Managementassistent Divisiedirecteur HR

De Nederlandsche Bank (DNB); Amsterdam; On-site; EUR 37,000 - 51,000; Full time

Benefits offered by this job

13e maand

8% vakantietoeslag

Persoonlijk budget van 5,9%

OV-vergoeding woon-werkverkeer

Internetvergoeding

Job summary

De Nederlandsche Bank (DNB) zoekt een Managementassistent divisiedirecteur HR die met zorgvuldigheid en proactieve ondersteuning de divisiedirecteur HR efficiënt en resultaatgericht laat werken. Je beheert de agenda, voorbereidt vergaderingen en bewaakt besluiten en actiepunten, met aandacht voor interne en externe stakeholders.

Je werkt zelfstandig en prioriteert afwijkende taken, terwijl je informatiestromen en dossiers beheert.

Qualifications

• Minimaal mbo/hbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een afgeronde secretariële opleiding.
• Minimaal 5 jaar werkervaring in een secretariële/ managementassistenten rol op directeurniveau.
• Uitstekende kennis van Microsoft Office 365, waaronder Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, en Copilot.
• Vaardig in digitaal vergaderen en het digitaal ondersteunen van online bijeenkomsten.
• Goede communicatieve vaardigheden in zowel het Nederlands als het Engels.

Responsibilities

• Je voert regie op de complexe agenda en mailbox van de divisiedirecteur, bewaakt prioriteiten en creëert ruimte voor voorbereiding en reistijd.
• Je bent het eerste aanspreekpunt rondom de divisiedirecteur en zorgt voor tijdige en zorgvuldige opvolging richting interne en externe stakeholders.
• Je bereidt vergaderingen praktisch voor, maakt digitale vergaderdossiers, notuleert en bewaakt besluiten en actiepunten.
• Je stelt correspondentie op en zorgt dat stukken en presentaties professioneel zijn voorbereid en geredigeerd.
• Je plant en organiseert interne en externe gesprekken, bijeenkomsten en evenementen en behandelt administratieve taken.
• Je beheert dossiers en archieven en verzorgt lichte administratieve werkzaamheden.
• Je neemt een voortrekkersrol in het professionaliseren van werkwijzen en het toepassen van technologie zoals AI en Copilot.

Skills

Secretariële ervaring

Agenda beheer

Informatiestroom beheer

Microsoft Office 365

Copilot

Education

MBO/HBO+ + secretariële opleiding

Tools

Copilot

Job description

Bij DNB werk je met impact op financiële stabiliteit en duurzame welvaart. Als Managementassistent divisiedirecteur HR zorg je dat de divisiedirecteur efficiënt en resultaatgericht kan werken. Met jouw overzicht, zorgvuldigheid en proactieve ondersteuning draag je bij aan tijdige voorbereiding, heldere afstemming en betrouwbare opvolging binnen de divisie. Je houdt overzicht over prioriteiten, informatiestromen en bestuurlijke processen en bent daarin een belangrijke organisatorische spil rond de divisiedirecteur.

Zo doe je dat als Managementassistent divisiedirecteur HR bij DNB.

Je ondersteunt de divisiedirecteur met secretariële, organisatorische, administratieve en operationele werkzaamheden. Je werkt grotendeels zelfstandig, bepaalt welke werkzaamheden nodig zijn en stelt prioriteiten in afstemming met de voorkeuren van de divisiedirecteur. Je beheert informatiestromen, agenda’s en afspraken, bereidt vergaderingen praktisch voor en bewaakt besluiten en actiepunten. Daarbij stem je zelfstandig af met interne en externe stakeholders en signaleer je knelpunten en afhankelijkheden.

Wat ga je precies doen?

• Je voert regie op de complexe agenda en mailbox van de divisiedirecteur, bewaakt prioriteiten en creëert ruimte voor voorbereiding, reistijd en onverwachte zaken.
• Je bent het eerste aanspreekpunt rondom de divisiedirecteur, maakt zelfstandig een eerste afweging in binnenkomende verzoeken en zorgt voor tijdige en zorgvuldige opvolging richting interne en externe stakeholders.
• Je bereidt vergaderingen praktisch voor, maakt digitale vergaderdossiers, notuleert managementteamvergaderingen en bewaakt besluiten en actiepunten.
• Je stelt waar nodig correspondentie op en zorgt dat stukken en presentaties zorgvuldig en professioneel zijn voorbereid en geredigeerd.
• Je plant en organiseert interne en externe gesprekken, bijeenkomsten (o.a. maandelijkse onboarding, jubileumuitreikingen en sinterklaasfeest), dienstreizen en divisiebrede evenementen, inclusief de bijbehorende administratie.
• Je beheert dossiers, archieven, bestanden en systemen en verzorgt lichte administratieve werkzaamheden voor de divisie of het domein.
• Je neemt een voortrekkersrol in het professionaliseren van werkwijzen en het toepassen van nieuwe technologie, zoals AI en Copilot.

Als Managementassistent divisiedirecteur HR werk je binnen een managementassistenten-pool die gezamenlijk de managers binnen het domein HR, IAD & Communicatie ondersteunt. Het team bestaat uit managementassistenten met verschillende functieniveaus. Je richt je primair op de ondersteuning van de divisiedirecteur HR en ondersteunt waar nodig ook andere management teamleden binnen het domein als het nodig een collega te vervangen bij afwezigheid. Flexibiliteit en wendbaarheid binnen en, wanneer nodig, buiten het primaire domein horen bij de functie.

Je werkt accuraat, proactief en servicegericht en treedt representatief en tactvol op. Ook in hectische of vertrouwelijke situaties houd je overzicht en weet je zorgvuldig af te wegen wat op dat moment nodig is; jij weet altijd wel een oplossing te vinden binnen de complexiteit.

Je bent sensitief en stressbestendig. Je past je vanuit eigenaarschap gemakkelijk aan, stelt je flexibel op en gaat zorgvuldig en integer om met strikt vertrouwelijke informatie. Daarnaast wil je jezelf en het vakgebied blijven ontwikkelen met technologische vernieuwingen.

Waar zijn we verder nog naar op zoek?

• Minimaal mbo/hbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een afgeronde secretariële opleiding.
• Minimaal 5 jaar werkervaring in een secretariële/ managementassistenten rol op directeurniveau.
• Uitstekende kennis van Microsoft Office 365, waaronder Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, en Copilot.
• Vaardig in digitaal vergaderen en het digitaal ondersteunen van online bijeenkomsten.
• Goede communicatieve vaardigheden in zowel het Nederlands als het Engels.

Een 36-urige werkweek met werk midden in de financiële en economische actualiteit. Bij een betrouwbare en maatschappelijk betrokken werkgever die voortdurend inspeelt op de veranderende eisen van onze omgeving. En die doorlopend innoveert. We staan als instelling midden in de samenleving. We vinden diversiteit en inclusie belangrijk en waardevol. Verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten vergroten onze denkkracht. Het maakt niet uit wie je bent, waar je bent geboren, waar je in gelooft en van wie je houdt. We zijn vooral nieuwsgierig naar jouw drive naar maatschappelijk effect. Benieuwd hoe wij dat doen en wat onze collega’s hiervan vinden? Lees en bekijk hier meer.

Dit biedt jou volop kansen je verder te verdiepen en nieuwe ervaringen op te doen. In Nederland, maar ook daarbuiten. Je start met een jaarcontract, bij goed functioneren en wanneer de (organisatorische) omstandigheden niet wijzigen is er uitzicht op voortzetting.

De overige goede arbeidsvoorwaarden die horen bij deze functie:

• Een salaris van minimaal € 3.360,-- en maximaal € 4.600,-- bruto per maand, wat neerkomt op een bruto jaarsalaris van minimaal € 49.500,-- en maximaal € 67.800,-- op basis van een 36-urige werkweek inclusief persoonlijk keuzebudget (13e maand, vakantiegeld en persoonlijk budget). De uiteindelijke inschaling is onder meer afhankelijk van je kennis en ervaring.
• Vrije keus wanneer jij je 13de maand, 8% vakantietoeslag berekend over 13 maanden en een vrij besteedbaar persoonlijk budget van 5,9% van je 12-maandssalaris laat uitbetalen.
• Pensioenopbouw op basis van middelloon met voorwaardelijke indexatie. Eigen bijdrage in de premie bedraagt 6,98%.
• Een volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer óf vergoeding van je reiskosten met eigen vervoer tegen € 0,23 per km. Het is mogelijk om met de trein 1ste klas te reizen. Hiervoor geldt een eigen bijdrage van € 25,-- per maand.
• Een internetvergoeding van € 50,-- netto per maand.
• Veel mogelijkheden jezelf door opleiding en training zowel vakinhoudelijk als persoonlijk te blijven ontwikkelen.
• Een goede balans tussen je professionele en je privéleven. In deze functie is het mogelijk om 4 dagen van 9 uur te werken.

Voor de justitiële screening is deze functie ingedeeld in profiel 2a. Meer informatie over de screening en de verschillende screeningsprofielen vind je hier.

Deze vacature is bedoeld om op te solliciteren, niet voor acquisitie. Jij bent de organisatorische spil achter de divisiedirecteur HR bij DNB.