Managementassistent

Halt; Utrecht; Hybrid; EUR 29,000 - 36,000; Part time

Benefits offered by this job

Hybride werken

Reiskostenvergoeding

Loopbaanbudget

Pensioen PFZW

Job summary

Halt zoekt een managementassistent die in een team van vijf collega’s en een stagiair werkt onder de officemanager. Je ondersteunt directie, regiomanagers, beleid en Halt-academie met agenda, e-mailbeheer en afsprakenplanning, en bereidt vergaderingen voor.

Je bent organisatorisch sterk, hebt een mbo+-niveau, en beheerst MS Office. Je werkt flexibel, proactief en discreet met gevoelige informatie. Hybride werken en marktconform salaris volgens cao Sociaal Werk worden geboden.

Qualifications

• Minimaal mbo+ niveau met afgeronde opleiding managementassistent of directiesecretaresse.
• Ervaring in een vergelijkbare functie is gewenst.
• Goede beheersing van MS Office en secretariële processen.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Responsibilities

• Ondersteuning regiomanagers, agenda en mailboxbeheer.
• Beheer en planning van interne en externe afspraken.
• Organisatie en bijwonen van teambijeenkomsten en regiodagen.
• Plannen en voorbereiden van vergaderingen; verslaglegging en actielijsten.
• Verwerken van correspondentie en opstellen van teksten en notities.
• Administratieve data verwerken in systemen; brede facilitaire ondersteuning.

Skills

Organisatorisch talent

Proactieve werkhouding

Klantgerichte communicatie

Stressbestendigheid

Education

MBO+-opleiding managementassistent/directiesecretaresse

Tools

MS Office

Job description

Managementassistent

32 - 36 uur per week

Spreekt het jou aan om bij een maatschappelijke organisatie aan de slag te gaan? Houd je van afwisseling, samenwerken en verantwoordelijkheid nemen?Ben je een organisatietalent en een initiatiefrijke professional? Lees dan verder!

Jouw baan bij Halt

Je werkt in een team met vijf collega’s en een stagiair, aangestuurd door de officemanager. Gezamenlijk verdelen we de secretariële taken. Dat gaat om ondersteuning van directie, regiomanagers, afdeling beleid, stafmedewerkers, projectleiders en Halt-academie en officetaken. Elke collega heeft een primair takenpakket. Binnen het team wordt nauw samengewerkt en ondersteunen collega's elkaar, zodat werkzaamheden bij afwezigheid kunnen worden overgenomen. De officetaken worden onderling verdeeld.

Met jouw vooruitziende blik en praktische aard ontzorg je maximaal, waardoor directie, management en stafcollega's zo effectief mogelijk kunnen werken.

Wat ga je doen?

• Ondersteuning twee regiomanagers, dit houdt in o.a. organisatie en beheer van de agenda, beheer van de mailbox, inplannen van afspraken (zowel intern als extern), plannen, organiseren en ontzorgen van teambijeenkomsten (o.a. regiodagen)
• Ondersteuning team beleid en de Halt-academie. Denk aan inplannen en organiseren van bijeenkomsten en trainingen, verwerken en beheren van aanmeldingen, afstemming met trainers, informatie delen op intranet, binnenkomende vragen afhandelen etc..
• Plannen, organiseren en voorbereiden van vergaderingen.
• Verslaglegging en opstellen en bewaken van actielijsten.
• Zelfstandig afhandelen van inkomende en uitgaande correspondentie.
• Opstellen van o.a. teksten, notities en overzichten.
• Redigeren, controleren en opmaken van teksten.
• Zelfstandig afhandelen van telefoonverkeer en informatieverzoeken.
• Verwerken van administratieve gegevens in overzichten en systemen.
• Bieden van brede facilitaire ondersteuning.

Wat is jouw inbreng?

Naast jouw positieve instelling, ‘can-do’ mentaliteit en het bereid zijn te investeren in je kennis en vaardigheden, breng jij het volgende mee:

• MBO plus werk- en denkniveau, afgeronde opleiding management assistent, directiesecretaresse of officemanagement.
• Je hebt ervaring in een soortgelijke functie.
• Kantoorautomatisering, waaronder MS Office heeft voor jou geen geheimen.
• Je beheerst de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je beschikt over aantoonbare organisatorische vaardigheden.
• Je bent integer en gaat zorgvuldig om met gevoelige informatie.
• Je werkt vlot en zorgvuldig, met aandacht voor details en kwaliteit.
• Je hebt een proactieve en een oplossingsgerichte werkhouding.
• Je bent doortastend, staat stevig in je schoenen en pakt regie om tot een juiste uitvoering te komen.
• Je bent stressbestendig, kunt schakelen tussen afwisselendewerkzaamheden en weet de juiste prioriteiten te stellen.
• Je beschikt over een BHV-certificaat of bent bereid deze te behalen.

Omdat je samen met je collega's de ondersteuning in de organisatie borgt, is flexibiliteit van belang. In onderlinge afstemming wordt voldoende bezetting op maandag tot en met vrijdag geregeld. Vrijdag is sowieso een werkdag voor jou. In het kader van hybride werken is het mogelijk om deels thuis te werken.

Wat kun je van ons verwachten?

Werken bij Halt betekent werken bij een organisatie die maatschappelijke waarde toevoegt en zich juist daarom ondernemend en ambitieus opstelt. Je werkt met gedreven en betrokken professionals in een omgeving waar samenwerking en ruimte voor eigen initiatief hoog in het vaandel staan.We bieden je:

• Arbeidsvoorwaarden en een marktconform salaris op basis van cao Sociaal Werk (aanloopschaal 5, schaal 6);
• Jaarlijks 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering.
• Mogelijkheid om extra verlofdagen te kopen (individueel keuzebudget).
• Aandacht voor je ontwikkeling en opbouw van 1,5% loopbaanbudget.
• Een prima reiskostenvergoeding en een goede pensioenregeling bij pensioenfonds PFZW;
• Hybride werken
• Je werkt in een team waar collega’s elkaar ondersteunen en de sfeer collegiaal en fijn is.

Over Halt

Halt is een platte organisatie van ruim 300 medewerkers met meer dan 40 jaar ervaring in het voorkomen en bestraffen van jeugdcriminaliteit. Jaarlijks krijgen ruim 10.000 jongeren een Halt-interventie naar aanleiding van het plegen van een strafbaar feit. Halt richt zich ook op het voorkomen van jeugdcriminaliteit op het gebied van grensoverschrijdend gedrag, wapens en geweld, groepsdruk, online veiligheid en cybercrime, sexting. Met onze voorlichtingen bereiken we ieder jaar circa 300.000 jongeren op enkele duizenden scholen. Leren reflecteren, bewustwording, anders leren handelen en verantwoordelijkheid nemen voor het herstellen van fouten staan centraal in de aanpak van Halt. Halt is actief op landelijk, gemeentelijk en plaatselijk niveau en is vaste partner in het ZSM overleg met politie, officier van justitie, de Raad voor de Kinderbescherming en Slachtofferhulp Nederland.

Meer info vind je op de de website van Halt