Management/Office-assistent

Maastricht University; Maastricht; Hybrid; EUR 36,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werken

Thuiswerkvergoeding

Pension ABP

Bedrijfsfitness

Sporttoegang

Een inspirerende werkomgeving

Job summary

Maastricht University zoekt een Management Office Assistant binnen Facility Services om de directeur proactief te ondersteunen, met overzicht over agenda, prioriteiten en besluitvorming.

Je werkt nauw samen met het managementteam en draagt bij aan een efficiënte organisatie van processen, met ruimte voor ontwikkeling en zelfstandige werkaanpak. Hybride werken, thuiswerkvergoeding en een betrokken, professionele sfeer maken dit een aantrekkelijke functie.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau met relevante ervaring als Management Office Assistant.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en multitasking.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels.

Responsibilities

• Ondersteun de directeur proactief bij dagelijkse werkzaamheden en houd overzicht over agenda en acties.
• Bereid afspraken en overleggen voor en zorg dat informatie tijdig beschikbaar is.
• Organiseer en faciliteer management-, project- en stuurgroepoverleggen inclusief verslaglegging en opvolging van besluiten.

Skills

Organisatie

Communicatie

Proactief

Prioriteiten stellen

Zelfstandigheid

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft 365

Job description

Facility Services zorgt ervoor dat studenten, onderzoekers, docenten en collega’s iedere dag kunnen rekenen op een veilige, duurzame en goed georganiseerde campus. Achter de schermen werken we continu aan de verdere ontwikkeling van onze dienstverlening. Dat doen we in een dynamische omgeving waar samenwerking, innovatie en kwaliteit centraal staan.

Ons doel

binnen Facility Services bouwen we aan een toekomstbestendige organisatie. Daarbij hoort ook een moderne vorm van managementondersteuning. We zoeken daarom geen traditionele managementassistent, maar een Management Office Assistant die vooruitdenkt, structuur aanbrengt, overzicht bewaart en actief bijdraagt aan het slimmer en efficiënter organiseren van onze werkzaamheden.

Je primaire verantwoordelijkheid is de ondersteuning van de directeur. Vanuit die rol maak je onderdeel uit van het secretariaat en werk je nauw samen met het managementteam en je collega’s binnen het secretariaat.

Daarnaast heb je contact met collega’s uit de hele universiteit en met externe partners. Vanuit jouw vakmanschap draag je bij aan de verdere ontwikkeling van de managementondersteuning. Je deelt kennis, denkt mee over nieuwe werkwijzen en helpt collega’s processen slimmer in te richten, zonder daarbij een hiërarchische of coördinerende rol te vervullen.

Je bent de rechterhand en eerste organisatorische sparringpartner van de directeur. Je anticipeert op wat nodig is, helpt prioriteiten te stellen, zorgt dat zij goed voorbereid aan afspraken en overleggen begint en bewaakt de opvolging van besluiten, afspraken en toezeggingen. Je houdt overzicht, denkt vooruit en zorgt ervoor dat acties en deadlines niet tussen wal en schip raken. Je voelt goed aan wanneer je zelfstandig kunt handelen en wanneer afstemming nodig is. Je durft mee te denken, vragen te stellen en waar nodig kritisch te zijn, met gevoel voor de situatie en de relatie. Dankzij jouw organisatietalent, organisatiesensitiviteit en proactieve houding creëer je rust, structuur en continuïteit in een dynamische omgeving.

Wat jij doet

• ondersteun je de directeur proactief bij haar dagelijkse werkzaamheden en houd je overzicht over haar agenda, prioriteiten, afspraken, besluitvorming en lopende acties;
• bereid je samen met de directeur afspraken, management- en bestuurlijke overleggen voor en zorg je dat de juiste informatie tijdig beschikbaar is;
• organiseer en faciliteer je management-, project- en stuurgroepoverleggen, inclusief voorbereiding, verslaglegging en bewaking van acties en besluiten;
• verzamel, analyseer en structureer je informatie ter voorbereiding van managementrapportages, besluitvorming en bestuurlijke overleggen;
• bewaak je de voortgang van afspraken, deadlines en bestuurlijke processen en spreek je betrokkenen hier waar nodig op aan;
• signaleer je knelpunten in processen, planning of samenwerking en bespreek je waar zaken slimmer of efficiënter georganiseerd kunnen worden;
• ben je een professioneel aanspreekpunt voor interne en externe relaties en zorg je voor heldere communicatie en een goede informatievoorziening;
• draag je samen met je collega’s bij aan de verdere professionalisering van de managementondersteuning door kennis te delen en mee te denken over passende werkwijzen;
• ondersteun je bij de organisatie van bijeenkomsten, evenementen en andere activiteiten van de directeur en het managementteam.

Wat jij meebrengt

Je bent een zelfstandige professional die energie krijgt van organiseren, vooruitdenken en ontzorgen. Je kunt goed schakelen tussen ondersteunen, zelfstandig handelen en kritisch meedenken. Je voelt aan wat de directeur nodig heeft, maar wacht niet af totdat zij jou vertelt wat je moet doen. Je pakt zaken zelfstandig op, stelt prioriteiten en durft ook iets terug te geven wanneer je ziet dat iets anders, slimmer of beter kan. Daarbij ben je toegankelijk en zorgvuldig en heb je gevoel voor verhoudingen. Discretie en betrouwbaarheid zijn voor jou vanzelfsprekend.

Daarnaast beschik je over:

• hbo werk- en denkniveau en enkele jaren relevante ervaring als Management Office Assistant, managementassistent of in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in de directe ondersteuning van een directeur of senior manager binnen een complexe organisatie;
• uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om meerdere werkzaamheden, prioriteiten en belangen gelijktijdig te overzien;
• ervaring met Microsoft 365 en digitale hulpmiddelen en affiniteit met het optimaliseren van werkprocessen;
• uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
• een integere, proactieve en dienstverlenende houding, gecombineerd met stevigheid, organisatiesensitiviteit en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.

Wat je van ons mag verwachten

Bij de Universiteit Maastricht werk je in een internationale, open en betrokken omgeving. We bieden:

• Een jaarcontract (0,8 - 1,0 fte) met uitzicht op een vast contract bij wederzijdse tevredenheid.
• Een bruto salaris tussen €3202,00en €4159,00bruto per maand (bij een fulltime dienstverband van 38 uur per week), exclusief 8% vakantiegeld en een 8,3% eindejaarsuitkering.
• 29 vakantiedagen, vier extra vrije feestdagen en de mogelijkheid om 12 extra dagen op te bouwen via compensatie-uren.
• Flexibele werktijden, een thuiswerkvergoeding en hybride werken.
• Vrijheid en ruimte om je werk zelfstandig in te richten en je eigen ideeën te ontwikkelen.
• Een hechte community van collega’s waarmee je nauw samenwerkt.
• Een goede pensioenregeling via het ABP, bedrijfsfitness en toegang tot een uitgebreid sportaanbod.
• Een inspirerende werkomgeving in het hart van Europa.

Over Facility Services (FS)

Facility Services zorgt voor een veilige, inspirerende en duurzame UM-omgeving. Van huisvesting en catering tot duurzaamheid en veiligheid: samen maken we plekken waar studenten, onderzoekers en collega’s kunnen floreren. Verbinding, welzijn en innovatie staan centraal in alles wat we doen.

Over de Universiteit Maastricht

Aan de Universiteit Maastricht zoeken we samen naar antwoorden waarmee we de wereld vooruithelpen. Dat doen we samen met 23.300 studenten en 5.400 medewerkers, verspreid over 5 steden in de regio, 6 faculteiten en ruim 70 onderzoeksinstituten in de Euregio. Hier krijg je de ruimte om grenzen te verleggen en nieuwe kansen te ontdekken; voor jezelf en voor de wereld om je heen. Want echte antwoorden vinden we samen.

De vacature staat open voor interne- en externe kandidaten. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Bij Maastricht University nemen we graag zelf contact op met potentiële kandidaten. We vragen daarom vriendelijk om geen acquisitie of aanbiedingen van bureaus of tussenpersonen.

Universiteit Maastricht zet zich in voor het bevorderen en behouden van een diverse en inclusieve gemeenschap. Wij geloven dat diversiteit in onze medewerkers- en studentenpopulatie bijdraagt aan de kwaliteit van onderzoek en onderwijs aan de UM. Dit willen we mogelijk maken door middel van inclusief beleid en innovatieve projecten in samenwerking met studenten en medewerkers. We moedigen je aan om voor deze functie te solliciteren.