Managementassistent Facilitair Bedrijf & Huisvesting

Hogeschool Leiden; Leiden; Hybrid; EUR 29,000 - 42,000; Part time

Benefits offered by this job

Ruime vakantiedagen

8% vakantiegeld

ABP pensioen

Reiskostenvergoeding

Job summary

Bij Hogeschool Leiden zoekt Facilitair Bedrijf & Huisvesting een Managementassistent die de directeur ondersteunt en een bekend gezicht is binnen de afdeling. Je beheert de agenda, organiseert vergaderingen en zorgt dat besluiten en acties helder worden vastgelegd en opgevolgd.

Verder werk je aan overzichtelijke (project)documentatie en onderhoud je de SharePointpagina’s. Je bent het aanspreekpunt voor teamleden en interne contacten en draagt bij aan de planning en opvolging van afdelingsbrede

Qualifications

• Ervaring in een vergelijkbare Managementassistent-rol.
• Vaardigheid met digitale systemen en snel eigen maken.
• Uitstekende beheersing van het Nederlands, mondeling en schriftelijk.

Responsibilities

• Beheren en prioriteren van de agenda van de directeur.
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, intern en extern.
• Notuleren van overleggen en zorgen voor heldere verslaglegging en actiepunten.
• Beheren en structureren van (project)documentatie binnen de dienst.
• Onderhouden van de SharePointpagina’s van Facilitair Bedrijf & Huisvesting.
• Aanspreekpunt zijn voor teamleden en interne contacten.
• Ondersteunen bij planning en opvolging van afdelingsbrede acties en projecten.

Skills

Ervaring in vergelijkbare rol

Digitale systemen

Nederlands (schriftelijk en mondeling)

Tools

SharePoint

Job description

Wat ga je doen als Managementassistent Facilitair Bedrijf & Huisvesting

Als Managementassistent bij de dienst Facilitair Bedrijf & Huisvesting van Hogeschool Leiden ben jij de vertrouwde steun en toeverlaat van de directeur én een bekend gezicht binnen de afdeling. Dankzij jouw betrokkenheid en organisatietalent loopt de dagelijkse gang van zaken soepel door.

Je beheert de agenda van de directeur met een scherp oog voor wat écht aandacht vraagt en welke belangen spelen. Je organiseert overleggen efficiënt en zorgt dat besluiten en acties helder worden vastgelegd én opgevolgd. In een omgeving waar veel tegelijk speelt, houd jij het overzicht en denk je vooruit. Zo kijk je bijvoorbeeld vooruit in de agenda, regelt alvast een locatie voor een bijeenkomst of zorgt dat de juiste stukken op tijd beschikbaar zijn. Daarmee neem je werk uit handen en creëer je rust voor de directeur. Collega’s weten je makkelijk te vinden en jij staat klaar om te helpen. Tegelijkertijd weet je ook wanneer je moet sturen op prioriteit en duidelijkheid.

Jouw werkzaamheden:

• beheren en prioriteren van de agenda van de directeur;
• voorbereiden en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, intern en extern;
• notuleren van overleggen en zorgen voor heldere verslaglegging en actiepunten;
• beheren en structureren van (project)documentatie binnen de dienst;
• onderhouden van de SharePointpagina’s van Facilitair Bedrijf & Huisvesting;
• aanspreekpunt zijn voor teamleden en interne contacten;
• ondersteunen bij de planning en opvolging van afdelingsbrede acties en projecten.

Jouw werkplek

Je werkplek is binnen de dienst Facilitair Bedrijf & Huisvesting, waar je samenwerkt met zo’n 70 enthousiaste collega’s. Zij zorgen er elke dag voor dat studenten en medewerkers kunnen rekenen op een veilige, gastvrije en goed georganiseerde leer- en werkomgeving. Van huisvesting, onderhoud gebouwen, schoonmaak en catering tot beveiliging, receptie, conciërges, inkoop, servicedesk en evenementen: hier komt alles samen.

Als managementassistent ben je een belangrijke schakel in dit geheel. De sfeer is actiegericht, er wordt duidelijk gecommuniceerd en we houden van doorpakken. De samenwerking met de directeur is open en direct. Je werkt midden in het hart van de campus, in een omgeving waar elke dag iets gebeurt. Hierdoor is het belangrijk dat je maandag, dinsdag en donderdag fysiek aanwezig bent op locatie. Op woensdag is er de mogelijkheid om vanuit huis te werken.

Wat we jou bieden als Managementassistent Facilitair Bedrijf & Huisvesting

Bij ons draait het om jouw werkplezier en ontwikkeling. Daarom bieden we jou:

• een bruto maandsalaris tussen de€ 3.477,51 en € 4.595,29 (op basis van een fulltime dienstverband, schaal 8, cao-hbo);
• een dienstverband van 12 maanden voor 28-32 uur per week, met uitzicht op verlenging;
• een ruime vakantiedagenregeling;
• 8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitkering;
• de keuze afhankelijk van de woon-werkafstand voor een NS Businesscard of reiskostenvergoeding;
• een gunstige pensioenregeling via ABP, collectieve ziektekostenverzekering en (betaald) ouderschapsverlof;
• een gezonde werk-privébalans;
• diverse cursussen via ons loopbaan- en vitaliteitsplatform.

Wil je meer weten? Lees via deze link meer over onze arbeidsvoorwaarden (https://werkenbij.hsleiden.nl/over-ons/onze-arbeidsvoorwaarden/).

Over Hogeschool Leiden

Bij Hogeschool Leiden zien we wie je bent. We gaan met je in gesprek over wat jij nodig hebt om prettig te werken en je te ontwikkelen als professional. We geloven dat een persoonlijke benadering het verschil maakt. Samen met studenten en werkveldpartners vormen we een betrokken netwerk. Met praktijkgericht onderzoek en onderwijs dragen we bij aan de ontwikkeling van studenten, de organisatie en de maatschappij.

We streven naar een diverse en inclusieve werkomgeving, waar iedereen zich welkom voelt en kan bijdragen. We moedigen sollicitaties aan van iedereen die zich in deze functie herkent, ongeacht achtergrond, genderidentiteit, leeftijd of beperking.

Hogeschool Leiden: Gezien en gehoord.

Wat je meebrengt als Managementassistent Facilitair Bedrijf & Huisvesting

Jouw ervaring maakt dat je weet wat er nodig is om een complexe werkomgeving goed te laten draaien. Je weet daardoor de directeur goed te ontzorgen en brengt rust en overzicht, ook wanneer de druk hoog is en er veel tegelijk speelt.

Je werkt nauwkeurig en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. Het schakelen tussen verschillende werkzaamheden en contacten gaat je gemakkelijk af. Daarbij combineer je een toegankelijke manier van samenwerken met een zakelijke houding en houd je het doel voor ogen. Binnen een hogeschoolomgeving, waar processen soms zorgvuldiger en uitgebreider zijn ingericht, weet je goed je weg tevinden. Verder beschik je over:

• ervaring in een vergelijkbare rol;
• vaardigheid met digitale systemen en het vermogen om nieuwe snel eigen te maken;
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Is je interesse gewekt?

Vragen over de vacature? Laat het weten aan Franziska Brouwer, Directeur Facilitair Bedrijf en Huisvesting via [e-mail] (mailto:[e-mail]) of 06 39 11 39 32.

Goed om te weten:

• de interne/externe sollicitatieprocedure loopt tegelijk. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang;
• voordat je bij ons in dienst komt, lever je een recente Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan;
• werk je bij een bureau en wil je een kandidaat voorstellen voor deze vacature bij Hogeschool Leiden? Bedankt, maar hier gaan we niet op in. We werven onze nieuwe collega graag zelf.