Managementassistent

SBB; Zoetermeer; Hybrid; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werken

4×9 uur werken

Netto internetvergoeding €27,50/maand

Mobiliteitskaart Reisbalans

Fietsvergoeding

Job summary

SBB zoekt een managementassistent die managers en beleidsadviseurs ondersteunt bij dagelijkse taken en vergaderingen. Je beheert agenda’s, plant afspraken, stelt prioriteiten en bewaakt opvolging van acties. Je zorgt voor notulen, documenten en correspondentie met aandacht voor vertrouwelijkheid.

De positie biedt een jaarcontract met uitzicht op vaste aanstelling, hybride werken en goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals verlof, pensioen en mobiliteitsregelingen.

Qualifications

• MBO-4-opleiding afgerond.
• Minimaal drie jaar relevante werkervaring in secretariële of ondersteunende functie.
• Ervaring met agendabeheer, het organiseren van overleggen en het verzorgen van documenten en verslagen.

Responsibilities

• Beheren van agenda’s en planning van interne/externe afspraken.
• Voorbereiden vergaderingen, notuleren en uitwerken van verslagen.
• Dossiers bijhouden, vertrouwelijke informatie beschermen en correspondentie verzorgen.

Skills

Overzicht bewaren

Agendabeheer

Notuleren

Vertrouwelijke informatie

Education

MBO-4-opleiding

Job description

Als managementassistent zorg je dat managers en beleidsadviseurs overzicht houden en hun werk goed kunnen organiseren. Je denkt vooruit, stelt prioriteiten en zorgt dat afspraken, documenten en overleggen op tijd geregeld zijn.Je ondersteunt managers en beleidsadviseurs bij hun dagelijkse werkzaamheden. Je beheert agenda’s, plant interne en externe afspraken en weegt af welke overleggen prioriteit hebben. Je bewaakt de opvolging van afspraken en signaleert wanneer actie nodig is.

Je bereidt vergaderingen van overlegtafels en commissies voor. Je plant bijeenkomsten, verstuurt uitnodigingen, maakt vergaderstukken op en houdt registraties bij. Tijdens overleggen notuleer je en daarna werk je de verslagen uit. Daarnaast houd je dossiers bij, controleer je documenten en verzorg je brieven en andere correspondentie. Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. Voor bijeenkomsten reserveer je externe locaties via de bookingstool. Ook ondersteun je bij de organisatie van evenementen en verzorg je aanvullende administratieve werkzaamheden, zoals abonnementenbeheer.

Uren: 24 - 32

Type vacature: Intern

Over de werkgever

Je werkt binnen het Bestuursbureau in een team van negen collega’s. Samen ondersteunen jullie managers, beleidsadviseurs en secretarissen. Je stemt ook af met externe ondersteuners, bijvoorbeeld van leden van colleges van bestuur van scholen. Met jouw ondersteuning draag je bij aan het werk van SBB voor het mbo en het bedrijfsleven. De standplaats is Zoetermeer.

Wat wij bieden

Een salaris van minimaal €3.445,- en maximaal €4.675,- (schaal 8) bruto per maand bij een fulltime dienstverband (40 uur). Inschaling vindt plaats op basis van opleiding en ervaring.

• 27 vakantiedagen en 112,5 ADV-uren per jaar, goed voor in totaal ongeveer 40 verlofdagen bij een fulltime dienstverband.
• Een eindejaarsuitkering van 8,33% en 8% vakantietoeslag. Je kunt ervoor kiezen deze jaarlijks of periodiek uit te laten betalen.
• Hybride werken en de mogelijkheid om 4×9 uur te werken.
• Een netto internetvergoeding van € 27,50 per maand.
• Een mobiliteitskaart van Reisbalans waarmee je voor woon-werkverkeer en dienstreizen gebruik kunt maken van het openbaar vervoer in de tweede klas. De kosten worden direct vergoed, waardoor je niets hoeft voor te schieten.
• We stimuleren een actieve manier van reizen. Kom je op de fiets naar het werk, dan ontvang je een vergoeding van € 0,40 per kilometer, waarvan € 0,25 onbelast.
• Reis je met de auto naar het werk of maak je dienstreizen, dan ontvang je een bovengemiddelde kilometervergoeding.
• Een pensioenregeling via ABP, waarbij SBB 70% van de premie betaalt. Daarnaast ben je goed verzekerd bij overlijden en arbeidsongeschiktheid.
• Een collectieve arbeidsongeschiktheidsverzekering via Loyalis, met de mogelijkheid deze met korting uit te breiden.
• De mogelijkheid om met korting een ANW-hiaatverzekering af te sluiten.
• De mogelijkheid om via het IKB jaarlijks verlofuren te sparen, momenteel tot 56 uur en vanaf 2027 tot 80 uur, bijvoorbeeld voor een langere verlofperiode.
• Mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen via opleidingen en cursussen van de SBB Academie.
• Een laptop en een Samsung S26 of iPhone 17 als zakelijke telefoon.
• Een aanstelling voor een jaar, met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd bij goed functioneren.

Heb je vragen over de functie? Neem contact op met Elma van den Broek, manager Bestuursbureau, via [e-mail] of 06 13 061 385. Voor vragen over de sollicitatieprocedure kun je mailen naar [[e-mail]](mailto:[e-mail]).

De selectieprocedure bestaat uit twee rondes. De eerste gesprekken zijn gepland op dinsdag 3 november. De tweede gesprekken op maandag 9 november (middag). Beide gesprekken vinden plaats op ons kantoor in Zoetermeer.

Vaardigheden

Je houdt overzicht, ook wanneer agenda’s veranderen of meerdere vragen tegelijk binnenkomen. Je denkt vooruit, zoekt oplossingen en stemt prioriteiten af met de mensen die je ondersteunt. Je werkt nauwkeurig, gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en helpt collega’s op een praktische en klantgerichte manier.

Daarnaast heb je:

• Een afgeronde mbo-4-opleiding;
• Minimaal drie jaar relevante werkervaring in een secretariële of ondersteunende functie;
• Ervaring met agendabeheer, het organiseren van overleggen en het verzorgen van documenten en verslagen.

Ervaring als allround secretaresse of directiesecretaresse is een pre. Je maakt je nieuwe werkprocessen en systemen eigen en past je werkwijze aan wanneer die veranderen.

• Je beheerst Nederlands

Opleiding

mbo

Wat wij bieden

Salaris: €3.445,- tot €4.675,-

tijdelijk