Managementassistent

Toeslagen; Utrecht; On-site; EUR 36,000 - 47,000; Full time

Job summary

Toeslagen zoekt een managementassistent die met rust en structuur de directie ondersteunt vanuit Utrecht, met af en toe verplaatsingen naar Den Haag voor vergaderingen. Je organiseert, signaleert en anticipeert om besluitvorming te stroomlijnen en brengt verschillende belangen samen in een dynamische werkomgeving.

Je bent betrokken bij HR-zaken en projectadministratie en fungeert als centraal aanspreekpunt. Ervaring in een complexe organisatie en een proactieve houding meten je succes.

Qualifications

• Minimaal mbo-4 werk- en denkniveau.
• Minimaal 5 jaar ervaring met het ondersteunen van managers of directieleden in een complexe organisatie, bij voorkeur overheids- of semi-overheidsomgeving.
• Inzicht in prioriteiten, hoofd- en bijzaken herkennen en tijdig handelen.
• Goede communicatieve vaardigheden, mondeling en schriftelijk.
• Plan- en organiseervermogen en samenwerking met diverse partijen.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's en zorgen voor tijdige besluitvorming.
• Toezicht houden op acties en deadlines; fungeren als centraal aanspreekpunt.
• Voorbereiden van directieberaden en belangrijke overleggen en verzamelen van managementinformatie.
• Zorgdragen voor soepele informatieoverdracht en afstemming met interne en externe relaties.

Skills

Overzicht bewaren

Prioriteiten stellen

Communicatief vaardig

Samenwerken

Proactief handelen

Education

MBO-4 werk- en denkniveau

Tools

Office 365

Job description

Ben jij degene die altijd drie stappen vooruitdenkt?

Binnen onze directie gebeurt veel. Snel. Tegelijk. En vaak onder een bestuurlijk vergrootglas.Daarom zoeken wij een managementassistent voor 32 tot 36 uur per week die niet alleen ondersteunt, maar vooral organiseert, verbindt, signaleert en anticipeert. Iemand die overzicht creëert in een omgeving waar veel belangen samenkomen en waar de agenda van morgen vandaag al verandert.Je werkt vanuit Utrecht. Af en toe ben je voor overleggen of bijeenkomsten ook in Den Haag te vinden.

Jij zorgt ervoor dat managers zich kunnen richten op de inhoud. Niet omdat je alleen problemen oplost als ze ontstaan, maar omdat je ze vaak al ziet aankomen.

Dit doe je bij Toeslagen

Als managementassistent sta je midden in het hart van de directie van Dienst Toeslagen. Je ondersteunt de plaatsvervangend directeur-generaal en de programmadirecteur Digitale Diensten in een omgeving waar bestuurlijke, politieke en maatschappelijke belangen samenkomen. Juist daardoor is geen dag hetzelfde.
Jij brengt overzicht in een dynamische omgeving. Je houdt complexe agenda's in beweging, bewaakt prioriteiten en zorgt dat besluitvormingsprocessen soepel verlopen. Als centraal aanspreekpunt verbind je management, collega's en externe relaties. Je weet wie je wanneer moet betrekken, houdt overzicht over acties en deadlines en zorgt ervoor dat informatie op het juiste moment bij de juiste persoon terechtkomt.
Terwijl je de dagelijkse gang van zaken organiseert, houd je ook oog voor het grotere geheel. Je bereidt directieberaden en andere belangrijke overleggen voor, verzamelt en verwerkt managementinformatie en zorgt dat bestuurlijke stukken op orde zijn. Zie je een risico, knelpunt of kans? Dan wacht je niet af, maar trek je aan de bel en denk je mee over oplossingen.
Daarnaast ben je voor de directie een vertrouwd aanspreekpunt voor uiteenlopende vraagstukken, van HR-zaken tot projectadministratie. Je stemt werkzaamheden af met collega's binnen en buiten de directie, zorgt dat processen soepel verlopen en zoekt continu naar slimme manieren om de samenwerking verder te verbeteren.
Kortom: jij bent degene die rust, structuur en overzicht brengt in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt.

Een bijzondere baan, omdat...

• je direct samenwerkt met de ambtelijke leiding en het management.
• je veel ruimte en verantwoordelijkheid krijgt om zelfstandig beslissingen te nemen en werkzaamheden te organiseren.
• je werkt op een plek waar beleid, uitvoering en maatschappelijke opgaven samenkomen.
• je in een omgeving werkt waar geen dag hetzelfde is.
• je niet alleen ondersteuner, maar ook organisator, verbinder en sparringpartner bent.
• je zichtbaar bijdraagt aan het goed functioneren van de directie.

Dit zegt een collega over jouw werkomgeving

"Als managementassistent zit je hier op de plek waar alles samenkomt: mensen, prioriteiten, besluitvorming en soms ook de hectiek. Juist daar maak jij het verschil." Sandra, managementassistent

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

*** Individuele schaal
Inschaling vindt plaats in de bij de functie behorende salarisschaal. Elke salarisschaal kent 11 salarisnummers met bijbehorende maandbedragen; deze staan vermeld in de salaristabel op de website CAO Rijk. De inschaling vindt plaats op basis van relevante kennis en het aantal relevante werkervaringsjaren passend bij de uit te voeren werkzaamheden in de nieuwe functie.
Als voorbeeld: met 3 jaar relevante werkervaring word je ingeschaald in nummer 3 van de betreffende salarisschaal.

Dit bieden we nog meer

Naast salaris ontvang je ook een individueel keuzebudget (IKB). Jouw IKB bestaat uit geld (IKB-budget) en tijd (IKB-uren). Het IKB geeft je de mogelijkheid om naar eigen keuze een deel van je IKB-budget te laten uitbetalen op de door jou gekozen tijdstippen. Én je hebt de mogelijkheid om je IKB-budget deels om te zetten in verlof of andersom. Ook kun je het IKB-budget besteden aan een fiscaal-vriendelijk doel, zoals bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakliteratuur.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer studiefaciliteiten, ouderschapsverlof en een vergoeding woon-werkverkeer.

Wij verwachten van onze werknemers dat ze integer zijn en we vragen aan nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Als deze niet kan worden overlegd voor de indiensttreding, volgt geen arbeidsovereenkomst.

Dit vragen wij

Wanneer past deze baan bij je?

• Je hebt minimaal mbo-4 werk- en -denkniveau.
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring met het ondersteunen van managers of directieleden in een complexe organisatie, bij voorkeur binnen de (semi)overheid.
• Je houdt overzicht, onderscheidt hoofd- en bijzaken en stelt de juiste prioriteiten.
• Je herkent bestuurlijke en organisatorische belangen en handelt daar passend naar.
• Je signaleert knelpunten en kansen, neemt initiatief en onderneemt actie wanneer de situatie daarom vraagt.
• Je bent communicatief vaardig en brengt informatie helder over, zowel mondeling als schriftelijk.
• plannen en organiseren
• samenwerken
• voortgangscontrole

Meer over Programmadirectie Business Ontwikkeling

De directie Business Ontwikkeling werkt aan de vernieuwing van de dienstverlening van Dienst Toeslagen. We ontwikkelen (digitale) oplossingen die toeslagen eenvoudiger, duidelijker en mensgerichter maken. Zo helpen we burgers om zelfstandig en met vertrouwen hun weg te vinden in het toeslagenstelsel. Onze directie bestaat uit drie onderdelen:

• Programma nieuwe financiering kinderopvang

Deze onderdelen bouwen samen aan moderne digitale dienstverlening, de invoering van een nieuw financieringsstelsel voor de kinderopvang en de implementatie van Visie 2030. Dit gebeurt in nauwe samenwerking met toeslagontvangers, uitvoeringsorganisaties en kinderopvangorganisaties. We nemen daarbij de ruimte om te leren, bij te sturen en steeds beter aan te sluiten op wat gebruikers écht nodig hebben. Zo ontstaat een betrouwbaar en mensgericht toeslagenstelsel en maken we meedoen mogelijk.

Dienst Toeslagen is een zelfstandige, publieke dienstverlener, onderdeel van het ministerie van Financiën. We maken vitale voorzieningen als de huur, de zorgverzekering en de zorg voor kinderen voor iedereen betaalbaar. Maar als je er goed over nadenkt, gaat ons werk over veel meer dan alleen het uitkeren van een maandelijks voorschot aan mensen die daar recht op hebben. Wij zorgen ervoor dat mensen mee kunnen doen in de maatschappij. Zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken of ze deze maand de huur, de kinderopvang of de zorgverzekering of de zorg voor hun kinderen nog kunnen betalen. Mensen helpen die ons hard nodig hebben, dat is waar we het voor doen. Door onze kennis in te zetten en -vooral- ons te blijven verplaatsen in de mensen om wie het gaat. Door hun problemen, twijfels en uitdagingen zo goed mogelijk te doorgronden.

Binnen Dienst Toeslagen heeft de Uitvoeringsorganisatie Herstel Toeslagen een specifieke, tijdelijke opdracht: gedupeerde ouders erkenning bieden en ruimhartig herstellen voor het onrecht
dat hen is aangedaan rondom kinderopvangtoeslag.

Met elkaar en met de buitenwereld bouwen we aan Dienst Toeslagen. De motivatie om te leren van gemaakte fouten is in de hele organisatie voelbaar. Iedere dag opnieuw proberen we Dienst Toeslagen nog beter te laten aansluiten bij wat de samenleving vraagt. Zodat iedereen in Nederland, wie je ook bent en wat je persoonlijke situatie ook is, kan meedoen.

Wij maken meedoen mogelijk.
Kom jij ons daarbij helpen?