Managementassistent Delft Institute of Applied Mathematics (DIAM)

Delft University of Technology; Delft; Hybrid; EUR 36,000 - 46,000; Full time

Job summary

Delft University of Technology is op zoek naar een managementassistent voor het Delft Institute of Applied Mathematics (DIAM). Je ondersteunt secties, organiseert bijeenkomsten, coördineert HR-processen en onderhoudt administraties.

Je werkt nauw samen met collega-managementassistenten en centrale diensten. Je bent het aanspreekpunt, beheert complexe agenda's en draagt bij aan een professioneel en efficiënt team.

Qualifications

• Je hebt mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur met opleiding tot managementassistent of gelijkwaardig.
• Ervaring als managementassistent is een plus, maar niet vereist.
• Je werkt efficiënt met MS Office en leert nieuwe systemen snel eigen.

Responsibilities

• Eerste aanspreekpunt voor medewerkers, studenten en bezoekers.
• Ondersteun sectieleider(s) met agendabeheer en vergaderplanning.
• Coördineer HR-processen zoals aanstellingen, mutaties en onboarding.
• Organiseer bijeenkomsten, colloquia, conferenties en cursussen.
• Maak in overleg vergaderverslagen of actielijsten in NL en EN.
• Beheer logistieke en financiële taken zoals inkoop en contact met leveranciers.
• Houd administraties en website-updates up-to-date.
• Dubbele piketdienst in teamverband, met vroege start.

Skills

Organisatorisch

Communicatief

Microsoft Office

Education

MBO+ diploma managementassistent

Tools

Microsoft Office

Job description

Wil jij werken in een internationale omgeving waar onderwijs en baanbrekend onderzoek samenkomen? Jij zorgt ervoor dat wetenschappers, promovendi en studenten optimaal worden ondersteund.

Functieomschrijving

Als managementassistent bij het Delft Institute of Applied Mathematics (DIAM) ondersteun je één of meerdere secties binnen de afdeling en zorg je ervoor dat administratieve en organisatorische processen soepel verlopen. Dankzij jouw overzicht, organisatietalent en servicegerichte aanpak kunnen medewerkers zich richten op waar zij het beste in zijn: excellent onderzoek en inspirerend onderwijs.

Wij zijn verheugd binnenkort een nieuwe collega te mogen verwelkomen in ons team, op dit moment zijn wij op zoek naar nog een tweede nieuwe collega.

Je bent een onmisbare schakel binnen de sectie(s) die je ondersteunt én binnen de afdeling als geheel. Samen met zes collega-managementassistenten werk je aan een professionele ondersteuning van DIAM. Daarbij heb je veel contact met collega's binnen de afdeling en met centrale ondersteunende diensten van de TU Delft.

Je ondersteunt onder andere de sectieleider(s) bij het plannen en organiseren van hun werkzaamheden, coördineert administratieve en HR-processen en organiseert uiteenlopende bijeenkomsten. Geen dag is hetzelfde: de ene keer regel je de onboarding van een nieuwe internationale medewerker, de andere keer organiseer je een wetenschappelijk symposium of zorg je dat een complexe vergadering vlekkeloos verloopt.

Je rapporteert aan de afdelingssecretaris en maakt deel uit van een team waarin samenwerking, initiatief en kennisdeling centraal staan. In deze veelzijdige functie krijg je veel ruimte om zelfstandig te werken en zichtbaar bij te dragen aan een goed georganiseerde afdeling.

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, studenten, bezoekers en gasten.
• Je ondersteunt de sectieleider(s) met complex agendabeheer en het plannen van afspraken en vergaderingen.
• Je coördineert HR-processen rondom aanstellingen, mutaties, sollicitaties en onboarding, inclusief ondersteuning bij internationale aanstellingen.
• Je organiseert vergaderingen, colloquia, conferenties, cursussen, recepties en andere wetenschappelijke en sociale bijeenkomsten.
• Op verzoek maak je vergaderverslagen of actielijsten in het Nederlands en Engels.
• Je verzorgt logistieke en financiële werkzaamheden, zoals inkooporders, bestellingen en contact met leveranciers en ondersteunende diensten.
• Je beheert administraties en houdt overzichten en webpagina's actueel, bijvoorbeeld voor projecten, afstudeeropdrachten en alumni.
• Samen met je collega's draai je enkele weken per jaar piketdienst, waarbij je iets eerder start (08.00u).

Functie-eisen

• Je hebt mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een opleiding tot managementassistent of een vergelijkbare opleiding.
• Ervaring als managementassistent of in een vergelijkbare ondersteunende functie is een pre, maar geen vereiste.
• Je werkt gemakkelijk met Microsoft Office en maakt nieuwe systemen en applicaties snel eigen.
• Je bent organisatorisch sterk, werkt nauwkeurig en houdt ook onder tijdsdruk overzicht.
• Je bent proactief, servicegericht en neemt verantwoordelijkheid voor je werk.
• Je communiceert gemakkelijk en werkt prettig samen met collega's en studenten uit verschillende culturele achtergronden.
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent een collegiale teamspeler die initiatief toont en graag bijdraagt aan een professionele en prettige werkomgeving. In deze functie bestaat de mogelijkheid om maximaal 1 dag vanuit huis te werken.

TU Delft

Werken bij TU Delft betekent bijdragen aan oplossingen die er echt toe doen.

Al meer dan 180 jaar leiden we ingenieurs op die wereldwijd impact maken bij bedrijven, overheden of als ondernemer. Onze alumni zetten kennis om in concrete oplossingen voor de uitdagingen van vandaag en morgen. Die uitdagingen veranderen snel. Daarom werken we elke dag aan thema’s zoals energie, klimaat, digitalisering, AI en slimme mobiliteit. Ons onderwijs en onderzoek sluiten direct aan op wat de samenleving nodig heeft, nu en straks.

Bij TU Delft maken mensen het verschil. Met hun kennis en nieuwsgierigheid zorgen zij voor sterk onderwijs, vernieuwend onderzoek en innovaties die verder komen dan de campus. Je krijgt de ruimte om initiatief te nemen, samen te werken en jezelf te ontwikkelen. Wie bij TU Delft werkt, sluit zich aan bij een internationale community van professionals en studenten. Samen bouwen we aan kennis, innovatie en oplossingen die de wereld vooruithelpen.

Faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica

De faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica (EWI) verenigt drie wetenschappelijke disciplines. Samen versterken ze elkaar en zijn ze de drijvende kracht achter de technologie die we allemaal in ons dagelijks leven gebruiken. Technologie zoals het elektriciteitsnet, dat duurzaam en toekomstbestendig wordt gemaakt door onze faculteit. Tegelijkertijd ontwikkelen wij de chips en sensoren van de toekomst en leggen wij de basis voor de softwaretechnologieën die op deze nieuwe generatie apparatuur gaan draaien – waaronder natuurlijk AI. Ondertussen verleggen wij de grenzen van de toegepaste wiskunde, bijvoorbeeld door ziekteprocessen in kaart te brengen met informatie over individuele cellen en door met wiskunde gigantische aswolken na een vulkaanuitbarsting te simuleren. Met andere woorden: op de faculteit is volop ruimte voor baanbrekend onderzoek. We leiden innovatieve ingenieurs op en beschikken over uitstekende laboratoria en faciliteiten die onze sterke internationale positie onderstrepen. In totaal werken en studeren meer dan 1000 medewerkers en 4000 studenten in deze innovatieve omgeving.

Arbeidsvoorwaarden

• Het dienstverband is 1 jaar. Tijdelijk met uitzicht op vast.
• Een functieomvang van 32-38 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 07 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3202 - €4159 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Additionele informatie

Wil je meer informatie over de functie en sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Harriette Aarden.