Managementassistent Universiteitsbibliotheek

Sport Society; Utrecht; On-site; EUR 39,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

8% vakantiegeld

Eindejaarsuitkering 8,3%

Pensioenregeling

Flexibele arbeidsvoorwaarden

Job summary

Universiteit Utrecht – Universiteitsbibliotheek zoekt een managementassistent die de secretariële en organisatorische ondersteuning verzorgt. Samen met een collega zorg je dat alles geregeld is en vervang je elkaar bij afwezigheid.

Je plant en beheert agenda’s, notuleert vergaderingen, ondersteunt werving en selectie, organiseert evenementen en bewaakt proceskwaliteit. Je werkt in een dynamische universitaire omgeving waar samenwerking centraal staat.

Qualifications

• MBO+/HBO-niveau en ervaring in een soortgelijke functie.
• Uitstekende beheersing van het MS Office-pakket en het snel eigen maken van systemen.
• Goede Nederlandse en Engelse communicatie in woord en geschrift (C1).
• Proactieve houding, oplossingsgericht en prioriteiten kunnen stellen.

Responsibilities

• Je plant afspraken en vergaderingen voor het managementteam.
• Je beheert de agenda en voorkomt planningsconflicten.
• Je notuleert vergaderingen van de dienstraad en incidenteel andere overleggen.
• Je ondersteunt werving- en selectieprocedures en bereidt start van nieuwe collega's voor.
• Je organiseert evenementen en verzorgt ruimtes, catering en ontvangst.
• Je bewaakt kwaliteit en voortgang van processen en voert verbeteringen door.

Skills

MS Office

Planning & organisatie

Samenwerken

Communicatie

Proactief denken

Administratieve vaardigheden

Education

MBO+/HBO-niveau

Job description

Als managementassistent verzorg je de secretariële en organisatorische ondersteuning van de universiteitsbibliotheek. Jij weet er, samen met je collega-managementassistent, voor te zorgen dat alles goed is geregeld. Je helpt elkaar waar nodig om de klus te klaren en vervangt elkaar bij afwezigheid.

• Je plant afspraken en vergaderingen in voor leden van het managementteam (bestaande uit acht afdelingshoofden entwee directieleden);
• Je beheert de agenda van een van de directieleden. Daarbij denk je proactief mee en zorg je voor evenwicht in de agenda's, waarbij je rekening houdt met de agenda's van de afdelingshoofden en bestaande overleggen, zodat planningsconflicten zoveel mogelijk worden voorkomen. Waarbij je rekening houdend met de agenda's van de afdelingshoofden en bestaande overleggen planningsconflicten voorkomt;
• Je notuleert vergaderingen van de dienstraad en incidenteel van andere overleggen;
• Je ondersteunt werving- en selectieprocedures en bereidt de start van nieuwe collega’s voor;
• Je organiseert evenementen en bijeenkomsten; bijvoorbeeld door het klaarmaken van de ruimtes, klaarzetten van presentaties, regelen van catering en de gastvrije ontvangst van bezoekers;
• Je bewaakt de kwaliteit en voortgang in processen en procedures binnen het secretariaat, je lost eventuele problemen op en voert verbeteringen door.

Wat breng je mee?

We zoeken een representatieve en integere collega die gericht is op samenwerken, oplossingsgericht is en energie krijgt van plannen, organiseren en het ondersteunen van collega's.

Verder beschik je over meerdere van de volgende kwaliteiten:

• Je hebt mbo+/hbo-werkniveau en ervaring in een soortgelijke functie.
• Je hebt een uitstekende beheersing van het MS Office pakket en je maakt je nieuwe systemen snel eigen.
• Je communiceert duidelijk en beheerst de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift (C1).
• Je denkt in oplossingen en mogelijkheden en kunt binnen de verschillende werkzaamheden en hectiek van de dag snel prioriteiten stellen. Je houdt overzicht, schakelt makkelijk en zorgt ervoor dat zaken goed geregeld zijn.

Wat bieden wij?

• een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een werkweek van 28 tot 40 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.537,-tot maximaal € 4.673,- bij een fulltime dienstverband (schaal 8 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten biedt de Universiteit Utrecht ook een aantal eigen regelingen. Denk hierbij aan mogelijkheden voor professionele ontwikkeling , diverse verlofregelingen en een aantrekkelijk aanbod op het gebied van sport en cultuur. Bovendien kun je via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden zelf je arbeidsvoorwaarden uitbreiden of aanpassen. Zo stimuleren we je graag om je te blijven ontwikkelen. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht .

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's . Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow .

Bij de bibliotheek werken zo’n 150 mensen met veel betrokkenheid in acht afdelingen aan onze missie om kennisdeling te bevorderen en te innoveren. Dat doen we op verschillende manieren. Bijvoorbeeld door informatie open beschikbaar te maken, evenementen te organiseren waar kennis gedeeld wordt en studenten en onderzoekers te trainen. Daarnaast bieden we als bibliotheek uiteraard ook vele studieplekken en boeken. Deze vind je in onze twee vestigingen; een in de binnenstad aan de Drift en een op het USP aan de Heidelberglaan, waar het secretariaat gevestigd is.

Verder is het leuk te weten dat we binnen de bibliotheek geneigd zijn de omvang van onze collectie uit te drukken in strekkende (kilo)meters, de muren van het gebouw op het USP zwart zijn en er regelmatig naast serieuze ook sociale bijeenkomsten worden georganiseerd voor collega’s.

Als partner in de wetenschap stelt de Universiteitsbibliotheek Utrecht haar gebruikers in staat om te excelleren. Het juiste materiaal, op de juiste tijd, op de juiste plaats en op de juiste manier. De bibliotheek is altijd en overal online toegankelijk. De universiteitsbibliotheek is een betrouwbare partner voor onderzoekers, docenten en studenten op het terrein van wetenschappelijke informatievoorziening. Wij zetten onze deskundigheid in om de wetenschappelijke communicatiecyclus voortdurend te verbeteren. Wij inspireren tot ontmoeting en kennisuitwisseling. Onze dienstverlening organiseren wij in nauwe samenwerking met andere partijen binnen en buiten de Universiteit Utrecht, waarbij wij de grenzen tussen disciplines overstijgen.

Meer informatie

Neem voor meer informatie contact op metWenneke Meerstadt, waarnemend leidinggevende secretariaat, via [e-mail] of 06- 8118 34 42.

Wij verzorgen zelf de werving voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

De eerste gespreksronde vindt plaats op 5 oktober

De tweede gespreksronde vindt plaats op 8 oktober

Een meeloopdag op het secretariaat kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Sollicitatie

Als Universiteit Utrecht willen we een thuis zijn voor iedereen. We waarderen medewerkers met verschillende achtergronden, perspectieven en identiteiten. Denk aan verschillen in cultuur, religie of etniciteit, gender, seksuele oriëntatie, neurodiversiteit, beperking of leeftijd. We streven naar een veilige en inclusieve omgeving waarin iedereen kan floreren en waaraan iedereen kan bijdragen. Lees meer over hoe wij werken aan diversiteit en inclusie

Screening op kennisveiligheid kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedures voor wetenschappelijk personeel. Dit doen wij onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen.

Uiterlijk reageren op 30 september 2026.