Managementassistent | Harderwijk | MBO 4

Ambulante Hulpverlening; Harderwijk, Almere; Hybrid; EUR 33,000 - 44,000; Full time

Benefits offered by this job

CaO Gehandicaptenzorg FWG 40

Vakantietoeslag 8%

Eindejaarsuitkering 8,33%

Job summary

Ambulante Hulpverlening Midden Nederland (AHMN) zoekt een managementassistent die de agenda’s en mailboxen van het bestuur en MT ondersteunt, vergaderingen voorbereidt en notuleert. Standplaats Harderwijk; circa 80% van de werkzaamheden daar, 20% reizen naar Almere of externe overleggen.

De functie vereist een mbo-4 opleiding en minimaal drie jaar relevante secretariële ervaring. 24–36 uur per week, contract voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd, salaris FWG 40 (€2.951–€3.980), 8%

Qualifications

• Relevante afgeronde opleiding op minimaal mbo-4-niveau gevolgd door minimaal drie jaar relevante werkervaring in secretariële, bestuurlijke of managementondersteunende functies.
• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden en in staat informatie naar heldere afspraken, verslagen en documenten te vertalen.
• Proactieve en nauwkeurige werkwijze met initiatief en oog voor deadlines.
• Inzicht in prioriteiten, urgentie en vertrouwelijkheid bij omgang met informatie.
• Bereidheid om te reizen naar Almere en externe overleglocaties.

Responsibilities

• Beheren van agenda's en mailboxen van bestuur en managementteam.
• Vergaderingen voorbereiden, agenda opstellen en stukken tijdig beschikbaar stellen.
• Notuleren, verslagen verspreiden en besluiten/bewaken van acties en deadlines.
• Organiseren van afspraken, bijeenkomsten en externe overleggen incl. locaties en catering.
• Beoordelen wat nodig is bij afspraakverzoeken en wie moet aansluiten.
• Verzorgen van correspondentie en beheren van digitaal archief.
• Aansturen van projecten zoals werving en selectie en ondersteunen bij vernieuwingen incl. AI-initiatieven.
• Samenwerken met andere managementassistent voor naadloze ondersteuning.

Skills

Agenda beheer

Mailbox beheer

Notuleren

Vergaderondersteuning

Actie- en procesbewaking

Proactieve houding

Vertrouwelijke informatie

Communicatie

Reizen regelen

Education

MBO-4

Job description

Zorg jij dat afspraken, vergaderingen en acties soepel verlopen? Bij Ambulante Hulpverlening Midden Nederland (AHMN) krijg je een centrale rol dicht bij het management en de Raad van Toezicht. Je brengt structuur, houdt overzicht en zorgt dat collega’s kunnen rekenen op een professionele en zorgvuldige ondersteuning.

Wie zijn wij

Bij AHMN ondersteunen we mensen met een licht verstandelijke beperking, psychische kwetsbaarheid of verslavingsproblematiek. Dat doen we op de Veluwe en in Flevoland, bij cliënten thuis en vanuit onze kantoren. Met ruim 100 collega’s werken we aan één doel: mensen ondersteunen om zo zelfstandig mogelijk mee te doen in de samenleving. Samen durven doen.

• Je beheert complexe agenda’s en mailboxen van de bestuurder en leden van het managementteam en bepaalt de urgentie en prioriteit van verzoeken.
• Je bereidt vergaderingen van het managementteam en de Raad van Toezicht voor, stelt agenda’s op en zorgt dat stukken tijdig beschikbaar zijn.
• Je notuleert interne en externe overleggen helder en bondig, verspreidt de verslagen en bewaakt besluiten, acties en deadlines.
• Je organiseert afspraken, bijeenkomsten en externe overleggen en regelt waar nodig locaties, faciliteiten en catering.
• Je beoordeelt bij afspraakverzoeken wat nodig is: moet het overleg plaatsvinden, wie moet aansluiten en welke informatie moet vooraf beschikbaar zijn?
• Je verzorgt en redigeert correspondentie, e-mails, brieven, notities en andere documenten en beheert het digitale managementarchief.
• Je bent een toegankelijk aanspreekpunt voor interne en externe contacten en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Je ondersteunt bij projecten, werving en selectie.
• Je signaleert mogelijkheden om processen te verbeteren en denkt mee over verantwoorde inzet van digitale toepassingen en AI.
• Je werkt samen met onze andere managementassistent.

Je standplaats is Harderwijk. Ongeveer 80% van je werkzaamheden vindt daar plaats. Voor circa 20% reis je naar onze locatie in Almere of naar externe overleggen. Gedeeltelijk thuiswerken is bespreekbaar. Voor belangrijke overleggen werken we bij voorkeur op locatie.

Jouw structuur en aandacht maken onze dagelijkse zorg een stukje sterker

• Je hebt een relevante afgeronde opleiding op minimaal mbo-4-niveau, aangevuld met minimaal drie jaar relevante werkervaring in een secretariële, bestuurlijke of managementondersteunende functie.
• Je kunt op mediorniveau werken.
• Ervaring met agenda- en mailboxbeheer, vergaderondersteuning, notuleren en actie- en procesbewaking.
• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden. Je vertaalt informatie naar heldere afspraken, verslagen en documenten.
• Een proactieve en nauwkeurige manier van werken. Je ziet wat nodig is, neemt initiatief en rondt zaken af.
• De stevigheid om de urgentie van verzoeken te beoordelen, prioriteiten te stellen en actiehouders aan deadlines te herinneren.
• Integriteit en betrouwbaarheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Bereidheid om voor het werk te reizen naar Almere en externe overleglocaties.

Mooi meegenomen: ervaring in de zorg of affiniteit met zorginnovatie en verantwoord gebruik van AI. Zorgervaring is geen harde voorwaarde. We kijken vooral naar je relevante ervaring, manier van werken en aansluiting bij AHMN.

• Een dienstverband van 24 tot 36 uur per week.
• Een contract voor bepaalde tijd, met de intentie deze op te laten volgen door een contract voor onbepaalde tijd bij wederzijdse tevredenheid.
• Een salaris volgens de CAO Gehandicaptenzorg, FWG 40: € 2.951 tot € 3.980. Je salaris wordt naar rato berekend en de inschaling is afhankelijk van relevante ervaring.
• 8% vakantietoeslag en een eindejaarsuitkering van 8,33%.
• Op fulltime basis 57 uren balansverlof per jaar, om te zetten in vrije tijd of uitbetaling
• Een gevarieerde functie met veel leuke collega’s
• We vinden het bij AHMN belangrijk om te investeren in onze collega’s, er is veel aandacht voor je persoonlijke ontwikkeling en groei

Wil je meer weten over de functie?
Neem dan contact op met Paulien Hop via 06 10989493.

Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG), controle van diploma en identiteitsbewijs. Wanneer AHMN je vraagt een VOG aan te leveren, vergoeden we de kosten