Medewerker studentzaken Psychologie

Utrecht University; Utrecht; Hybrid; EUR 39,000 - 52,000; Part time

Benefits offered by this job

12 maanden contract

28–32 uur per week

Salaris ca €3.537–€4.673 bruto/maand

8% vakantiegeld

Eindejaarsuitkering 8,3%

Pensioenregeling

Ouderschapsverlof (gedeeltelijk doorge

Flexibele arbeidsvoorwaarden

Job summary

Universiteit Utrecht zoekt een sociale en leergierige medewerker studentenzaken voor het Onderwijsondersteuningsteam Psychologie. Je zorgt voor een soepele back-office ondersteuning van bachelor- en masteropleidingen, tussen docenten en studenten, en bewaakt planning en processen.

Je werkt deels hybride, houdt toezicht op roosters en toetsen en helpt met certificaten en inschrijvingen. Ervaring met OSIRIS en Excel is gewenst; communicatieve vaardigheden in NL en EN zijn belangrijk.

Qualifications

• Organisatievermogen en nauwkeurigheid in meerdere processen.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels.
• Ervaring met Microsoft Office; kennis van Osiris is een pré.

Responsibilities

• behandel je mails van docenten, studenten en studiekiezers
• stel je roosters op in overleg met docenten en het facultaire roosterbureau
• ondersteun je bij de organisatie van toetsen, inzagemomenten en cursusevaluaties
• coördineer je de cursusinschrijving en werkgroepindeling
• informeer je studenten over onderwijszaken
• help je bij de organisatie van open dagen, diploma-uitreikingen, de selectie en de INtroductie
• verzorg je de afgifte van certificaten en registraties zoals de vLOGO
• houd je de jaarplanning van de verschillende processen in het oog en signaleer je knelpunten

Skills

Organisatievermogen

Nauwkeurig werken

Communicatieve vaardigheden

Taalvaardigheid EN/NL

Education

Bachelor/HBO werk- en onderwijsgerelateerd

Tools

Microsoft Office

Osiris

Job description

Voor het onderwijsondersteuning-team van het departement Psychologie zoeken we een sociale en leergierige medewerker studentenzaken. In deze veelzijdige functie zorg je ervoor dat onderwijsactiviteiten achter de schermen soepel verlopen. Je ondersteunt docenten en studenten, houdt overzicht over uiteenlopende processen en zorgt dat de administratieve werkzaamheden zorgvuldig worden uitgevoerd. Heb jij plezier in organiseren, werk je graag nauwkeurig en pak je nieuwe informatie snel op? Dan maken we graag kennis met jou!

Wat ga je doen?

Samen met negen collega’s ondersteun je de bachelor- en masteropleidingen van het departement Psychologie. Je zorgt ervoor dat onderwijsprocessen goed georganiseerd zijn en zoekt daarbij steeds de juiste weg tussen de wensen van docenten en de opleiding, de mogelijkheden binnen het team en de kaders van de faculteit en universiteit. Als medewerker studentzaken heb je een afwisselend takenpakket. Je krijgt de ruimte om je te verdiepen in specifieke werkzaamheden en mee te denken over verbeteringen in processen en dienstverlening.

Samen met je collega’s

• behandel je mails van docenten, studenten en studiekiezers;
• stel je roosters op in overleg met docenten en het facultaire roosterbureau;
• ondersteun je bij de organisatie van toetsen, inzagemomenten en cursusevaluaties;
• coördineer je de cursusinschrijving en werkgroepindeling;
• informeer je studenten over onderwijszaken;
• help je bij de organisatie van open dagen, diploma-uitreikingen, de selectie en de INtroductie;
• verzorg je de afgifte van certificaten en registraties zoals de vLOGO;
• houd je de jaarplanning van de verschillende processen in het oog en signaleer je tijdig knelpunten.

Sommige processen kunnen complex zijn en komen maar één keer per jaar voor. Het kan daarom even duren voordat je bent ingewerkt. Wij verwachten daarom niet dat je alles direct weet nieuwsgierigheid, leergierigheid en de bereidheid om vragen te stellen vinden wij belangrijker.

Het Onderwijsondersteuningsteam Psychologie bestaat uit een aantal vaste ondersteuners waaronder twee participatiewet medewerkers en daarnaast wisselende studentassistenten. De teamleden zijn sociale en betrokkenen medewerkers en hoewel iedereen een duidelijke eigen verantwoordelijkheid heeft staan de medewerkers elkaar bij wanneer nodig. Er is in het team voldoende ruimte voor flexibiliteit en er wordt hybride gewerkt.

Wat breng je mee?

Deze functie past perfect bij jou als je talent hebt voor het behouden van overzicht in een dynamische omgeving, leergierig bent en nauwkeurig werkt. Het snel eigen maken van nieuwe informatie, zoals nieuwe systemen of processen, is voor jou geen probleem. Je kunt zelfstandig werken, maar zoekt ook de samenwerking met andere teamleden op. Ook in drukke tijden houd je het hoofd koel, doe je de juiste dingen, help je anderen en wordt je humor gewaardeerd. Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel, zelfvertrouwen en behoefte om mee te denken en te helpen. Je ziet waar processen efficiënter kunnen en bewaakt de tijdslijn van taken.

En verder

• je werkt gestructureerd en zorgt voor een zorgvuldige administratie;
• je schakelt makkelijk met collega's en zoekt actief de samenwerking op;
• je haalt plezier uit het zoeken naar creatieve oplossingen en neemt initiatief;
• je drukt je makkelijk uit (schriftelijk en mondeling) in het Nederlands en Engels;
• ervaring met Microsoft Office is vanzelfsprekend, kennis van Osiris is een grote pré. Uitgebreide kennis van Excel, of de motivatie om je dit snel eigen te maken, is heel wenselijk.

Wat bieden wij?

• een functie voor 12 maanden met uitzicht op een vast dienstverband;
• een werkweek van 28 tot 32 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.537,-tot maximaal € 4.673,- bij een fulltime dienstverband (schaal 8 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naar de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten biedt de Universiteit Utrecht ook een aantal eigen regelingen. Denk hierbij aan mogelijkheden voor professionele ontwikkeling, diverse verlofregelingen en een aantrekkelijk aanbod op het gebied van sport en cultuur. Bovendien kun je via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden zelf je arbeidsvoorwaarden uitbreiden of aanpassen. Zo stimuleren we je graag om je te blijven ontwikkelen. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Over ons

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toonderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow. De faculteit Sociale Wetenschappen is een dynamische, toonaangevende faculteit voor hoogwaardig wetenschappelijk onderzoek en uitdagend academisch onderwijs op het gebied van jeugd, onderwijs, opvoeding, menselijk gedrag en samenleving. De Undergraduate en Graduate School verzorgen voor bijna 7.000 studenten een breed palet aan bacheloropleidingen en (onderzoeks)masters in de disciplines interdisciplinaire sociale wetenschap, culturele antropologie, onderwijswetenschappen, pedagogiek, psychologie en sociologie. De faculteit Sociale Wetenschappen telt ongeveer 1.100 medewerkers, die allen hun individuele bijdrage leveren aan de opleiding en vorming van jong talent en aan het onderzoek naar en het vinden van oplossingen voor wetenschappelijke en maatschappelijke vraagstukken. De faculteit streeft naar diversiteit onder haar medewerkers en studenten en zet zich in om een veilige en inclusieve omgeving te creëren voor iedereen, zoals te lezen is in het Equality, Diversity and Inclusion beleid van de Universiteit Utrecht. De faculteit hecht er waarde aan dat haar medewerkers voor nu en in de toekomst breed inzetbaar zijn in de universitaire organisatie ter verdere professionalisering van de ondersteuning van onderwijs en onderzoek. Om dit te stimuleren krijgt iedere medewerker op enig moment in de loopbaan de tijd en faciliteiten – bijvoorbeeld in de vorm van trainingen – om deel te nemen aan projecten of mee te werken op andere afdelingen. Eigenschappen die de faculteit belangrijk vindt zijn betrokkenheid, kunnen samenwerken en flexibiliteit. De faculteit Sociale Wetenschappen is gevestigd op het Utrecht Science Park, niet ver van het historische centrum van Utrecht.

Meer informatie

Neem voor meer informatie contact op met Manon Slockers via [e-mail] ([e-mail]).

Sollicitatie

Als Universiteit Utrecht willen we een thuis zijn voor iedereen. We waarderen medewerkers met verschillende achtergronden, perspectieven en identiteiten. Denk aan verschillen in cultuur, religie of etniciteit, gender, seksuele oriëntatie, neurodiversiteit, beperking of leeftijd. We streven naar een veilige en inclusieve omgeving waarin iedereen kan floreren en waaraan iedereen kan bijdragen. Lees meer over hoe wij werken aan diversiteit en inclusie. Heb je vragen over toegankelijkheid—bijvoorbeeld van je werklocatie Martinus J. Langeveldgebouw, tijdens het sollicitatieproces of in je werk? Neem dan contact op via onze HR-contactpagina. Screening op kennisveiligheid kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedures voor wetenschappelijk personeel. Dit doen wij onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen. Onze voorkeursstartdatum is zo snel mogelijk. De vacature staat gezien de tijdsdruk open voor zowel interne als externe kandidaten. Wij verzorgen zelf de werving voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.