Managementassistent Plaatsvervangend Commandant der Landstrijdkrachten (P-CLAS)

Werken voor Nederland; Utrecht; On-site; EUR 34,000 - 47,000; Full time

Job summary

Werken voor Nederland zoekt een managementassistent voor de Plaatsvervangend Commandant der Landstrijdkrachten in Utrecht. Je werkt in een vertrouwelijke omgeving en ondersteunt op directieniveau.

Je bent organisatorisch sterk, werkt zelfstandig en bewaakt complexe agenda's met discretie. Je bent communicatief vaardig in NL en Engels/Duits en hebt ervaring met MS Office; het contract is tijdelijk met uitzicht op vast aanstelling.

Qualifications

• Je hebt een afgeronde mbo-opleiding op niveau 4 in administratie/secretariële richting.
• Je beschikt over organisatorische en administratieve ervaring; ervaring op directie- of commandogroepniveau is een pré.
• Je werkt zelfstandig, neemt verantwoordelijkheid en hebt een faciliterende, zorgzame instelling.
• Je bent communicatief sterk in het Nederlands met goede Engelse en Duitse taalbeheersing.
• Je bent flexibel, stressbestendig en kunt schakelen tussen hectische momenten en rustperiodes.
• Kennis van diverse softwarepakketten, o.a. Microsoft Office.

Responsibilities

• Complex agenda beheer: plannen, bewaken en fungeren als poortwachter.
• Vergaderingen organiseren en stukken tijdig aanleveren en opvolgen.
• Evenementen en diners regelen, inclusief gastenlijsten en tafelschikkingen.
• Communicatie en correspondentie: eerste aanspreekpunt en beheren van telefoonverkeer.
• Facilitaire en protocollaire ondersteuning, bezoekers ontvangen en signaleren van behoeften.

Skills

Agenda beheer

Organisatie

Communicatie

Secretariële vaardigheden

Engels & Duits

Microsoft Office

Education

MBO niveau 4

Tools

Microsoft Office

Job description

Managementassistent Plaatsvervangend Commandant der Landstrijdkrachten (P-CLAS)

Vacature kenmerken

Standplaats Utrecht

Contractduur 1 jaar, met bij goed functioneren uitzicht op een vaste aanstelling

Uren per week 38 - 38

Maandsalaris €3.035,00 - €4.205,00

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 07 - Burgerschaal IBBAD 07

Vakgebied Administratief / secretarieel

Dienstverband Tijdelijke aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Ben jij een organisatorisch talent dat gedijt in het zenuwcentrum van de Landmacht? Krijg jij energie van het ondersteunen op het allerhoogste niveau en schrik je niet terug voor een dynamische en vertrouwelijke rol? Dan is dit jouw missie!

Voor het Kabinet van de Commandant der Landstrijdkrachten (C-CLAS) zijn wij op zoek naar een integere en proactieve managementassistent die de Plaatsvervangend Commandant en zijn persoonlijke staf komt versterken.

Jouw rol in het hart van de Landmacht

Als managementassistent ben je de spil in het web voor de Plaatsvervangend Commandant der Landstrijdkrachten (P-CLAS). Je werkt in een omgeving waar beslissingen worden genomen die de hele Koninklijke Landmacht raken. Je ondersteunt de Plaatsvervangend Commandant en zijn team, dat bestaat uit gedreven militaire en burger collega’s. In deze hechte groep maak jij met jouw bijdrage écht het verschil. Omdat je direct betrokken bent bij vertrouwelijke informatie, is jouw integriteit van onschatbare waarde.

Je hebt een breed en afwisselend takenpakket waarbij geen dag hetzelfde is. Jij hebt de touwtjes in handen als het gaat om:

• Complex agendabeheer: Je beheert en bewaakt de agenda van de PC-LAS in nauwe samenspraak met de Hoofd Officier Toegevoegd (HOT) en Chef-Kabinet, plant afspraken en fungeert als poortwachter.
• Vergaderingen en bijeenkomsten van A tot Z: Je organiseert diverse overleggen, zoals de Raad van Advies, en zorgt ervoor dat alle stukken compleet en correct worden aangeleverd en opgevolgd.
• Evenementen en diners: Je organiseert (werk)diners en lunches, van het opstellen van de gastenlijst en de tafelschikking tot het versturen van uitnodigingen.
• Communicatie en correspondentie: Je bent het eerste aanspreekpunt voor hooggeplaatste interne en externe contacten, zoals politieke vertegenwoordigers en commandanten. Je handelt zelfstandig correspondentie af en beheert inkomend en uitgaand telefoonverkeer, zowel nationaal als internationaal.
• Facilitaire en protocollaire ondersteuning: Je ontvangt en begeleidt bezoekers, coördineert catering en attenties en adviseert de Plaatsvervangend Commandant gevraagd en ongevraagd over uiteenlopende zaken.

Wie zoeken wij?

Wij zoeken een leergierige en toegewijde collega die zich wil vastbijten in deze belangrijke rol. Je bent een teamspeler die goed kan omgaan met gevoelige informatie en wisselende, onvoorspelbare situaties. Je herkent jezelf in het volgende profil:

• Je hebt een afgeronde mbo-opleiding op niveau 4, bijvoorbeeld in een administratieve, secretariële of juridische richting.
• Je beschikt over relevante organisatorische en administratieve ervaring; ervaring met ondersteuning op directie- of commandogroepniveau is een pré.
• Je werkt zelfstandig, neemt verantwoordelijkheid en hebt een faciliterende en zorgzame instelling.
• Je bent communicatief sterk in het Nederlands en hebt een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Engelse en Duitse taal.
• Je bent flexibel, stressbestendig en kunt goed schakelen tussen hectische momenten en periodes van rust.
• Je hebt kennis van diverse softwarepakketten o.a. Microsoft Office

Wat bieden wij jou?

• Een unieke functie in het hart van de Landmacht, waar je rechtstreeks voor de Plaatsvervangend Commandant werkt.
• Een contract voor 36 tot 40 uur per week, waarbij er incidenteel thuis kan worden gewerkt, maar geen vaste dag per week.
• Een hecht team waarin jouw bijdrage wordt gezien en gewaardeerd en waar je elkaar vervangt en aanvult.
• Volop ruimte om mee te groeien met de organisatie en jezelf zowel persoonlijk als professioneel te ontwikkelen.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 07 - Burgerschaal IBBAD 07

Salarisomschrijving

Maandsalaris €3.035,00 - €4.205,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling

Contractduur 1 jaar, met bij goed functioneren uitzicht op een vaste aanstelling

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Defensie heeft goede secundaire arbeidsvoorwaarden, vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers duurt in totaal 16,33 procent van het salaris. Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget.

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer;
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum;
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering;
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering;
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets;
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.
• Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer maximaal 75% betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, uitgebreide sportfaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer.

Bijzonderheden

Een veiligheidsonderzoek (VGB) is onderdeel van het sollicitatieproces. Het is noodzakelijk dat je als burgersollicitant de Nederlandse nationaliteit hebt. Het kunnen overleggen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een voorwaarde voor de aanstelling. Daarnaast kan een veiligheidsonderzoek en referentiecheck deel uit maken van de selectieprocedure. Dit betreft een achtergrondcheck op onder meer strafblad en financiële zaken, die gemiddeld 8 weken in beslag neemt. Selectieproces: Bij het ontvangen van voldoende reacties van geschikte kandidaten sluiten wij de vacature eerder. Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaardtermijn die de AVG voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst. Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO). Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

De Koninklijke Landmacht draagt op de grond bij aan vrijheid, veiligheid en welvaart in Nederland en daarbuiten. De Landmacht doet dit met professionele en goed getrainde militairen. Onder de zwaarste omstandigheden voeren zij wereldwijd gevechtsoperaties uit, bieden humanitaire hulp of ondersteunen bij rampen. Bij de Landmacht werken naast beroepsmilitairen veel niet-militaire medewerkers, de zogenaamde burgerfuncties. Als burger bij de Landmacht ondersteun je de militairen vanuit jouw expertise. Zo draag je bij aan wereldwijde vrede en veiligheid.

www.werkenbijdefensie.nl

Voor meer informatie over deze vacature:

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure: