Management Assistent

Werken voor Nederland; 't Harde; On-site; EUR 33,000 - 42,000; Part time

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een Managementondersteuner voor de Commandant van OTCo Art, binnen CLAS/OTCO, op 19 uur per week. De functie vereist MBO 3 richting administratie/managementondersteuning, ervaring met MS Office en vloeiend Nederlands en Engels; Duits is een pré.

Na een jaar evaluatie en uitzicht op vast contract, met een salaris van €2.976,- tot €3.752,- per maand bij een 38-urige werkweek. Defensie biedt uitstekende secondaire arbeidsvoorwaarden en een veilige selectieprocedure met

Qualifications

• Minimaal MBO-3 niveau in administratie of managementondersteuning.
• Goede kennis van MS Office.
• Beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift; Duits is een pré.

Responsibilities

• Beheren van de agenda van de Commandant en CS/Plv Commandant; dagelijks contact met de Commandant en controle op afspraken.
• Behandelen van correspondentie en beheer van het archief van de Commandant; handling van vertrouwelijke documenten en dossierbeheer.
• Draagt zorg voor voorbereiding en uitvoering van diverse vergaderingen/besprekingen en verslaglegging; notuleren en voortgang bewaken.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor gasten van de Commandant.

Skills

Taalvaardigheid Nederlands

Taalvaardigheid Engels

Education

MBO 3 richting administratie / managementondersteuning

Tools

MS Office

Job description

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 05 - Burgerschaal IBBAD 05

Vakgebied Administratief / secretarieel

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

De functie is in beginsel voor 19 uur per week.

De organisatie is net omgevormd waarbij deze functie anders is ingericht dan voorheen.

Na ongeveer een jaar zal een evaluatie plaatsvinden waarbij wordt bekeken of de gekozen opzet, invullen en uren voldoen.

De werkzaamheden worden verricht binnen de CoGp van het OTC Art van CLAS/OTCO.

Het OTCo heeft tot doel het gereedstellen van individuen en eenheden door zorg te dragen voor initiële, functiegerichte en carrière opleidingen, trainingsondersteuning, kennisontwikkeling en innovatie.

Binnen CLAS is het OTCo de autoriteit op het gebied van opleiding, training en kennisproductie.

Het OTC Art bestaat uit CoGp en Staf, DEC JFS, School Doelbestrijding, School Doelopsporing, School Initiële en Verdere Vorming Artillerie en het ASK. Het OTC Art heeft tot doel om kennisproductie, opleidingen, vorming en trainingsfaciliteiten te leveren voor (internationaal) vuursteunpersoneel en eenheden. Door het uitvoeren van deze taken draagt het OTC Art bij aan de gereedstelling van grondgebonden vuursteun eenheden.
Het OTC Art is een Joint Organisatiedeel (JOD) op de volgende gebieden:

Grondlucht optreden
FW/RW luchtsteun
Laser Target Designation
Loitering Munitions
Commandant OTC Art is kennisadviseur van CLAS op het kennisdomein ‘Joint Fire Support’. In de Nota ‘CLAS Materiedeskundigheidslijst’ staat beschreven voor welke onderwerpen dit geldt.

De Commandogroep bestaat naast de Management assistent uit een commandant, OTC-adjudant, een chefstaf/plv C-OTC Art, een communicatie adviseur en een adm ost cogp OTC.

Functionaris is belast met secretariële- en management ondersteunende werkzaamheden voor commandant en zijn commandogroep.
1. Beheren van de agenda van de Commandant door:
- Het hebben van dagelijks contact met de commandant omtrent de agendaplanning, komende activiteiten en controle op nakomen van gemaakte afspraken;
- het bewaken en beheren van de agenda van de Commandant en CS/Plv Commandant door:

2. Behandelen van de correspondentie en het beheer van het archief van de commandant door:
- Het behandelen van (personeels-) vertrouwelijke en overige (geclassificeerde) documenten;
- het in standhouden en bijhouden van het werkarchief van de Commandant;
- het aanleggen en completeren van de diverse dossiers;
- het zorgdragen voor de volledigheid en toegankelijkheid van de dossiers, voor de kwaliteit van de verzamelde managementinformatie, voor de gemaakte afspraken en voor de kwaliteit en voortgang van de ondersteunende werkzaamheden;
- het verzorgen van de in- en uitgaande correspondentie van Commandant en CS/Plv Commandant;
- het verrichten van overige administratieve- en uitvoerende werkzaamheden voor de Commandant.

3. Draagt zorg voor de voorbereiding en uitvoering van diverse vergaderingen / besprekingen / overige bijeenkomsten door:
- Het completeren van vergaderstukken en bijvoegen van relevante achtergrondinformatie;
- het attenderen op bijzondere aandachtspunten;
- het notuleren en verzorgen van de verslaglegging;
- het bewaken van de voortgang en de afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten;
- het versturen van uitnodigingen en de respons bewaken
- het aanvragen van de benodigde faciliteiten (infra, voeding etc).

4. Fungeren als eerste aanspreekpunt voor- en het ontvangen en begeleiden van, gasten van de Commandant.

MBO 3 liefst richting administratie / managementondersteuning

Kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
Kennis van de Duitse taal in woord en geschrift is een pré.
Kennis van MS Office.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 05 - Burgerschaal IBBAD 05

Salarisomschrijving salaris is gebasseerd op 38-urige werkweek

Maandsalaris €2.976,00 - €3.752,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Contractduur 1 jaar met uitzicht op vast

Maximaal aantal uren per week 19

Overige arbeidsvoorwaarden

Defensie heeft goede secundaire arbeidsvoorwaarden, vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris. Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget.
Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer;
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum;
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering;
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering;
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets;
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.
• Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer maximaal 75% betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, uitgebreide sportfaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer.

Bijzonderheden

Een veiligheidsonderzoek (VGB) is onderdeel van het sollicitatieproces.
Het is noodzakelijk dat je als burgersollicitant de Nederlandse nationaliteit hebt. Het kunnen overleggen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een voorwaarde voor de aanstelling. Daarnaast kan een veiligheidsonderzoek en referentiecheck deel uit maken van de selectieprocedure. Dit betreft een achtergrondcheck op onder meer strafblad en financiële zaken, die gemiddeld 8 weken in beslag neemt.
Selectieproces:
Bij het ontvangen van voldoende reacties van geschikte kandidaten sluiten wij de vacature eerder.
Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaardtermijn die de AVG voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

De Koninklijke Landmacht draagt op de grond bij aan vrijheid, veiligheid en welvaart in Nederland en daarbuiten. De Landmacht doet dit met professionele en goed getrainde militairen. Onder de zwaarste omstandigheden voeren zij wereldwijd gevechtsoperaties uit, bieden humanitaire hulp of ondersteunen bij rampen. Bij de Landmacht werken naast beroepsmilitairen veel niet-militaire medewerkers, de zogenaamde burgerfuncties. Als burger bij de Landmacht ondersteunt je de militairen vanuit jouw expertise. Zo draag je bij aan wereldwijde vrede en veiligheid.

www.werkenbijdefensie.nl

Voor meer informatie over deze vacature:

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure: