Managementassistent Institute for Mathematics, Astrophysics and Particle Physics

Radboud Universiteit; Nijmegen; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

8% vakantietoeslag

8,3% eindejaarsuitkering

34% korting sport- en cultuur aanbod

Flexibele werktijden

Job summary

Radboud Universiteit zoekt een zelfstandige managementassistent voor IMAPP die als schakelfiguur het secretariaat ondersteunt van High Energy Physics en het bureau van IMAPP. Je regelt indiensttreding, huisvesting, ICT, werkplekken en notuleert stafbijeenkomsten, terwijl je proactief knelpunten signaleert en rapporteert.

Je beheerst Nederlands en Engels uitstekend, werkt aan bijeenkomsten en reizen, bewaakt de voortgang en onderhoudt databestanden en correspondentie in diverse systemen.

Qualifications

• Je beschikt over een mbo+ werk- en denkniveau en hebt een secretariële opleiding afgerond.
• Ervaring in een ondersteunende of secretariële functie is een pre.
• Je bent nauwkeurig, zorgvuldig en hebt oog voor detail.
• Je bent sociaal en makkelijk benaderbaar, ook voor mensen uit andere culturen.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Organiseren, coördineren en het bewaken van de voortgang gaan je goed af.
• Je bent proactief en stemt zaken goed af met collega’s.

Responsibilities

• Je werkt in het secretariaat van de afdeling High Energy Physics.
• Begeleid indiensttreding, huisvesting, ICT en werkplekken.
• Organiseer workshops/conferenties en beheer mailbox.
• Verwerk declaraties, ziekregistratie, hotel- en reisreserveringen.
• Notuleren stafbijeenkomsten en registratie van documenten.
• Eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties.
• Engels is de voertaal.

Skills

Secretariële vaardigheden

Organisatie

Communicatie

Intercultureel werken

Education

MBO+ secretariële opleiding

Job description

Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica
Bij de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI), de bètafaculteit van de Radboud Universiteit, werken we iedere dag aan baanbrekend onderzoek en uitstekend onderwijs. Zo verleggen we de grenzen van onze wetenschappelijke kennis en dragen we die kennis over aan de volgende generatie.
Op dit moment leveren ruim 1300 collega’s een bijdrage aan onderzoek en onderwijs. Sommigen als onderzoekers en docenten, anderen in de technische en administratieve ondersteuning. De faculteit heeft een sterk internationaal karakter met medewerkers uit meer dan 70 landen. We werken samen in een informele en toegankelijke sfeer met aandacht en ruimtevoor persoonlijke ontwikkeling in een omgeving waar iedereen kan meedoen.
We zoeken oplossingen voor grote maatschappelijke uitdagingen zoals cybercriminaliteit en klimaatverandering en werken aan grote wetenschappelijke uitdagingen zoals bijvoorbeeld in de kwantum wereld. Tegelijkertijd leiden we onze studenten op voor een carrière binnen en buiten de wetenschap.
Radboud Universiteit
Bij de Radboud Universiteit willen we impact maken met ons werk. Dat doen we door baanbrekend onderzoek, hoogwaardig onderwijs, goede ondersteuning en samenwerkingen binnen en buiten de universiteit. Zo leveren we een onmisbare bijdrage aan een gezonde, vrije wereld met gelijke kansen voor iedereen. En daar hebben we nog meer collega’s voor nodig, die vanuit hun eigen expertise op zoek willen gaan naar antwoorden. We staan voor een inclusieve gemeenschap en verwelkomen medewerkers met een verscheidenheid in achtergrond, cultuur en perspectief.
Wil je meer weten over hoe het is om bij de Radboud Universiteit te werken? Volg dan ons Instagramaccount en lees verhalen van onze collega’s.

Ben jij een zelfstandige en proactieve professional die graag werkt in een internationale onderzoeksomgeving? Als managementassistent vervul je een sleutelrol binnen het Institute for Mathematics, Astrophysics and Particle Physics (IMAPP). Je werkt voor zowel de afdeling High Energy Physics als de directie van het instituut en zorgt ervoor dat onderzoekers, medewerkers en bestuurders optimaal worden ondersteund.

2. Functieomschrijving

Als managementassistent ben je een onmisbare schakel binnen de afdeling High Energy Physics. Samen met je directe collega vorm je het secretariaat van de afdeling en zorg je ervoor dat alle administratieve en organisatorische processen soepel verlopen. Je begeleidt de indiensttreding van nieuwe medewerkers, waaronder het regelen van huisvesting, het aanschaffen van ICT-middelen, het inrichten van werkplekken en het invoeren van gegevens in diverse systemen. Daarnaast organiseer je workshops en conferenties, plaats je bestellingen en beheer je de mailbox. Je handelt binnenkomende vragen, verzoeken en vervolgacties zorgvuldig af. Ook verwerk je declaraties, houd je de ziekteregistratie bij, verzorg je hotel- en reisreserveringen, notuleer je stafbijeenkomsten volgens een roulatieschema en beheer je de website. Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties. De voertaal is veelal Engels.

Daarnaast werk je een deel van de tijd voor het bureau van het onderzoeksinstituut IMAPP en ondersteun je de Managing Director. Je beheert agenda’s en plant en coördineert zelfstandig afspraken. Daarnaast ondersteun je bij bestuursvergaderingen door de voorbereiding, notulering en opvolging van acties te verzorgen. Je zorgt voor een correcte registratie en archivering van documenten en correspondentie. Je denkt actief mee en signaleert kansen en knelpunten.

In deze veelzijdige functie krijg je veel verantwoordelijkheid en ruimte om zelfstandig te werken, terwijl je tegelijkertijd nauw samenwerkt met collega's binnen een dynamische onderzoeksomgeving.

• Je beschikt over een mbo+ werk- en denkniveau en hebt een secretariële of vergelijkbare opleiding afgerond. Ervaring in een ondersteunende of secretariële functie is een pre.
• Je bent nauwkeurig, zorgvuldig en hebt oog voor detail.
• Je bent sociaal en makkelijk benaderbaar, ook voor mensen uit andere culturen.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Organiseren, coördineren en het bewaken van de voortgang gaan je goed af.
• Je bent proactief en stemt zaken goed af met collega’s.

4. Wij zijn (werkomgeving)

Het Institute for Mathematics, Astrophysics and Particle Physics (IMAPP) telt ongeveer 120 medewerkers en verricht fundamenteel onderzoek op het gebied van wiskunde, astrofysica en hoge-energiefysica, evenals op de raakvlakken tussen deze gebieden. Het internationaal gerenommeerde onderzoek wordt voornamelijk uitgevoerd binnen nationale en internationale samenwerkingsverbanden en beslaat het volledige spectrum, van zuiver theoretisch onderzoek tot de ontwikkeling van nieuwe state-of-the-art instrumenten.

IMAPP verzorgt onderwijs binnen de bachelor en masteropleidingen Wiskunde en Natuur- en Sterrenkunde. Binnen IMAPP is de afdeling High Energy Physics (HEP) een internationaal georiënteerde afdeling die fundamenteel onderzoek verricht naar de bouwstenen van materie, ruimte en tijd. De afdeling maakt deel uit van diverse (inter)nationale samenwerkingsverbanden en participeert in grootschalige onderzoeksprojecten, waaronder experimenten bij CERN. In deze dynamische werkomgeving werken wetenschappers, promovendi, postdocs en ondersteunende medewerkers nauw samen aan onderzoek, onderwijs en maatschappelijke impact. We streven ernaar de persoonlijke en professionele ontwikkeling van onze medewerkers te faciliteren en te stimuleren, evenals academisch leiderschap, in een veilige en inclusieve omgeving.

5. Wij bieden

• Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 1 jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Je salaris binnen salarisschaal 7 is afhankelijk van je opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring. De bedragen in de schaal zijn op basis van een 38-urige werkweek.
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering.
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

6. Praktische informatie en solliciteren

Je treedt bij voorkeur 1 januari 2027 in dienst.
Je bent vast nieuwsgierig naar onze sollicitatieprocedure. Hierin staat globaal beschreven wat je kunt verwachten tijdens de sollicitatieprocedure en hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens en interne en externe kandidaten.

Aanvullende arbeidsvoorwaarden

Werk en wetenschap vragen om goed werkgeverschap. Dit zie je terug in de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden van de Radboud Universiteit. Zo kun je afspraken maken voor een goede werk- privébalans met flexibele werktijden, diverse verlofregelingen en thuiswerken. Ook kun je bij ons een gedeelte van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen, ruil bijvoorbeeld inkomen tegen extra vakantiedagen en ontvang een vergoeding van je sportabonnement. Daarnaast krijg je als medewerker 34% korting op het sport- en cultuuraanbod van de Radboud Universiteit. En uiteraard hebben we een goede pensioenregeling. Je krijgt volop ruimte en verantwoordelijkheid om je talenten te ontwikkelen en je ambities te realiseren. We bieden dan ook verschillende scholings- en studieregelingen aan.

dienstverband Bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Het dienstverband wordt beëindigd

Gewenste startdatum

Plaats

Plaats Nijmegen

Provincie Gelderland

• Ardi Groenen-van Eldijk, 0631132696, [e-mail]