Managementassistent

Halt (stichting); Utrecht; Hybrid; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris volgens cao Sociaal Werk

8% vakantietoeslag

8,3% eindejaarsuitkering

Individueel keuzebudget

Loopbaanbudget 1,5%

Reiskostenvergoeding

Pensioen PFZW

Hybride werken

Prettige teamcultuur

Job summary

Halt zoekt een enthousiaste officemanager die directie en regiomanagers ondersteunt met agendabeheer, correspondentie en het voorbereiden van vergaderverslagen.

Je werkt in een team van vijf collega’s en een stagiair, onder leiding van de officemanager. Hybride werken is mogelijk en ervaring in kantoorautomatisering is een plus.

Qualifications

• Minimaal MBO+ werk- en denkniveau met relevante secretaresse/ officemanagement opleiding.
• Weet van aanpak, planning en organisatie, met gevoel voor confidentiality.
• Ervaring in een soortgelijke functie is een pré.

Responsibilities

• Ondersteuning twee regiomanagers: agenda, mailbox en afspraken plannen.
• Ondersteuning beleid en Halt-academie: bijeenkomsten en trainingen plannen.
• Vergaderingen voorbereiden en verslaglegging verzorgen.
• Beheren van correspondentie en opstellen/ redigeren van teksten.
• Verwerken van administratieve gegevens en voorzien in facilitaire ondersteuning.
• Telefonisch en schriftelijk informeren en doorverwijzen.
• Zorgen voor een soepele interne samenwerking en overdraagbaarheid bij afwezigheid.

Skills

Organisatietalent

Proactieve werkhouding

Oplossingsgericht werken

Stressbestendig

Nauwkeurigheid/hoog detailgericht

Integriteit

Teamspeler

Education

MBO+ werk- en denkniveau / officemanagement opleiding

Tools

MS Office

Job description

Spreekt het jou aan om bij een maatschappelijke organisatie aan de slag te gaan? Houd je van afwisseling, samenwerken en verantwoordelijkheid nemen?Ben je een organisatietalent en een initiatiefrijke professional? Lees dan verder!

Jouw baan bij Halt

Je werkt in een team met vijf collega’s en een stagiair, aangestuurd door de officemanager. Gezamenlijk verdelen we de secretariële taken. Dat gaat om ondersteuning van directie, regiomanagers, afdeling beleid, stafmedewerkers, projectleiders en Halt-academie en officetaken. Elke collega heeft een primair takenpakket. Binnen het team wordt nauw samengewerkt en ondersteunen collega's elkaar, zodat werkzaamheden bij afwezigheid kunnen worden overgenomen. De officetaken worden onderling verdeeld.

Met jouw vooruitziende blik en praktische aard ontzorg je maximaal, waardoor directie, management en stafcollega's zo effectief mogelijk kunnen werken.

• Ondersteuning twee regiomanagers, dit houdt in o.a. organisatie en beheer van de agenda, beheer van de mailbox, inplannen van afspraken (zowel intern als extern), plannen, organiseren en ontzorgen van teambijeenkomsten (o.a. regiodagen)
• Ondersteuning team beleid en de Halt-academie. Denk aan inplannen en organiseren van bijeenkomsten en trainingen, verwerken en beheren van aanmeldingen, afstemming met trainers, informatie delen op intranet, binnenkomende vragen afhandelen etc..
• Plannen, organiseren en voorbereiden van vergaderingen.
• Verslaglegging en opstellen en bewaken van actielijsten.
• Zelfstandig afhandelen van inkomende en uitgaande correspondentie.
• Opstellen van o.a. teksten, notities en overzichten.
• Redigeren, controleren en opmaken van teksten.
• Zelfstandig afhandelen van telefoonverkeer en informatieverzoeken.
• Verwerken van administratieve gegevens in overzichten en systemen.
• Bieden van brede facilitaire ondersteuning.

Naast jouw positieve instelling, ‘can-do’ mentaliteit en het bereid zijn te investeren in je kennis en vaardigheden, breng jij het volgende mee:

• MBO plus werk- en denkniveau, afgeronde opleiding management assistent, directiesecretaresse of officemanagement.
• Je hebt ervaring in een soortgelijke functie.
• Kantoorautomatisering, waaronder MS Office heeft voor jou geen geheimen.
• Je beheerst de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je beschikt over aantoonbare organisatorische vaardigheden.
• Je bent integer en gaat zorgvuldig om met gevoelige informatie.
• Je werkt vlot en zorgvuldig, met aandacht voor details en kwaliteit.
• Je hebt een proactieve en een oplossingsgerichte werkhouding.
• Je bent doortastend, staat stevig in je schoenen en pakt regie om tot een juiste uitvoering te komen.
• Je bent stressbestendig, kunt schakelen tussen afwisselendewerkzaamheden en weet de juiste prioriteiten te stellen.
• Je beschikt over een BHV-certificaat of bent bereid deze te behalen.

Omdat je samen met je collega's de ondersteuning in de organisatie borgt, is flexibiliteit van belang. In onderlinge afstemming wordt voldoende bezetting op maandag tot en met vrijdag geregeld. Vrijdag is sowieso een werkdag voor jou. In het kader van hybride werken is het mogelijk om deels thuis te werken.

Wat kun je van ons verwachten?

Werken bij Halt betekent werken bij een organisatie die maatschappelijke waarde toevoegt en zich juist daarom ondernemend en ambitieus opstelt. Je werkt met gedreven en betrokken professionals in een omgeving waar samenwerking en ruimte voor eigen initiatief hoog in het vaandel staan.

We bieden je:

• Arbeidsvoorwaarden en een marktconform salaris op basis van cao Sociaal Werk (aanloopschaal 5, schaal 6);
• Jaarlijks 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering.
• Mogelijkheid om extra verlofdagen te kopen (individueel keuzebudget).
• Aandacht voor je ontwikkeling en opbouw van 1,5% loopbaanbudget.
• Een prima reiskostenvergoeding en een goede pensioenregeling bij pensioenfonds PFZW;
• Hybride werken
• Je werkt in een team waar collega’s elkaar ondersteunen en de sfeer collegiaal en fijn is.

Halt is een platte organisatie van ruim 300 medewerkers met meer dan 40 jaar ervaring in het voorkomen en bestraffen van jeugdcriminaliteit. Jaarlijks krijgen ruim 10.000 jongeren een Halt-interventie naar aanleiding van het plegen van een strafbaar feit. Halt richt zich ook op het voorkomen van jeugdcriminaliteit op het gebied van grensoverschrijdend gedrag, wapens en geweld, groepsdruk, online veiligheid en cybercrime, sexting. Met onze voorlichtingen bereiken we ieder jaar circa 300.000 jongeren op enkele duizenden scholen. Leren reflecteren, bewustwording, anders leren handelen en verantwoordelijkheid nemen voor het herstellen van fouten staan centraal in de aanpak van Halt. Halt is actief op landelijk, gemeentelijk en plaatselijk niveau en is vaste partner in het ZSM overleg met politie, officier van justitie, de Raad voor de Kinderbescherming en Slachtofferhulp Nederland.

Overtuigd?

Wij kijken uit naar jouw motivatie en CV. De vacature blijft open totdat we een geschikte kandidaat hebben gevonden.

We nodigen iedereen uit die zich herkent in de vacature te reageren. We bieden iedereen gelijke kansen en we streven naar zo veel mogelijk diversiteit binnen onze organisatie.

Een verklaring omtrent gedrag (VOG) is een voorwaarde om bij Halt te kunnen werken.

Voor vragen en meer informatie over de functie van secretaresse kun je contact opnemen met Anja van Helden, officemanager, via mail [e-mail] of telefonisch via het algemene nummer van Halt: 088 115 3500 (doorkiesnummer 1).