en prioriteren van de mailbox van de wethouder en beoordelen welke zaken directe opvolging vragen
• Verzamelen, ordenen en bewaken van vergaderstukken en zorgen voor een complete digitale vergadermap
• Zorgvuldig omgaan met politiek en bestuurlijk gevoelige informatie
• Proactief signaleren wat nodig is om de wethouder optimaal te ondersteunen
• Waar nodig vervangen van collega's binnen het bestuurssecretariaat en gezamenlijk verantwoordelijkheid dragen voor de ondersteuning van het College

Gewenst profiel

• Ervaren managementassistent, gewend te werken op directie- of bestuurlijk niveau
• Discretie en politieke/bestuurlijke sensitiviteit
• Proactieve houding en zelfstandig kunnen werken
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om te prioriteren
• Omgaan met vertrouwelijke en politiek gevoelige informatie

Eisen:

• Beschikbaar voor 24 tot 30 uur per week gedurende de looptijd van de opdracht
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of in een vergelijkbare functie
• Aantoonbare ervaring met ondersteuning op directie- en/of bestuurlijk niveau
• Minimaal mbo+-werk- en denkniveau
• Aantoonbare ervaring met complex agendobeheer
• Digitaal vaardig en aantoonbare ervaring met Outlook en Office

Wensen:

• Meer dan 3 jaar aantoonbare ervaring als managementassistent, directieassistent of in een vergelijkbare functie
• Ervaring met ondersteuning binnen een politiek-bestuurlijke omgeving
• Ervaring met complex agendebeheer op directie- en/of bestuurlijk niveau
• Aantoonbare ervaring met het zelfstandig afhandelen van interne en externe contacten en het vervullen van een afschermfunctie
• Ervaring met Notubiz en/of vergelijkbare systemen binnen een bestuurlijke omgeving
• Aantoonbare ervaring met het snel eigen maken van nieuwe digitale systemen

Competenties:

• Bestuurlijk sensitief
• Politiek sensitief
• Proactief
• Doortastend
• Organisatiesensitief
• Discreet
• Betrouwbaar
• Communicatief sterk
• Goed in plannen
• Goed in organiseren
• Stressbestendig
• Flexibel
• Dienstverlenend
• Verbindend