Managementassistent afdeling Engineering Systems and Services

Delft; Delft; On-site; EUR 36,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

ABP-pensioenregeling

8% vakantiegeld

8,3% eindejaarsuitkering

Flexibele werkweek

Opleidingsmogelijkheden

Individueel keuzebudget

Korting bij zorgverzekeraars

Ruimte voor professionele ontwikkeling

Job summary

TU Delft zoekt twee initiatiefrijke managementassistenten die processen soepel laten verlopen binnen een internationale, wetenschappelijke afdeling.

Je maakt deel uit van een professioneel team en ondersteunt HR, financiën en secretariële dienstverlening, met aandacht voor onboarding en evenementen.

Qualifications

• Afgeronde administratieve of secretariële opleiding.
• MBO+ werk- en denkniveau vereist.
• Meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare functie.
• Ervaring met Microsoft Office en administratie/ databases.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk.

Responsibilities

• Ondersteunen van de sectieleider, hoogleraren en universitair hoofddocenten.
• Behandelen van administratieve processen rond aanstellingen en mutaties.
• Onboarden van internationale medewerkers en gasten.
• Plannen en organiseren van afspraken, vergaderingen, workshops en symposia.
• Regelen van catering, reizen en andere praktische zaken.
• Aanspreekpunt zijn voor medewerkers en bezoekers.

Skills

Administratieve vaardigheden

Organisatietalent

Communicatieve vaardigheden

Microsoft Office

Nederlands (schrift/spraak)

Engels (schrift/spraak)

Education

MBO+ werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

Administratieve systemen en databases

Job description

Wij zoeken twee initiatiefrijke managementassistenten die energie krijgen van het soepel laten verlopen van processen binnen een internationale, wetenschappelijke afdeling.

Functieomschrijving

De afdeling Engineering Systems and Services (ESS) doet onderzoek naar complexe systemen op het gebied van energie, mobiliteit en digitalisering. Denk bijvoorbeeld aan het ontwerpen van toekomstbestendige energiesystemen voor de energietransitie, het ontwikkelen van slimme laadnetwerken voor elektrisch vervoer en het verantwoord inzetten van AI en digitale platforms in onze samenleving.

De afdeling is opgedeeld in drie secties, die elk worden ondersteund door twee vaste managementassistenten. Twee collega’s zetten een mooie vervolgstap naar een andere functie binnen de TU Delft. Daardoor zoeken wij twee nieuwe collega's die met hun kennis, initiatief en organisatietalent ons team komen versterken.

Je maakt deel uit van een professioneel en betrokken team van managementassistenten. Collega's weten elkaar gemakkelijk te vinden, delen kennis en springen waar nodig voor elkaar in. Je werkt in nauwe samenwerking met een collega voor een van de secties. Daarnaast ondersteun je waar nodig ook de andere secties, bijvoorbeeld tijdens drukke periodes of bij afwezigheid van een collega.

Dankzij jouw inzet verlopen de dagelijkse werkprocessen soepel, zodat wetenschappers zich kunnen richten op onderwijs en onderzoek. Je vervult een afwisselende functie met veel contacten en uiteenlopende werkzaamheden. Je ondersteunt de sectie bij administratieve en organisatorische processen op het gebied van HR, financiën en secretariële dienstverlening. Daarnaast ben je een belangrijk aanspreekpunt voor medewerkers en draag je bij aan de organisatie van bijeenkomsten en evenementen.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• het dagelijks ondersteunen van de sectieleider, hoogleraren en universitair (hoofd)docenten;
• het verzorgen van administratieve processen rondom aanstellingen en personele mutaties;
• het onboarden van nieuwe (internationale) medewerkers en gasten;
• het plannen en organiseren van afspraken, vergaderingen, workshops, symposia en andere bijeenkomsten;
• het regelen van catering, reizen en andere praktische zaken;
• het beantwoorden van vragen van medewerkers en bezoekers en het fungeren als aanspreekpunt binnen de sectie.

Je werkt graag samen en zoekt actief de afstemming met collega's. Tegelijkertijd pak je zelfstandig werkzaamheden op, stel je prioriteiten en maak je weloverwogen keuzes. In afstemming met de leidinggevende kun je na de inwerkperiode 1 dag per week thuis werken.

• Herken jij jezelf in het onderstaande profiel? Dan nodigen we je van harte uit om te solliciteren.
• Je hebt een afgeronde administratieve of secretariële opleiding en een MBO+ werk- en denkniveau.
• Je hebt meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare functie. Ervaring binnen de TU Delft of een andere universiteit is een pré.
• Je weet prioriteiten te herkennen, schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en behoudt overzicht.
• Je hebt ervaring met Microsoft Office en voelt je snel thuis in administratieve systemen en databases.
• Je hebt oog voor mensen, culturele verschillen en organisatorische verhoudingen.
• Je bent servicegericht, collegiaal en communicatief vaardig.
• Je werkt proactief, nauwkeurig en verantwoordelijk en bent flexibel inzetbaar.
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.

Werken bij TU Delft betekent bijdragen aan oplossingen die er echt toe doen.

Al meer dan 180 jaar leiden we ingenieurs op die wereldwijd impact maken bij bedrijven, overheden of als ondernemer. Onze alumni zetten kennis om in concrete oplossingen voor de uitdagingen van vandaag en morgen. Die uitdagingen veranderen snel. Daarom werken we elke dag aan thema’s zoals energie, klimaat, digitalisering, AI en slimme mobiliteit. Ons onderwijs en onderzoek sluiten direct aan op wat de samenleving nodig heeft, nu en straks.

Bij TU Delft maken mensen het verschil. Met hun kennis en nieuwsgierigheid zorgen zij voor sterk onderwijs, vernieuwend onderzoek en innovaties die verder komen dan de campus. Je krijgt de ruimte om initiatief te nemen, samen te werken en jezelf te ontwikkelen. Wie bij TU Delft werkt, sluit zich aan bij een internationale community van professionals en studenten. Samen bouwen we aan kennis, innovatie en oplossingen die de wereld vooruithelpen.

Faculteit Techniek, Bestuur & Management

De Faculteit TBM levert een belangrijke bijdrage aan het oplossen van complexe, technisch-maatschappelijke vraagstukken. Dit betreft actuele vraagstukken zoals de energietransitie, mobiliteit, digitalisering, waterbeheer en (cyber)security. Dit doet TBM met haar uitstekende onderwijs en onderzoek op het raakvlak van techniek, maatschappij en bestuur. TBM combineert inzichten uit de technische wetenschappen, de sociale en de geesteswetenschappen. TBM is kennisgericht, internationaal georiënteerd en beschikt over een uitgebreid netwerk van kennisinstellingen, bedrijven, maatschappelijke organisaties en overheden.

Klik hier om naar de website van faculteitTechniek, Bestuur en Managementte gaan.

Arbeidsvoorwaarden

• Het dienstverband is1 jaar. Tijdelijk met uitzicht op vast.
• Een functieomvang van 32-40 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 07 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3202 - €4159bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.
  

Additionele informatie

Voor meer informatie over deze vacature, neem contact op met Ilse Oonk, afdelingssecretaris ESS, [e-mail] .