Managementassistent Divisie Zuid

basalt; Den Haag; On-site; EUR 39,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering

Reiskostenvergoeding

Tablet- en fietsenplan

Job summary

Basalt zoekt een proactieve managementassistent voor ondersteuning van beide divisiemanagers in Den Haag, Delft en Zoetermeer. Je bewaakt prioriteiten, regelt agenda’s, notuleert en volgt acties op.

Je houdt relaties met externe partners en beheert documenten en archiefwerk in Office, I-Babs en SharePoint. Je werkt onder de Divisiemanager Bedrijfsvoering en draagt bij aan beleidsnotities en jaarverslag, met aandacht voor vertrouwelijkheid en een representatieve, professionele houding.

Qualifications

• Een mbo-diploma managementassistent/directiesecretaresse op niveau 4 aangevuld met HBO werk- en denkniveau.
• Ruime ervaring in een soortgelijke functie en met het beheren van het managementarchief en documentenbeheer.
• Een gestructureerde en systematische werkwijze; overzicht bewaken en accuraat.

Responsibilities

• Het agendabeheeren prioriteren van afsprakenvan de Divisiemanagers.
• Het voorbereiden van, notuleren in, en opvolgen van acties uit vergaderingen.
• Het coördineren van communicatie tussen de managers.
• Relatiebeheer met (externe) samenwerkingspartners.
• Het opstellen van inhoudelijke documenten en notities.
• Het afhandelen van administratieve zaken, zoals het ordenen van de mailbox.
• Stelt op verzoek overzichten op en sturingsinformatie samen.
• Levert een bijdrage aan beleidsnotities en aan het jaarverslag door middel van het opstellen van concepttekst.
• Regelen van praktische zaken, zoals bloemen, koffie, en bijeenkomsten; archivering in Teams/Sharepoint.

Skills

Communicatie

Relaties

Organisatie

Proactief

Accuraat

Education

MBO-diploma managementassistent/directiesecretaresse

HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

I-Babs

SharePoint

Job description

Regio Den Haag – 32 tot 36 uur – Per 1 januari 2027

Als managementassistent zorg jij ervoor dat de twee divisiemanagers hun werk goed kunnen doen. Jij houdt overzicht, weet wat prioriteit heeft en zorgt dat afspraken, overleggen en acties goed zijn georganiseerd. Van een complexe agenda tot het voorbereiden van een belangrijke vergadering: jij regelt het en houdt de voortgang in de gaten. Ben jij proactief, accuraat en organisatorisch sterk? Dan zoeken wij jou!

Wat ga je doen bij Basalt?

Vanaf 1 januari 2027 werkt Basalt met een nieuwe organisatiestructuur. Binnen deze structuur wordt één van onze divisies gevormd door de locaties voor volwassenenrevalidatie in Den Haag, Delft en Zoetermeer. De divisie wordt aangestuurd door een Divisiemanager Bedrijfsvoering en een Divisiemanager Medisch. Als managementassistent ondersteun je beide divisiemanagers. Je zorgt ervoor dat zij zich kunnen richten op hun inhoudelijke en organisatorische verantwoordelijkheden, terwijl jij het overzicht houdt over de praktische en administratieve ondersteuning die daarbij nodig is.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het agendabeheeren prioriteren van afsprakenvan de Divisiemanagers;
• Het voorbereiden van, notuleren in, en opvolgen van acties uit vergaderingen;
• Het coördineren van communicatie tussen de managers;
• Relatiebeheer met (externe) samenwerkingspartners;
• Het opstellen van inhoudelijke documenten en notities;
• Het afhandelen van administratieve zaken, zoals het ordenen van de mailbox;
• Stelt op verzoek overzichten op en sturingsinformatie samen;
• Levert een bijdrage aan beleidsnotities en aan het jaarverslag door middel van het opstellen van conceptteksten;
• Regelen van praktische zaken, zoals: bloemetje voor medewerkers bestellen, koffie regelen voor gesprekken, plannen en organiseren van bijeenkomsten etc.;
• Beheren, ordenen en bewaken van de archivering in de Teams/Sharepoint omgeving.

Waar kom je te werken?

Je werkt vanuit de locaties van Basalt in regio Den Haag en ondersteunt de divisiemanagers van Divisie Zuid. De werkdagen en werktijden zijn in overleg met jouw managers. Je valt hiërarchisch onder de Divisiemanager Bedrijfsvoering.

Je bent bereid om de werkzaamheden van andere managementassistentes waar te nemen bij afwezigheid en je weet je eigen taken bij verlof ook goed over te dragen.

Wie ben jij?

Je bent een initiatiefrijke managementassistent met aandacht voor communicatie, relaties en processen. Je bent een doorzetter, die door middel van tact en luistervaardigheden feilloos prioriteert, informatie vergaar t en afspraken realiseert. Je bent in staat om de urgentie van verzoeken goed in te schatten en weet, waar nodig, met overtuigingskracht de juiste afwegingen te maken in de ondersteuning van de manager. Je gaat zorgvuldig en integer om met vertrouwelijke informatie en gegevens van strategisch belang. Met jouw professionele en representatieve uitstraling ben je een prettige gesprekspartner voor jouw collega’s en de externe contacten. Hiernaast neem je mee:

• Een mbo-diploma managementassistent/ directiesecretaresse op niveau 4, aangevuld met hbo werk- en denkniveau;
• Ruime ervaring in een soortgelijke functie en met het beheren van het managementarchief en documentenbeheer;
• Een gestructureerde en systematische werkwijze. Je kunt goed overzicht bewaken en bent accuraat;
• Goede beheersing van verschillende programma’s, zoals Microsoft Office en I-Babs. Het werken met nieuwe systemen ga je niet uit de weg;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal. Je kunt helder communiceren, zowel mondeling als schriftelijk;
• Zelfstandig werken is jou niet vreemd. Maar je bent een collegiale teamspeler die goed kan samenwerken en bijdraagt aan een positieve werksfeer.

Wat bieden wij?

Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband;

Salaris volgens de Cao Ziekenhuizen, minimaal € 3.228,- en maximaal € 4.346,- bruto per maand op basis van 36 uur (FWG 45, functieprofiel Secretaresse C);

Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een eindejaarsuitkering, reiskostenvergoeding en een tablet- en fietsenplan.

Wil je meer weten?

Voor inhoudelijke vragen over de functie kun je terecht bij de kwartiermakers: Marjolijn van Werkhoven (06-53475068) en Esther Jacobs (06-83604134).

Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Bekijk onze website of bel team Werving en Selectie via 070-3593589.

Enthousiast geworden?

• Je kunt solliciteren tot en met 27 september 2026. Je ontvangt automatisch een bevestiging;
• Gesprekken staan gepland in de week van 5 oktober (week 41);
• Door omstandigheden kunnen wij de vacature eerder sluiten.

Met nieuwe collega’s kunnen we meer impact maken. Dat is de kracht van Basalt.