Managementassistent Institute for Mathematics, Astrophysics and Particle Physics

Radboud International; Nijmegen; Hybrid; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Radboud Universiteit zoekt een zelfstandige managementassistent voor het Institute for Mathematics, Astrophysics and Particle Physics (IMAPP). Je maakt deel uit van het secretariaat en ondersteunt onderzoekers, medewerkers en bestuurders in administratieve en organisatorische processen.

Je begeleidt indiensttreding, regelt huisvesting, ICT-middelen en werkplekken, en voert gegevens in diverse systemen. Daarnaast organiseer je workshops/conferenties, beheer je de mailbox en verwerk je declaraties

Qualifications

• Je beschikt over een mbo+ werk- en denkniveau en hebt een secretariële of vergelijkbare opleiding afgerond. Ervaring in een ondersteunende of secretariële functie is een pre.
• Je bendt nauwkeurig, zorgvuldig en hebt oog voor detail.
• Je bent sociaal en makkelijk benaderbaar, ook voor mensen uit andere Culturen.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Organiseren, coördineren en het bewaken van de voortgang gaan je goed af.
• Je bent proactief en stemt zaken goed af met collega's.

Responsibilities

• Begeleiden van indiensttreding van nieuwe medewerkers, waaronder huisvesting, ICT-middelen en werkplekken.
• Organiseren van workshops en conferenties, beheren van de mailbox en afhandelen van declaraties.
• Notuleren van stafbijeenkomsten en beheren van gegevens in diverse systemen.
• Ondersteunen van het bureau IMAPP en de Managing Director, beheren agenda’s en afspraken.
• Coördineren van vergaderingen, voorbereiden en opvolgen van acties; archiveren van documenten.

Skills

Nauwkeurig

Zorgvuldig

Sociaal

Proactief

Education

Secretariële opleiding

Mbo+ werk- en denkniveau

Job description

Organisatieonderdeel Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica

Ben jij een zelfstandige en proactieve professional die graag werkt in een internationale onderzoeksomgeving? Als managementassistent vervul je een sleutelrol binnen het Institute for Mathematics, Astrophysics and Particle Physics (IMAPP). Je werkt voor zowel de afdeling High Energy Physics als de directie van het instituut en zorgt ervoor dat onderzoekers, medewerkers en bestuurders optimaal worden ondersteund.

Als managementassistent ben je een onmisbare schakel binnen de afdeling High Energy Physics. Samen met je directe collega vorm je het secretariaat van de afdeling en zorg je ervoor dat alle administratieve en organisatorische processen soepel verlopen. Je begeleidt de indiensttreding van nieuwe medewerkers, waaronder het regelen van huisvesting, het aanschaffen van ICT-middelen, het inrichten van werkplekken en het invoeren van gegevens in diverse systemen. Daarnaast organiseer je workshops en conferenties, plaats je bestellingen en beheer je de mailbox. Je handelt binnenkomende vragen, verzoeken en vervolgacties zorgvuldig af. Ook verwerk je declaraties, houd je de ziekteregistratie bij, verzorg je hotel- en reisreserveringen, notuleer je stafbijeenkomsten volgens een roulatieschema en beheer je de website. Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties. De voertaal is veelal Engels.

Daarnaast werk je een deel van de tijd voor het bureau van het onderzoeksinstituut IMAPP en ondersteun je de Managing Director. Je beheert agenda’s en plant en coördineert zelfstandig afspraken. Daarnaast ondersteun je bij bestuursvergaderingen door de voorbereiding, notulering en opvolging van acties te verzorgen. Je zorgt voor een correcte registratie en archivering van documenten en correspondentie. Je denkt actief mee en signaleert kansen en knelpunten.

In deze veelzijdige functie krijg je veel verantwoordelijkheid en ruimte om zelfstandig te werken, terwijl je tegelijkertijd nauw samenwerkt met collega's binnen een dynamische onderzoeksomgeving.

Wat breng je mee?

• Je beschikt over een mbo+ werk- en denkniveau en hebt een secretariële of vergelijkbare opleiding afgerond. Ervaring in een ondersteunende of secretariële functie is een pre.
• Je bent nauwkeurig, zorgvuldig en hebt oog voor detail.
• Je bent sociaal en makkelijk benaderbaar, ook voor mensen uit andere culturen.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Organiseren, coördineren en het bewaken van de voortgang gaan je goed af.
• Je bent proactief en stemt zaken goed af met collega’s.

Dit bieden we jou

• Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 1 jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Je salaris binnen salarisschaal 7 is afhankelijk van je opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring. De bedragen in de schaal zijn op basis van een 38-urige werkweek.
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering.
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

Aanvullende arbeidsvoorwaarden

Werk en wetenschap vragen om goed werkgeverschap. Dit zie je terug in de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden van de Radboud Universiteit. Zo kun je afspraken maken voor een goede werk- privébalans met flexibele werktijden, diverse verlofregelingen en thuiswerken. Ook kun je bij ons een gedeelte van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen, ruil bijvoorbeeld inkomen tegen extra vakantiedagen en ontvang een vergoeding van je sportabonnement. Daarnaast krijg je als medewerker 34% korting op het sport- en cultuuraanbod van de Radboud Universiteit. En uiteraard hebben we een goede pensioenregeling. Je krijgt volop ruimte en verantwoordelijkheid om je talenten te ontwikkelen en je ambities te realiseren. We bieden dan ook verschillende scholings- en studieregelingen aan.

Hier ga je werken

Het Institute for Mathematics, Astrophysics and Particle Physics (IMAPP) telt ongeveer 120 medewerkers en verricht fundamenteel onderzoek op het gebied van wiskunde, astrofysica en hoge-energiefysica, evenals op de raakvlakken tussen deze gebieden. Het internationaal gerenommeerde onderzoek wordt voornamelijk uitgevoerd binnen nationale en internationale samenwerkingsverbanden en beslaat het volledige spectrum, van zuiver theoretisch onderzoek tot de ontwikkeling van nieuwe state-of-the-art instrumenten.

IMAPP verzorgt onderwijs binnen de bachelor en masteropleidingen Wiskunde en Natuur- en Sterrenkunde. Binnen IMAPP is de afdeling High Energy Physics (HEP) een internationaal georiënteerde afdeling die fundamenteel onderzoek verricht naar de bouwstenen van materie, ruimte en tijd. De afdeling maakt deel uit van diverse (inter)nationale samenwerkingsverbanden en participeert in grootschalige onderzoeksprojecten, waaronder experimenten bij CERN. In deze dynamische werkomgeving werken wetenschappers, promovendi, postdocs en ondersteunende medewerkers nauw samen aan onderzoek, onderwijs en maatschappelijke impact. We streven ernaar de persoonlijke en professionele ontwikkeling van onze medewerkers te faciliteren en te stimuleren, evenals academisch leiderschap, in een veilige en inclusieve omgeving.

Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica

Bij de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI), de bètafaculteit van de Radboud Universiteit, werken we iedere dag aan baanbrekend onderzoek en uitstekend onderwijs. Zo verleggen we de grenzen van onze wetenschappelijke kennis en dragen we die kennis over aan de volgende generatie.

Op dit moment leveren ruim 1300 collega’s een bijdrage aan onderzoek en onderwijs. Sommigen als onderzoekers en docenten, anderen in de technische en administratieve ondersteuning. De faculteit heeft een sterk internationaal karakter met medewerkers uit meer dan 70 landen. We werken samen in een informele en toegankelijke sfeer met aandacht en ruimtevoor persoonlijke ontwikkeling in een omgeving waar iedereen kan meedoen.

We zoeken oplossingen voor grote maatschappelijke uitdagingen zoals cybercriminaliteit en klimaatverandering en werken aan grote wetenschappelijke uitdagingen zoals bijvoorbeeld in de kwantum wereld. Tegelijkertijd leiden we onze studenten op voor een carrière binnen en buiten de wetenschap.

Radboud Universiteit

Bij de Radboud Universiteit willen we impact maken met ons werk. Dat doen we door baanbrekend onderzoek, hoogwaardig onderwijs, goede ondersteuning en samenwerkingen binnen en buiten de universiteit. Zo leveren we een onmisbare bijdrage aan een gezonde, vrije wereld met gelijke kansen voor iedereen. En daar hebben we nog meer collega’s voor nodig, die vanuit hun eigen expertise op zoek willen gaan naar antwoorden. We staan voor een inclusieve gemeenschap en verwelkomen medewerkers met een verscheidenheid in achtergrond, cultuur en perspectief.

Wil je meer weten over hoe het is om bij de Radboud Universiteit te werken? Volg dan ons Instagramaccount en lees verhalen van onze collega’s.

Is dit de baan voor jou?

Je treedt bij voorkeur 1 januari 2027 in dienst.

Je bent vast nieuwsgierig naar onze sollicitatieprocedure .Hierin staat globaal beschreven wat je kunt verwachten tijdens de sollicitatieprocedure en hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens en interne en externe kandidaten.

Werk je al bij de Radboud Universiteit en heb je twijfels of vragen over intern overstappen? Lees meer over intern solliciteren .

Met deze vacature willen wij zelf onze nieuwe collega werven. Dit is dan ook géén oproep voor acquisitie.